教育公司檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高公司管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。（三）檔案定義本制度所稱檔案是指公司在各項活動中直接形成的對公司具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統一管理原則：公司檔案由綜合管理部集中統一管理，確保檔案的完整性、準確性和系統性。2.分類管理原則：按照檔案的來源、內容、形式等進行分類，便于保管和利用。3.保密原則：嚴格遵守國家有關保密法律法規，確保檔案信息不泄露。4.方便利用原則：建立健全檔案檢索體系，提高檔案利用效率，為公司各項工作提供服務。二、檔案管理機構及職責（一）綜合管理部綜合管理部是公司檔案管理的歸口部門，負責制定和完善公司檔案管理制度，指導、監督各部門的檔案管理工作，集中保管公司各類檔案，并提供檔案利用服務。其具體職責如下：1.負責公司檔案管理工作的統籌規劃和組織實施。2.制定和修訂公司檔案管理制度，并監督執行。3.負責公司各類檔案的收集、整理、歸檔、保管和統計工作。4.建立健全公司檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，提高檔案利用效率。5.負責檔案的鑒定、銷毀工作，確保檔案的安全和完整。6.負責公司檔案信息化建設，推進檔案管理的數字化、網絡化。7.組織開展檔案業務培訓和宣傳工作，提高員工的檔案意識。8.負責與上級主管部門、檔案行政管理部門及其他相關單位的檔案業務聯系。（二）各部門各部門負責本部門檔案的收集、整理、歸檔和保管工作，并指定專人負責檔案管理。其具體職責如下：1.貫徹執行公司檔案管理制度，做好本部門檔案管理工作。2.負責收集、整理本部門在各項活動中形成的各類檔案，并按照規定的時間和要求移交綜合管理部歸檔。3.負責本部門檔案的日常保管和利用工作，確保檔案的安全和完整。4.配合綜合管理部做好檔案的鑒定、銷毀等工作。5.接受綜合管理部的業務指導和監督檢查。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設立、變更、注銷過程中形成的各類文件、證照等檔案。2.公司股東會、董事會、監事會等會議記錄、決議、紀要等檔案。3.公司各項規章制度、辦法、規定等檔案。4.公司年度工作計劃、總結、報告等檔案。5.公司各類合同、協議、意向書等檔案。6.公司財務報表、審計報告、稅務資料等檔案。7.公司員工人事檔案，包括員工入職、離職、晉升、獎懲等相關資料。8.公司教育培訓檔案，包括培訓計劃、培訓教材、培訓記錄、培訓證書等。9.公司業務檔案，包括教學資料、學生檔案、教學成果等。10.公司行政事務檔案，包括辦公用品采購、固定資產管理、車輛管理等相關資料。11.公司對外宣傳資料、廣告策劃、活動方案等檔案。12.公司與外部單位往來的文件、信函、傳真等檔案。13.其他對公司具有保存價值的文件、資料、聲像等檔案。（二）收集要求1.各部門應明確檔案收集責任人，按照檔案收集范圍及時收集本部門的各類檔案，并確保檔案的齊全、完整。2.檔案收集責任人應認真核對檔案材料的內容，確保其真實、準確、有效。3.對重要檔案應進行備份，防止檔案丟失或損壞。4.檔案收集過程中，如發現檔案材料不完整或不符合要求，應及時補充或糾正。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系。2.區分不同價值，便于保管和利用。3.便于保密和統計。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、內容、形式等進行分類，一般分為行政管理類、人事管理類、財務管理類、業務管理類、教育培訓類等。2.編號：對每一類檔案進行編號，以便于管理和查找。編號應遵循唯一性、系統性、穩定性的原則。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息，以便于檢索和利用。4.裝訂：對紙質檔案進行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。四、檔案的歸檔（一）歸檔時間1.各部門應在每年年底前將本年度形成的檔案整理完畢，并移交綜合管理部歸檔。2.對于重大活動、重要項目等形成的檔案，應在活動結束或項目完成后及時整理歸檔。（二）歸檔要求1.歸檔的檔案應符合整理要求，做到分類準確、編號清晰、編目齊全、裝訂整齊。2.歸檔的檔案應一式兩份，一份由綜合管理部保管，一份由形成部門留存備查。3.歸檔的檔案應填寫《檔案移交清單》，雙方簽字確認。五、檔案的保管（一）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內對公司工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管。長期保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動，在較短時間內對公司工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管。短期保管期限為5年以下。（二）保管方式1.紙質檔案：應存放在專門的檔案庫房內，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。檔案應分類存放，排列有序，并建立檔案存放索引。2.電子檔案：應存儲在專用的服務器或存儲設備上，并進行定期備份。電子檔案應按照檔案分類進行存儲，建立電子檔案目錄，便于檢索和利用。（三）保管期限的鑒定1.綜合管理部應定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限是否合理。2.鑒定工作應由綜合管理部牽頭，組織相關部門人員參加，對檔案的內容、價值等進行評估。3.經鑒定確無保存價值的檔案，應填寫《檔案銷毀審批表》，報公司領導批準后予以銷毀。六、檔案的利用（一）利用范圍公司員工因工作需要，可以查閱、借閱公司檔案。外部單位因工作需要查閱公司檔案的，應按照國家有關規定辦理相關手續。（二）利用方式1.查閱：員工因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，經所在部門負責人簽字同意后，到綜合管理部查閱。查閱檔案時，應在指定地點進行，不得擅自將檔案帶出。2.借閱：員工因工作需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，經所在部門負責人和綜合管理部負責人簽字同意后，辦理借閱手續。借閱檔案的期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續借手續。借閱檔案時，應妥善保管，不得轉借他人，不得在檔案上涂改、污損、抽取、撤換。（三）利用登記綜合管理部應建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱情況進行詳細記錄，包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人、檔案名稱、查閱（借閱）目的等信息。七、檔案的保密（一）保密措施1.加強檔案管理人員的保密教育，提高保密意識。2.對檔案庫房、檔案查閱室等場所采取必要的保密措施，如安裝監控設備、設置門禁系統等。3.對涉及公司機密的檔案，應嚴格限制查閱、借閱范圍，并采取加密存儲、專人保管等措施。4.檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，不得泄露檔案信息。（二）保密責任1.檔案管理人員對檔案的保密工作負有直接責任，如因工作失誤導致檔案信息泄露，應承擔相應的責任。2.查閱、借閱檔案的人員應嚴格遵守保密制度，不得將檔案信息泄露給無關人員。如因違反保密制度導致檔案信息泄露，應承擔相應的責任。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設目標建立公司檔案管理信息系統，實現檔案的數字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化建設內容1.檔案數字化：對紙質檔案進行掃描，形成電子檔案，并進行分類存儲。2.檔案管理信息系統建設：開發或選用適合公司檔案管理需求的信息系統，實現檔案的錄入、檢索、借閱、統計等功能。3.數據安全管理：加強檔案管理信息系統的數據安全管理，采取數據備份、加密存儲、訪問控制等措施，確保數據的安全和完整。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應熟練掌握檔案管理信息系統的操作技能，確保系統的正常運行。2.應及時將檔案信息錄入檔案管理信息系統，保證系統數據的準確性和及時性。3.應定期對檔案管理信息系統的數據進行備份，防止數據丟失。九、檔案的統計與移交（一）統計綜合管理部應定期對檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等情況進行統計，填寫《檔案管理統計報表》，上報公司領導，并