活動執(zhí)行專員管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范活動執(zhí)行專員的工作流程，提高活動執(zhí)行效率和質(zhì)量，確保公司各項活動的順利開展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有活動執(zhí)行專員崗位。（三）基本原則1.遵守國家法律法規(guī)及公司各項規(guī)章制度。2.以客戶為中心，確保活動達到預期效果。3.注重團隊協(xié)作，共同完成活動執(zhí)行任務。4.嚴格執(zhí)行預算，合理控制成本。二、崗位職責（一）活動策劃階段1.協(xié)助活動策劃團隊進行活動主題、形式、內(nèi)容等方面的策劃工作，提供相關(guān)創(chuàng)意和建議。2.收集、整理活動相關(guān)信息，包括目標受眾、市場動態(tài)、競爭對手活動等，為活動策劃提供數(shù)據(jù)支持。（二）活動籌備階段1.根據(jù)活動策劃方案，制定詳細的活動執(zhí)行計劃，明確各階段任務、時間節(jié)點和責任人。2.負責活動場地的考察、預訂及相關(guān)場地布置工作，包括舞臺搭建、音響設備調(diào)試、燈光布置、背景板制作等，確保場地符合活動要求。3.負責活動物料的采購、租賃和管理，包括活動道具、獎品、禮品、宣傳資料等，確保物料的質(zhì)量和數(shù)量滿足活動需求，并做好物料的出入庫登記。4.協(xié)調(diào)活動所需的人員安排，如主持人、演員、禮儀人員、工作人員等，確保人員按時到位，并進行必要的培訓和溝通。5.與供應商進行溝通和協(xié)調(diào)，確保活動所需的餐飲、交通、安保等服務的質(zhì)量和供應。6.負責活動的宣傳推廣工作，包括線上線下宣傳渠道的策劃和執(zhí)行，如社交媒體推廣、海報制作、宣傳單頁發(fā)放等，提高活動的知名度和參與度。（三）活動執(zhí)行階段1.按照活動執(zhí)行計劃，組織和協(xié)調(diào)各環(huán)節(jié)工作，確保活動順利進行。2.現(xiàn)場把控活動流程，及時處理突發(fā)情況，保證活動的正常秩序和安全。3.與活動參與人員保持良好溝通，解答疑問，確保活動的順利進行和參與人員的滿意度。4.負責活動現(xiàn)場的攝影、攝像工作，記錄活動精彩瞬間，為后續(xù)宣傳和總結(jié)提供素材。（四）活動收尾階段1.組織清理活動現(xiàn)場，歸還租賃的設備和物料，做好場地的善后工作。2.對活動進行總結(jié)評估，收集活動參與人員的反饋意見，分析活動的優(yōu)點和不足之處，撰寫活動總結(jié)報告，為后續(xù)活動提供經(jīng)驗參考。3.負責活動費用的報銷和結(jié)算工作，確保費用支出合理合規(guī)，并及時提交相關(guān)財務報表。三、工作流程（一）活動策劃溝通1.活動策劃團隊向活動執(zhí)行專員介紹活動策劃方案，明確活動目標、主題、形式、時間、地點等關(guān)鍵信息。2.活動執(zhí)行專員與策劃團隊溝通，提出自己的想法和建議，共同完善活動策劃方案。（二）執(zhí)行計劃制定1.根據(jù)活動策劃方案，活動執(zhí)行專員制定詳細的活動執(zhí)行計劃，包括活動籌備階段、執(zhí)行階段和收尾階段的各項任務、時間節(jié)點和責任人。2.將執(zhí)行計劃提交給上級領導審核，根據(jù)審核意見進行修改和完善。（三）場地及物料準備1.按照執(zhí)行計劃，開始進行活動場地的考察、預訂工作，與場地供應商簽訂合同，確保場地符合活動要求。2.根據(jù)活動需要，采購或租賃活動所需的物料，包括道具、獎品、禮品、宣傳資料等，同時做好物料的出入庫登記。3.安排人員進行活動場地的布置，包括舞臺搭建、音響設備調(diào)試、燈光布置、背景板制作等，確保場地布置符合活動主題和氛圍。（四）人員協(xié)調(diào)安排1.根據(jù)活動規(guī)模和需求，協(xié)調(diào)活動所需的人員安排，如主持人、演員、禮儀人員、工作人員等。2.與相關(guān)人員進行溝通和協(xié)調(diào)，明確其工作職責和要求，組織必要的培訓和排練，確保人員按時到位并熟悉工作內(nèi)容。（五）活動宣傳推廣1.根據(jù)活動策劃方案，制定活動宣傳推廣計劃，明確線上線下宣傳渠道和方式。2.設計制作活動宣傳資料，如海報、宣傳單頁、邀請函等，確保宣傳資料的設計風格和內(nèi)容符合活動主題和目標受眾。3.按照宣傳推廣計劃，執(zhí)行線上線下宣傳工作，如發(fā)布社交媒體內(nèi)容、投放廣告、發(fā)放宣傳單頁等，提高活動的知名度和參與度。（六）活動執(zhí)行與監(jiān)控1.在活動執(zhí)行當天，提前到達活動現(xiàn)場，再次檢查各項準備工作是否就緒。2.按照活動執(zhí)行計劃，組織和協(xié)調(diào)各環(huán)節(jié)工作，確保活動順利進行。3.現(xiàn)場把控活動流程，及時處理突發(fā)情況，保證活動的正常秩序和安全。4.與活動參與人員保持良好溝通，解答疑問，確保活動的順利進行和參與人員的滿意度。5.負責活動現(xiàn)場的攝影、攝像工作，記錄活動精彩瞬間，為后續(xù)宣傳和總結(jié)提供素材。（七）活動收尾工作1.活動結(jié)束后，組織清理活動現(xiàn)場，歸還租賃的設備和物料，做好場地的善后工作。2.對活動進行總結(jié)評估，收集活動參與人員的反饋意見，分析活動的優(yōu)點和不足之處，撰寫活動總結(jié)報告，為后續(xù)活動提供經(jīng)驗參考。3.負責活動費用的報銷和結(jié)算工作，確保費用支出合理合規(guī)，并及時提交相關(guān)財務報表。四、考核與激勵（一）考核指標1.活動執(zhí)行計劃完成率：考核活動執(zhí)行專員是否按照執(zhí)行計劃按時完成各項任務。2.活動質(zhì)量：考核活動的執(zhí)行效果是否達到預期目標，包括活動流程的順暢性、現(xiàn)場氛圍的營造、參與人員的滿意度等。3.成本控制：考核活動執(zhí)行過程中是否嚴格控制成本，確保費用支出在預算范圍內(nèi)。4.團隊協(xié)作：考核活動執(zhí)行專員與其他部門和人員的協(xié)作配合情況。5.創(chuàng)新能力：考核活動執(zhí)行專員在活動策劃和執(zhí)行過程中是否提出創(chuàng)新性的想法和建議，為活動增添亮點。（二）考核周期1.月度考核：每月對活動執(zhí)行專員的工作進行一次考核，考核結(jié)果作為當月績效獎金發(fā)放的依據(jù)。2.年度考核：每年對活動執(zhí)行專員的工作進行一次全面考核，考核結(jié)果作為晉升、調(diào)薪、獎勵等的依據(jù)。（三）激勵措施1.績效獎金：根據(jù)月度考核結(jié)果，發(fā)放相應的績效獎金，激勵活動執(zhí)行專員提高工作績效。2.晉升機會：對于工作表現(xiàn)優(yōu)秀、能力突出的活動執(zhí)行專員，提供晉升機會，晉升到更高層級的崗位。3.培訓與發(fā)展：為活動執(zhí)行專員提供專業(yè)培訓和發(fā)展機會，幫助其提升業(yè)務能力和綜合素質(zhì)。4.榮譽獎勵：對在活動執(zhí)行工作中表現(xiàn)出色的活動執(zhí)行專員，給予榮譽獎勵，如優(yōu)秀員工、最佳活動執(zhí)行獎等，增強其工作成就感和榮譽感。五、培訓與發(fā)展（一）培訓內(nèi)容1.公司文化與規(guī)章制度培訓：幫助活動執(zhí)行專員了解公司的文化、價值觀和各項規(guī)章制度，增強其對公司的認同感和歸屬感。2.活動策劃與執(zhí)行技能培訓：包括活動策劃方法、場地布置技巧、物料管理、人員協(xié)調(diào)、現(xiàn)場把控等方面的培訓，提高活動執(zhí)行專員的專業(yè)技能水平。3.溝通與團隊協(xié)作培訓：提升活動執(zhí)行專員與其他部門和人員的溝通能力和團隊協(xié)作能力，確保活動執(zhí)行過程中的順暢合作。4.行業(yè)動態(tài)與市場趨勢培訓：使活動執(zhí)行專員了解行業(yè)最新動態(tài)和市場趨勢，為活動策劃和執(zhí)行提供參考和借鑒。（二）培訓方式1.內(nèi)部培訓：由公司內(nèi)部經(jīng)驗豐富的人員擔任培訓講師，定期組織內(nèi)部培訓課程，傳授專業(yè)知識和技能。2.外部培訓：根據(jù)工作需要，選派活動執(zhí)行專員參加外部專業(yè)培訓機構(gòu)舉辦的培訓課程或研討會，拓寬視野，學習先進的理念和方法。3.實踐鍛煉：通過實際參與活動執(zhí)行項目，讓活動執(zhí)行專員在實踐中積累經(jīng)驗，提升能力。（三）職業(yè)發(fā)展規(guī)劃1.為活動執(zhí)行專員制定職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，明確其職業(yè)發(fā)展路徑和目標。2.根據(jù)活動執(zhí)行專員的個人能力和職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，提供相應的晉升機會和崗位輪換機會，幫助其全面發(fā)展。3.定期與活動執(zhí)行專員進行溝通和交流，了解其職業(yè)發(fā)展需求和困惑，給予指導和支持。六、保密規(guī)定（一）保密范圍1.活動策劃方案、執(zhí)行計劃、客戶信息等涉及公司商業(yè)機密的文件和資料。2.活動過程中收集到的參與人員的個人信息，如姓名、聯(lián)系方式、身份證號碼等。3.公司內(nèi)部關(guān)于活動執(zhí)行的各項決策和討論內(nèi)容。（二）保密措施1.活動執(zhí)行專員應妥善保管涉及保密內(nèi)容的文件和資料，不得隨意泄露或傳播。2.在使用涉及保密內(nèi)容的文件和資料時，應嚴格按照公司規(guī)定的流程進行操作，確保信息安全。3.未經(jīng)公司授權(quán)，活動執(zhí)行專員不得向任何第三方透露公司的商業(yè)機密和客戶信息。