測繪公司采購部管理制度一、總則1.目的為規范公司采購部的工作流程，加強采購管理，確保采購工作的高效、有序進行，保障公司生產經營活動的順利開展，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司采購部及與采購業務相關的所有部門和人員。3.基本原則按需采購原則：根據公司生產經營實際需求，合理安排采購計劃，確保所采購的物資和服務滿足公司業務發展需要。質量優先原則：在滿足需求的前提下，優先選擇質量可靠、信譽良好的供應商，確保所采購的物資和服務符合相關標準和要求。成本控制原則：通過科學的采購策略和有效的供應商管理，降低采購成本，提高公司經濟效益。公平公正原則：在采購活動中，遵循公平、公正、公開的原則，維護公司利益，杜絕不正當交易行為。廉潔自律原則：采購人員應嚴格遵守廉潔自律規定，嚴禁接受供應商的賄賂和不正當利益，確保采購工作的廉潔性。二、采購組織與職責1.采購部組織架構采購部設采購經理一名，下設采購專員若干名，根據采購業務范圍進行分工，分別負責不同類別的物資和服務采購工作。2.采購部職責采購計劃制定：根據公司各部門需求計劃，結合庫存情況，制定年度、季度、月度采購計劃，并負責計劃的組織實施。供應商開發與管理：負責供應商的開發、評估、選擇、考核等工作，建立和維護供應商檔案，確保供應商的供貨能力和質量信譽。采購合同簽訂與執行：負責采購合同的起草、審核、簽訂、履行和跟蹤等工作，確保合同的順利執行，維護公司合法權益。采購成本控制：通過市場調研、詢價、比價、議價等方式，選擇合適的供應商，控制采購成本，確保采購價格合理。采購物資驗收與付款：負責采購物資的到貨驗收工作，確保物資的數量、質量、規格等符合合同要求；根據驗收結果和合同約定，辦理采購付款手續。采購信息管理：負責收集、整理、分析采購相關信息，及時向上級領導匯報采購工作進展情況，為公司決策提供依據。其他工作：完成領導交辦的其他與采購相關的工作任務。三、采購流程1.需求申請公司各部門根據生產經營需要，填寫《采購申請表》，詳細注明所需物資或服務的名稱、規格、型號、數量、用途、預計到貨時間等信息，并提交部門負責人審核。部門負責人對申請內容的真實性、合理性進行審核，簽字確認后提交采購部。2.采購審批采購專員收到《采購申請表》后，對申請內容進行初步審核，核實庫存情況，判斷是否需要采購。對于金額較小的常規采購申請，由采購經理直接審批；對于金額較大或特殊的采購申請，采購經理審核后報公司分管領導審批。審批通過的采購申請進入采購流程，未通過的申請由采購專員反饋給申請部門，并說明原因。3.采購實施制定采購方案：采購專員根據審批通過的采購申請，制定具體的采購方案，包括采購方式選擇、供應商選擇、采購時間安排等。選擇供應商：采購專員通過多種渠道收集供應商信息，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等，對潛在供應商進行篩選和評估。評估內容包括供應商的資質、信譽、生產能力、產品質量、價格水平、售后服務等方面。根據評估結果，選擇合適的供應商，并向其發送《采購詢價單》。詢價與報價：供應商收到《采購詢價單》后，在規定時間內進行報價。采購專員收集各供應商的報價信息，進行整理和比較，必要時與供應商進行溝通和議價。確定供應商：采購專員根據詢價和議價結果，綜合考慮供應商的各方面因素，選擇最優供應商，并填寫《供應商選定審批表》，報采購經理審批。采購經理審批通過后，與選定的供應商簽訂采購合同。4.采購合同管理合同起草與審核：采購專員根據與供應商達成的協議，起草采購合同文本。合同內容應包括雙方的基本信息、采購物資或服務的名稱、規格、型號、數量、價格、交貨時間、交貨地點、質量標準、驗收方式、付款方式、違約責任等條款。采購合同起草完成后，提交公司法務部門進行審核，確保合同條款合法合規，避免法律風險。合同簽訂：經法務部門審核通過的采購合同，由采購經理與供應商簽訂。簽訂后的合同原件由采購部存檔保管，同時將合同副本分發給相關部門，以便跟蹤合同執行情況。合同執行與跟蹤：采購專員負責采購合同的執行和跟蹤工作，及時與供應商溝通協調，確保供應商按時、按質、按量交貨。在合同執行過程中，如發現供應商有違約行為或出現合同變更情況，應及時采取措施，維護公司利益，并按照合同約定處理相關事宜。5.物資驗收到貨通知：采購專員在預計到貨時間前，提前通知相關部門做好驗收準備工作。驗收組織：物資到貨后，由采購專員組織相關部門人員（如使用部門、質量檢驗部門等）按照合同要求進行驗收。驗收內容包括物資的數量、質量、規格、型號等方面。驗收報告：驗收完成后，驗收人員填寫《物資驗收報告》，詳細記錄驗收情況。如驗收合格，驗收人員簽字確認；如驗收不合格，應注明不合格原因，并提出處理意見。《物資驗收報告》經相關部門負責人審核簽字后，交采購部存檔。6.付款管理付款申請：采購專員根據合同約定和物資驗收情況，填寫《付款申請表》，詳細注明付款金額、付款方式、付款時間等信息，并附上采購合同、驗收報告等相關證明文件。《付款申請表》經采購經理審核簽字后，提交財務部門。付款審批：財務部門收到《付款申請表》后，對申請內容進行審核，核實合同執行情況和款項支付條件。對于符合付款條件的申請，按照公司財務審批流程進行審批。審批通過后，財務部門安排付款。付款記錄：財務部門在完成付款后，及時記錄付款信息，并將付款憑證交采購部存檔，以便核對和查詢。四、供應商管理1.供應商開發開發計劃：采購部根據公司業務發展需求和采購業務特點，制定供應商開發計劃，明確供應商開發的目標、范圍、方式和時間安排等。信息收集：通過多種渠道收集潛在供應商信息，如網絡搜索、行業展會、供應商推薦、客戶介紹等。對收集到的供應商信息進行整理和分析，篩選出具有合作潛力的供應商。實地考察：對于初步篩選出的潛在供應商，采購部組織相關人員進行實地考察。考察內容包括供應商的生產經營狀況、質量管理體系、生產設備、技術水平、人員素質、售后服務等方面。實地考察結束后，撰寫考察報告，對供應商進行綜合評估。供應商引入：根據實地考察結果和綜合評估情況，選擇合適的供應商引入公司供應商體系。采購部與新引入的供應商簽訂《供應商合作協議》，明確雙方的權利和義務，建立合作關系。2.供應商評估評估指標：建立供應商評估指標體系，包括供應商的產品質量、交貨期、價格水平、售后服務、合作態度、財務狀況等方面。評估周期：定期對供應商進行評估，評估周期一般為每年一次。對于重要供應商或出現質量問題、交貨延遲等情況的供應商，可根據實際情況增加評估次數。評估方法：采用定性與定量相結合的評估方法，對供應商進行綜合評估。定性評估主要通過實地考察、問卷調查、客戶反饋等方式進行；定量評估主要根據供應商的各項評估指標數據進行分析和計算。評估結果應用：根據供應商評估結果，將供應商分為優秀、良好、合格、不合格四個等級。對于優秀供應商，給予優先合作、增加采購份額等獎勵；對于良好供應商，繼續保持合作關系，并提出改進建議；對于合格供應商，要求其限期整改，如整改后仍不符合要求，予以淘汰；對于不合格供應商，立即終止合作關系，并將其列入公司黑名單，禁止再次合作。3.供應商考核考核內容：根據供應商評估指標體系，對供應商的日常表現進行考核。考核內容包括產品質量、交貨期、價格水平、售后服務、合作態度等方面。考核方式：采用定期考核與不定期考核相結合的方式，對供應商進行考核。定期考核一般每月或每季度進行一次，由采購專員收集供應商的相關數據和信息，按照考核指標進行評分；不定期考核主要針對供應商出現的質量問題、交貨延遲等情況進行及時考核。考核結果反饋：考核結束后，采購專員將考核結果及時反饋給供應商，要求供應商對存在的問題進行整改，并提交整改報告。采購部對供應商的整改情況進行跟蹤和復查，確保問題得到有效解決。考核結果應用：供應商考核結果與供應商的合作關系、采購份額、付款方式等掛鉤。對于考核成績優秀的供應商，給予適當的獎勵和優惠政策；對于考核成績較差的供應商，采取警告、減少采購份額、暫停付款等措施，直至終止合作關系。4.供應商關系維護溝通與協調：采購部定期與供應商進行溝通與協調，及時了解供應商的生產經營狀況、產品質量情況、交貨期安排等信息，同時向供應商反饋公司的需求變化和意見建議，加強雙方的合作與信任。培訓與支持：根據公司業務發展需要和供應商實際情況，采購部可為供應商提供相關的培訓和支持，幫助供應商提高產品質量、生產效率和管理水平，共同促進雙方的發展。合作拓展：在維護現有供應商關系的基礎上，采購部積極探索與供應商的合作拓展領域，尋求更多的合作機會，實現互利共贏。五、采購風險管理1.風險識別市場風險：關注市場價格波動、供求關系變化等因素，可能導致采購成本增加或物資供應短缺。供應商風險：供應商的信譽、生產能力、產品質量等方面出現問題，可能影響公司的正常生產經營。合同風險：采購合同條款不明確、不合理或存在法律漏洞，可能導致公司在合同執行過程中面臨糾紛和損失。驗收風險：物資驗收環節把關不嚴，可能導致不合格物資進入公司，影響產品質量和生產進度。付款風險：付款環節操作不當，可能導致公司資金損失或出現財務風險。2.風險評估采購部對識別出的風險進行評估，分析風險發生的可能性和影響程度。根據風險評估結果，確定風險等級，為制定風險應對措施提供依據。3.風險應對市場風險應對：加強市場調研和分析，及時掌握市場動態，合理安排采購計劃，采取套期保值、簽訂長期合同等方式，降低市場價格波動風險。供應商風險應對：加強供應商管理，建立供應商評估和考核機制，選擇信譽良好、實力雄厚的供應商，并與供應商簽訂詳細的合同條款，明確雙方的權利和義務，降低供應商風險。合同風險應對：加強采購合同管理，嚴格合同起草、審核、簽訂等環節，確保合同條款合法合規、明確清晰。同時，加強合同執行過程中的跟蹤和監督，及時發現和解決合同糾紛，降低合同風險。驗收風險應對：加強物資驗收管理，明確驗收標準和流程，嚴格按照合同要求進行驗收。驗收過程中，要求驗收人員認真負責，確保驗收結果真實準確。對于驗收不合格的物資，及時與供應商溝通協商，采取退貨、換貨、補貨等措施，降低驗收風險。付款風險應對：加強付款管理，嚴格付款審批流程，確保付款依據充分、手續齊全。同時，加強與財務部門的溝通協調，及時掌握公司資金狀況，合理安排付款時間，降低付款風險。六、采購信息管理1.采購信息收集采購專員通過多種渠道收集采購相關信息，如市場價格信息、供應商信息、行業動態信息、政策法規信息等。定期對收集到的采購信息進行整理和分類，建立采購信息數據庫，以便查詢和使用。2.采購信息分析采購部定期對采購信息進行分析，通過數據分析、趨勢分析等方法，了解市場動態和采購業務情況，為采購決策提供依據。根據采購信息分析結果，及時調整采購策略和計劃，優化采購流程，提高采購工作效率和效益。3.采購信息共享采購部與公司其他部門建立信息共享機制，及時將采購相關信息傳遞給需求部門、財務部門、質量檢驗部門等，確保各部門之間信息暢通，協同工作。定期召開采購信息溝通會議，向公司領導匯報采購工作進展情況和采購信息分析結果，為公司決策提供支持。七、采購人員行為規范1.職業道德采購人員應遵守國家法律法規和公司各項規章制度，誠實守信，廉潔奉公，自覺維護公司利益。嚴格遵守職業道德規范，保守公司商業秘密，不得泄露采購信息和供應商信息。2.工作紀律按時上下班，不得遲到早退，嚴格遵守公司考勤制度。工作時間內不得擅自離崗、串崗，不得從事與工作無關的事情。