文件記錄資料管理制度一、總則（一）目的為加強公司文件記錄資料的管理，確保文件記錄資料的完整性、準確性、規(guī)范性和可追溯性，提高公司運營效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門及全體員工在工作過程中所產(chǎn)生、使用、保管的各類文件記錄資料。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則：公司文件記錄資料實行集中統(tǒng)一管理，由行政部門負責(zé)歸口管理，確保各類文件記錄資料的一致性和協(xié)調(diào)性。2.分級負責(zé)原則：各部門負責(zé)本部門文件記錄資料的收集、整理、保管和歸檔工作，并指定專人負責(zé)此項工作，確保責(zé)任落實到人。3.規(guī)范標準原則：文件記錄資料的格式、內(nèi)容、編號等應(yīng)符合公司統(tǒng)一規(guī)范和標準，確保文件記錄資料的規(guī)范性和可讀性。4.安全保密原則：嚴格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司保密制度，確保文件記錄資料的安全和保密，防止文件記錄資料的泄露、丟失和損壞。二、文件記錄資料的分類與編號（一）分類1.行政文件：包括公司發(fā)布的各類規(guī)章制度、通知、通報、報告、請示、批復(fù)等。2.人事文件：包括員工檔案、勞動合同、薪酬福利文件、績效考核文件、培訓(xùn)記錄等。3.財務(wù)文件：包括財務(wù)報表、會計憑證、審計報告、預(yù)算文件等。4.業(yè)務(wù)文件：包括市場調(diào)研報告、銷售合同、采購訂單、生產(chǎn)計劃、質(zhì)量檢驗報告等。5.技術(shù)文件：包括產(chǎn)品設(shè)計圖紙、工藝文件、技術(shù)標準、技術(shù)方案等。6.其他文件：包括會議紀要、活動記錄、宣傳資料、客戶資料等。（二）編號1.編號規(guī)則文件編號采用“年份+部門代碼+流水號”的格式。年份用四位數(shù)字表示，如“2023”。部門代碼由兩位字母組成，具體如下：行政部門：AD人事部門：HR財務(wù)部門：FN市場部門：MK銷售部門：SL采購部門：PG生產(chǎn)部門：PR質(zhì)量部門：QL技術(shù)部門：TS其他部門：OT流水號為三位數(shù)字，從“001”開始依次編號。2.示例行政部門2023年第1號文件編號為：AD2023001人事部門2023年第5號文件編號為：HR2023005三、文件記錄資料的起草與審核（一）起草1.文件記錄資料由相關(guān)部門或人員負責(zé)起草，起草人應(yīng)確保文件記錄資料內(nèi)容準確、完整、清晰，符合公司實際情況和相關(guān)法律法規(guī)要求。2.起草文件記錄資料時，應(yīng)使用公司統(tǒng)一規(guī)定的格式和模板，注明文件記錄資料的名稱、編號、起草部門、起草人、日期、審核人、批準人等信息。（二）審核1.文件記錄資料起草完成后，應(yīng)提交至部門負責(zé)人進行審核。部門負責(zé)人應(yīng)認真審核文件記錄資料的內(nèi)容，確保其符合公司政策和業(yè)務(wù)需求，格式規(guī)范，語言通順。2.對于涉及多個部門的文件記錄資料，應(yīng)組織相關(guān)部門進行會審，共同審核文件記錄資料的內(nèi)容，確保各部門之間的工作協(xié)調(diào)一致。3.審核人應(yīng)在文件記錄資料上簽署審核意見，并注明審核日期。如審核通過，應(yīng)提交至批準人進行批準；如審核不通過，應(yīng)返回起草人進行修改，直至審核通過。四、文件記錄資料的批準與發(fā)布（一）批準1.文件記錄資料審核通過后，應(yīng)提交至公司領(lǐng)導(dǎo)進行批準。公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)公司實際情況和業(yè)務(wù)需求，對文件記錄資料進行全面審查，確保其符合公司利益和發(fā)展戰(zhàn)略。2.批準人應(yīng)在文件記錄資料上簽署批準意見，并注明批準日期。如批準通過，文件記錄資料方可發(fā)布實施；如批準不通過，應(yīng)返回起草人進行修改，直至批準通過。（二）發(fā)布1.文件記錄資料批準通過后，由行政部門負責(zé)按照公司規(guī)定的方式進行發(fā)布。發(fā)布方式包括但不限于公司內(nèi)部網(wǎng)站、郵件、公告欄、紙質(zhì)文件等。2.在發(fā)布文件記錄資料時，應(yīng)注明文件記錄資料的名稱、編號、發(fā)布部門、發(fā)布日期等信息，確保員工能夠及時獲取和查閱。3.對于涉及公司機密或敏感信息的文件記錄資料，應(yīng)按照公司保密制度的要求進行發(fā)布，嚴格控制知悉范圍。五、文件記錄資料的使用與保管（一）使用1.員工應(yīng)按照公司規(guī)定的權(quán)限和程序使用文件記錄資料，不得擅自修改、刪除、復(fù)制或傳播文件記錄資料。2.在使用文件記錄資料時，應(yīng)注意保持文件記錄資料的完整性和清潔，不得在文件記錄資料上隨意涂抹、批注或損壞。3.如因工作需要借閱文件記錄資料，應(yīng)填寫《文件記錄資料借閱申請表》，經(jīng)部門負責(zé)人批準后，到行政部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限不得超過規(guī)定時間，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的文件記錄資料，不得轉(zhuǎn)借他人或用于非工作目的。如發(fā)現(xiàn)文件記錄資料丟失或損壞，應(yīng)及時向行政部門報告，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（二）保管1.各部門應(yīng)指定專人負責(zé)本部門文件記錄資料的保管工作，建立健全文件記錄資料保管制度，確保文件記錄資料的安全和完整。2.文件記錄資料應(yīng)分類存放，便于查找和使用。存放地點應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲等，確保文件記錄資料不受損壞。3.對于重要的文件記錄資料，應(yīng)采取備份措施，防止因意外事件導(dǎo)致文件記錄資料丟失。備份文件記錄資料應(yīng)與原件分開存放，并定期進行檢查和維護。4.定期對文件記錄資料進行清理和歸檔，對于已過期或不再使用的文件記錄資料，應(yīng)按照公司規(guī)定的程序進行銷毀，確保文件記錄資料的時效性和準確性。六、文件記錄資料的歸檔與檢索（一）歸檔1.文件記錄資料在完成使用后，應(yīng)及時進行歸檔。歸檔工作由各部門負責(zé)，按照公司規(guī)定的分類和編號規(guī)則進行整理和裝訂，確保文件記錄資料的整齊、規(guī)范。2.歸檔文件記錄資料應(yīng)編制詳細的目錄，注明文件記錄資料的名稱、編號、日期、來源等信息，便于查找和檢索。3.每年年底，各部門應(yīng)將本年度歸檔的文件記錄資料移交至行政部門進行集中保管。行政部門應(yīng)建立公司文件記錄資料檔案庫，對歸檔文件記錄資料進行統(tǒng)一管理。（二）檢索1.員工如需查閱文件記錄資料，可通過行政部門提供的檢索工具進行查找。檢索工具包括文件記錄資料目錄、電子文檔管理系統(tǒng)等。2.在查閱文件記錄資料時，應(yīng)填寫《文件記錄資料查閱申請表》，經(jīng)部門負責(zé)人批準后，到行政部門辦理查閱手續(xù)。行政部門應(yīng)根據(jù)員工的申請，及時提供相應(yīng)的文件記錄資料。3.對于涉及公司機密或敏感信息的文件記錄資料，行政部門應(yīng)嚴格控制查閱權(quán)限，確保文件記錄資料的安全和保密。七、文件記錄資料的修訂與廢止（一）修訂1.隨著公司業(yè)務(wù)的發(fā)展和內(nèi)外部環(huán)境的變化，文件記錄資料可能需要進行修訂。修訂工作由原起草部門或相關(guān)部門負責(zé)，按照文件記錄資料的起草、審核、批準、發(fā)布程序進行。2.在修訂文件記錄資料時，應(yīng)注明修訂的原因、日期、修訂內(nèi)容等信息，并在文件記錄資料上加蓋“修訂章”。3.修訂后的文件記錄資料應(yīng)及時發(fā)布實施，并通知相關(guān)部門和員工。同時，應(yīng)將修訂后的文件記錄資料替換原文件記錄資料，確保文件記錄資料的一致性和有效性。（二）廢止1.當(dāng)文件記錄資料不再適用或已被新的文件記錄資料替代時，應(yīng)及時進行廢止。廢止工作由原批準部門負責(zé)，發(fā)布廢止通知，并在公司內(nèi)部網(wǎng)站、公告欄等渠道進行公示。2.廢止的文件記錄資料應(yīng)妥善保管，不得隨意銷毀。如需銷毀，應(yīng)按照公司規(guī)定的程序進行審批和處理。3.在廢止文件記錄資料時，應(yīng)注明廢止的原因、日期等信息，并在文件記錄資料上加蓋“廢止章”。八、文件記錄資料的保密與安全（一）保密1.公司員工應(yīng)嚴格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司保密制度，保守公司文件記錄資料的秘密。2.對于涉及公司機密或敏感信息的文件記錄資料，應(yīng)按照公司保密制度的要求進行標識、存儲和傳遞，嚴格控制知悉范圍。3.在使用和保管文件記錄資料時，不得將文件記錄資料帶出公司或泄露給無關(guān)人員。如因工作需要必須帶出公司，應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準，并采取相應(yīng)的保密措施。4.如發(fā)現(xiàn)文件記錄資料泄露或可能泄露的情況，應(yīng)立即向公司領(lǐng)導(dǎo)報告，并采取相應(yīng)的措施進行處理，防止損失擴大。（二）安全1.加強文件記錄資料的安全管理，采取必要的安全防護措施，防止文件記錄資料被盜、被搶、被篡改或丟失。2.定期對文件記錄資料的存儲設(shè)備進行檢查和維護，確保存儲設(shè)備的正常運行。同時，應(yīng)做好數(shù)據(jù)備份工作，防止因意外事件導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。3.加強對辦公場所的安全管理，設(shè)置必