老干局檔案管理制度一、總則（一）目的為加強老干局檔案管理，確保檔案的完整、準確、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于老干局全體工作人員及涉及檔案管理相關事務的各類人員。（三）檔案定義本制度所指檔案是老干局在工作活動中形成的，具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統一管理原則：老干局檔案由專門的檔案管理部門集中管理，確保檔案管理工作的規范化和標準化。2.真實性原則：檔案內容必須真實反映老干局的工作實際情況，不得篡改、偽造檔案信息。3.完整性原則：全面收集、整理各類檔案，保證檔案的齊全完整，不遺漏重要文件和資料。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密規定，確保檔案信息不泄露，維護檔案的安全。5.方便利用原則：建立科學合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和使用，提高檔案利用效率。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理部門設立老干局檔案管理室，負責全局檔案的集中統一管理。（二）檔案管理人員職責1.負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。2.制定和執行檔案管理制度，確保檔案管理工作的規范化運行。3.對檔案進行安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，定期檢查檔案保管狀況，發現問題及時處理。4.負責檔案的查詢、借閱、歸還登記工作，按照規定提供檔案利用服務，對利用情況進行記錄和統計。5.參與檔案的鑒定、銷毀工作，提出檔案鑒定意見，按照審批程序進行檔案銷毀。6.積極開展檔案信息化建設，推進檔案數字化管理，提高檔案管理效率和服務水平。7.協助有關部門和人員做好檔案資料的收集、整理和歸檔工作，提供檔案業務指導。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級文件：包括上級黨委、政府及有關部門下發的與老干工作相關的各類文件、通知、通報等。2.本局文件：老干局制發的各類文件、報告、請示、批復、會議紀要、工作計劃、工作總結等。3.會議材料：老干局組織召開的各類會議的會議通知、議程、報告、講話、決議、記錄等材料。4.人事檔案：老干局工作人員的個人檔案，包括履歷、考核、任免、獎懲、工資、黨團關系等材料。5.老干部工作檔案：涉及老干部管理、服務、活動等方面的檔案，如老干部基本信息、健康檔案、走訪慰問記錄、活動照片等。6.財務檔案：老干局的財務收支憑證、賬本、報表等財務資料。7.其他檔案：與老干局工作相關的其他有保存價值的文件、資料、聲像等。（二）收集要求1.各部門和工作人員應及時將辦理完畢的文件材料整理好，定期移交檔案管理部門。2.移交的文件材料應齊全完整、字跡清晰、簽署完備，符合檔案整理要求。3.對重要文件和資料，應同時移交電子文檔，確保電子文檔與紙質文檔內容一致。（三）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內容等因素進行分類，一般分為黨群工作類、行政工作類、老干部工作類、人事檔案類、財務檔案類等。2.編號：對每一類檔案進行編號，以便于管理和查詢。編號應遵循唯一性、系統性、穩定性原則。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息，以便于查找和利用檔案。4.裝訂：對紙質檔案進行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于長期保存。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理室應選擇干燥、通風、防火、防盜的房間作為保管場所，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、防蟲藥品等。2.檔案管理室應保持清潔衛生，定期進行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。（二）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案：凡是反映老干局主要職能活動和歷史面貌的，對老干局工作、國家建設和歷史研究有長遠利用價值的檔案，應永久保管。3.長期保管的檔案：凡是在較長時間內對老干局工作有查考利用價值的檔案，保管期限為16年至50年。4.短期保管的檔案：凡是在較短時間內對老干局工作有查考利用價值的檔案，保管期限為5年以下。（三）保管要求1.檔案應按照類別、編號順序存放，排列整齊，便于查找。2.對電子檔案應進行備份，存儲在安全可靠的介質上，并定期進行檢查和維護，防止數據丟失。3.檔案管理人員應定期對檔案進行清查核對，確保檔案的數量、質量和保管狀況準確無誤。4.嚴格遵守檔案查閱、借閱制度，防止檔案丟失、損壞和泄密。5.對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制，確保檔案的完整性和可讀性。五、檔案的利用（一）利用范圍1.老干局內部工作人員因工作需要查閱檔案。2.上級主管部門、有關單位因工作需要查閱老干局檔案。3.老干部及其家屬因個人需要查閱相關檔案。（二）利用方式1.查閱：檔案管理人員根據查閱者的需求，提供檔案原件或復印件供查閱者查閱。查閱者應在檔案查閱登記簿上登記查閱時間、查閱內容、查閱人等信息。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，應填寫檔案借閱申請表，注明借閱理由、借閱期限等，經檔案管理部門負責人批準后，方可借閱。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應辦理續借手續。借閱者應妥善保管檔案，不得轉借、涂改、污損、丟失檔案，按時歸還檔案。（三）利用要求1.查閱、借閱檔案應在檔案管理室進行，不得將檔案帶出室外。如需帶出室外查閱、使用，應經檔案管理部門負責人批準，并辦理相關手續。2.查閱、借閱檔案時，查閱者應愛護檔案，不得在檔案上圈劃、批注、污損檔案。3.查閱、借閱檔案后，查閱者應及時將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應認真核對檔案數量和質量，確保檔案完好無損。4.涉及機密的檔案，查閱、借閱時應嚴格遵守保密規定，查閱者不得向無關人員泄露檔案內容。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業務部門負責人及檔案管理人員組成，負責對檔案進行鑒定。（二）鑒定標準1.根據檔案保管期限的規定，結合老干局工作實際，對檔案進行鑒定，確定檔案是否仍有保存價值。2.對已失去保存價值的檔案，應進行銷毀處理；對仍有保存價值但保管期限已滿的檔案，應進行復審，確定是否需要繼續保存。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對檔案進行清理，列出需要鑒定的檔案清單。2.檔案鑒定小組對需要鑒定的檔案進行逐卷審查，提出鑒定意見。3.檔案管理部門根據鑒定小組的意見，編制檔案銷毀清冊，注明檔案編號、題名、日期、保管期限、鑒定意見等信息。4.檔案銷毀清冊經老干局分管領導審批后，方可進行檔案銷毀。（四）銷毀方法1.對紙質檔案，應采用焚燒或粉碎等方式進行銷毀，確保檔案信息無法恢復。2.對電子檔案，應采用刪除、格式化等方式進行銷毀，確保電子數據徹底清除。（五）銷毀記錄檔案銷毀時，應指定專人負責監銷，并在檔案銷毀清冊上簽字確認。檔案銷毀清冊應永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立老干局檔案管理信息系統，實現檔案的數字化管理，提高檔案管理效率和服務水平。2.通過檔案信息化建設，實現檔案信息的快速查詢、借閱、統計分析等功能，為老干局工作提供有力的信息支持。（二）信息化建設內容1.檔案數字化：對紙質檔案進行掃描、圖像處理、數據錄入等工作，將檔案轉化為電子文件，建立電子檔案數據庫。2.檔案管理信息系統建設：開發或選用適合老干局檔案管理工作的信息系統，實現檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等全過程的信息化管理。3.信息安全保障：建立健全檔案信息化安全管理制度，采取防火墻、加密技術、數據備份等措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應熟練掌握檔案管理信息系統的操作技能，按照系統要求進行