單位油料卡管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)單位油料卡的管理，規(guī)范油料使用行為，提高油料使用效率，降低運(yùn)營(yíng)成本，確保單位車輛等用油設(shè)備的正常運(yùn)行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于單位所有配備油料卡的車輛、機(jī)械設(shè)備以及其他用油設(shè)備。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則單位油料卡的申請(qǐng)、發(fā)放、使用、充值、掛失、解掛、注銷等相關(guān)業(yè)務(wù)由單位指定的部門統(tǒng)一管理，確保管理的規(guī)范性和一致性。2.限額控制原則根據(jù)車輛、設(shè)備的使用情況和工作任務(wù)需求，合理設(shè)定油料卡的使用限額，嚴(yán)格控制油料消耗，避免浪費(fèi)。3.安全保密原則加強(qiáng)對(duì)油料卡信息的安全管理，防止信息泄露。使用人員應(yīng)妥善保管油料卡及密碼，確保卡片安全。4.監(jiān)督考核原則建立健全監(jiān)督考核機(jī)制，對(duì)油料卡的使用情況進(jìn)行定期檢查和考核，對(duì)違規(guī)行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。二、管理職責(zé)（一）綜合管理部門1.負(fù)責(zé)單位油料卡管理制度的制定、修訂和解釋。2.統(tǒng)籌協(xié)調(diào)油料卡管理工作，監(jiān)督各部門執(zhí)行情況。3.定期對(duì)油料卡使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為單位決策提供數(shù)據(jù)支持。（二）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)油料卡充值資金的審核、支付和賬務(wù)處理。2.協(xié)助綜合管理部門對(duì)油料卡使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保費(fèi)用支出合規(guī)。（三）使用部門1.負(fù)責(zé)本部門油料卡的申請(qǐng)、領(lǐng)取、使用和保管。2.按照規(guī)定的用途和范圍使用油料卡，不得轉(zhuǎn)借、冒用他人油料卡。3.定期向綜合管理部門報(bào)送油料卡使用情況報(bào)表，配合做好相關(guān)統(tǒng)計(jì)工作。（四）車輛管理部門（如有）1.負(fù)責(zé)車輛油料卡的具體管理工作，包括車輛加油記錄的登記、審核等。2.根據(jù)車輛行駛里程、油耗標(biāo)準(zhǔn)等，合理安排加油計(jì)劃，提高車輛燃油經(jīng)濟(jì)性。三、油料卡申請(qǐng)與發(fā)放（一）申請(qǐng)1.使用部門因工作需要使用油料卡的，應(yīng)填寫《單位油料卡申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明申請(qǐng)油料卡的車輛或設(shè)備信息、預(yù)計(jì)使用量、使用期限等。2.《申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)綜合管理部門審批。（二）審批綜合管理部門根據(jù)使用部門的申請(qǐng)情況，結(jié)合單位車輛、設(shè)備的實(shí)際使用需求和油料消耗定額，進(jìn)行審批。審批通過(guò)后，在申請(qǐng)表上簽署意見(jiàn)。（三）發(fā)放1.綜合管理部門根據(jù)審批結(jié)果，通知財(cái)務(wù)部門辦理油料卡充值手續(xù)，并將充值后的油料卡發(fā)放給使用部門。2.使用部門指定專人領(lǐng)取油料卡，并在《單位油料卡發(fā)放登記表》上簽字確認(rèn)。領(lǐng)取人應(yīng)妥善保管油料卡，如有遺失，應(yīng)及時(shí)報(bào)告綜合管理部門。四、油料卡使用（一）使用范圍1.單位車輛在執(zhí)行公務(wù)過(guò)程中的加油。2.單位機(jī)械設(shè)備在作業(yè)過(guò)程中的加油。3.經(jīng)單位批準(zhǔn)的其他用油事項(xiàng)。（二）使用規(guī)定1.油料卡僅限本單位車輛、設(shè)備使用，嚴(yán)禁轉(zhuǎn)借他人或用于其他非單位用油設(shè)備。2.使用人員在加油時(shí)，應(yīng)主動(dòng)出示油料卡，配合加油站工作人員進(jìn)行操作。加油完畢后，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)加油金額、加油數(shù)量等信息，并在加油憑證上簽字確認(rèn)。3.嚴(yán)格按照規(guī)定的用途使用油料卡，不得將油料卡用于私人車輛加油或其他違規(guī)消費(fèi)。4.如遇特殊情況需要在非指定加油站加油的，應(yīng)提前向綜合管理部門報(bào)告，并說(shuō)明原因。經(jīng)批準(zhǔn)后方可加油，但事后應(yīng)及時(shí)補(bǔ)辦相關(guān)手續(xù)。（三）加油記錄1.車輛管理部門（如有）或使用部門應(yīng)建立車輛、設(shè)備加油記錄臺(tái)賬，詳細(xì)記錄每次加油的時(shí)間、地點(diǎn)、加油金額、加油數(shù)量、加油人員等信息。2.加油記錄應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，每月末由使用部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)綜合管理部門備案。五、油料卡充值（一）充值申請(qǐng)1.使用部門根據(jù)車輛、設(shè)備的用油情況，預(yù)估下一個(gè)充值周期的油料使用量，填寫《單位油料卡充值申請(qǐng)表》，并附上加油記錄等相關(guān)資料。2.《申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)綜合管理部門審批。（二）審批綜合管理部門對(duì)使用部門提交的充值申請(qǐng)進(jìn)行審核，結(jié)合車輛、設(shè)備的實(shí)際使用情況和油料消耗定額，核定充值金額。審批通過(guò)后，在申請(qǐng)表上簽署意見(jiàn)。（三）充值辦理1.財(cái)務(wù)部門根據(jù)綜合管理部門的審批結(jié)果，辦理油料卡充值手續(xù)。充值金額應(yīng)通過(guò)銀行轉(zhuǎn)賬等正規(guī)方式支付，確保資金安全。2.財(cái)務(wù)部門在完成充值后，應(yīng)及時(shí)將充值信息反饋給綜合管理部門，綜合管理部門通知使用部門領(lǐng)取充值后的油料卡。六、油料卡掛失與解掛（一）掛失1.如油料卡不慎遺失或被盜，使用人員應(yīng)立即向綜合管理部門報(bào)告，并填寫《單位油料卡掛失申請(qǐng)表》。2.綜合管理部門接到掛失申請(qǐng)后，應(yīng)及時(shí)與發(fā)卡銀行聯(lián)系，辦理掛失手續(xù)，防止卡片被冒用。（二）解掛1.如掛失的油料卡找回，使用人員應(yīng)及時(shí)向綜合管理部門報(bào)告，并填寫《單位油料卡解掛申請(qǐng)表》。2.綜合管理部門核實(shí)情況后，與發(fā)卡銀行聯(lián)系辦理解掛手續(xù)，恢復(fù)油料卡的正常使用。七、油料卡注銷（一）注銷申請(qǐng)1.車輛、設(shè)備報(bào)廢、停用或不再使用油料卡時(shí)，使用部門應(yīng)填寫《單位油料卡注銷申請(qǐng)表》，注明注銷原因和油料卡卡號(hào)等信息。2.《申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)綜合管理部門審批。（二）審批綜合管理部門對(duì)使用部門提交的注銷申請(qǐng)進(jìn)行審核，確認(rèn)油料卡無(wú)未結(jié)清費(fèi)用、無(wú)違規(guī)使用記錄等情況后，簽署審批意見(jiàn)。（三）注銷辦理1.財(cái)務(wù)部門根據(jù)綜合管理部門的審批結(jié)果，與發(fā)卡銀行聯(lián)系辦理油料卡注銷手續(xù)。2.注銷后的油料卡由綜合管理部門統(tǒng)一收回保管，定期進(jìn)行清理。八、監(jiān)督檢查（一）定期檢查1.綜合管理部門定期對(duì)油料卡的使用情況進(jìn)行檢查，包括加油記錄的真實(shí)性、準(zhǔn)確性，油料卡的保管情況等。2.檢查方式可采用實(shí)地抽查、數(shù)據(jù)核對(duì)等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。（二）專項(xiàng)審計(jì)1.財(cái)務(wù)部門定期對(duì)油料卡充值資金的使用情況進(jìn)行專項(xiàng)審計(jì)，確保資金使用合規(guī)、安全。2.審計(jì)內(nèi)容包括充值申請(qǐng)的審批流程、充值金額的合理性、加油費(fèi)用的支出情況等。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)使用油料卡的行為，綜合管理部門將視情節(jié)輕重給予相