受控收發文管理制度一、總則（一）目的為加強公司受控收發文管理，確保文件傳遞的準確性、及時性和規范性，提高公司工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各部門之間以及公司與外部單位之間受控文件的收發、傳遞、歸檔等管理活動。（三）職責分工1.行政部負責制定、修訂和完善受控收發文管理制度，并監督執行。負責公司受控文件的統一收發、登記、編號、傳遞、歸檔和保管工作。定期對受控文件進行清理、核對和銷毀，確保文件的完整性和有效性。2.各部門負責本部門受控文件的起草、審核、審批和編號工作，并及時提交行政部登記。負責本部門受控文件的收發、傳遞、保管和使用工作，確保文件的安全和保密。配合行政部做好受控文件的清理、核對和銷毀工作。3.文件起草人負責按照公司文件格式和要求起草受控文件，確保文件內容準確、清晰、完整。對文件的真實性、準確性和合法性負責。二、文件的分類與編號（一）文件分類1.行政文件：包括公司決議、決定、通知、通報、報告、請示、批復等。2.業務文件：包括公司各類業務合同、協議、訂單、報價單、技術文件、質量文件等。3.人事文件：包括員工招聘、培訓、考核、薪酬、福利、獎懲等方面的文件。4.財務文件：包括公司財務預算、決算、報表、審計報告等。5.其他文件：不屬于以上分類的其他文件。（二）文件編號1.編號原則唯一性：每個受控文件都應有唯一的編號，避免重復。系統性：編號應體現文件的類別、年份、順序號等信息，便于管理和查詢。穩定性：編號一經確定，不得隨意更改。2.編號格式行政文件：[公司簡稱]XZ[年份][順序號]業務文件：[公司簡稱]YW[年份][順序號]人事文件：[公司簡稱]RS[年份][順序號]財務文件：[公司簡稱]CW[年份][順序號]其他文件：[公司簡稱]QT[年份][順序號]例如：[公司簡稱]XZ2023001，表示公司2023年發布的第1號行政文件。三、文件的起草與審核（一）文件起草1.文件起草人應根據工作需要，按照公司文件格式和要求起草受控文件。文件內容應準確、清晰、完整，語言表達應規范、簡潔、易懂。2.文件起草人應在文件中注明文件的主題、目的、適用范圍、主要內容、生效日期等信息，并確保文件的邏輯結構合理。（二）文件審核1.文件起草完成后，應提交本部門負責人進行審核。部門負責人應認真審核文件內容，確保文件符合公司政策和法律法規要求，與公司其他相關文件協調一致，語言表達準確、規范。2.對于涉及多個部門的文件，應組織相關部門進行會審，共同審核文件內容，確保文件的全面性和可行性。3.文件審核通過后，審核人應在文件上簽字確認，并注明審核意見和日期。四、文件的審批與發布（一）文件審批1.文件審核通過后，應提交公司領導進行審批。公司領導應根據文件的重要性和影響范圍，對文件進行認真審批，確保文件符合公司整體利益和發展戰略。2.對于涉及公司重大決策、重要事項的文件，應提交公司董事會或總經理辦公會進行審議和批準。3.文件審批通過后，審批人應在文件上簽字確認，并注明審批意見和日期。（二）文件發布1.行政部根據文件審批結果，對文件進行編號、排版、印刷，并加蓋公司公章。2.文件發布方式包括紙質文件和電子文件兩種。紙質文件應按照規定的份數進行印刷，并發放到相關部門和人員手中；電子文件應上傳至公司內部辦公系統或指定的文件服務器，供相關人員查閱和下載。3.文件發布后，行政部應及時將文件的發布情況進行記錄，包括文件名稱、編號、發布日期、發布范圍、發放份數等信息。五、文件的收文管理（一）收文登記1.行政部負責公司外部來文的統一接收工作。收到外部文件后，應及時進行登記，記錄文件的名稱、編號、發文單位、發文日期、文件內容摘要等信息。2.行政部應按照文件的類別和緊急程度，對收文進行分類處理。對于緊急文件，應立即呈送公司領導閱批；對于一般文件，應及時分發給相關部門進行辦理。3.收文登記應使用專門的收文登記簿，登記內容應準確、完整，字跡清晰。（二）文件傳閱1.行政部根據文件的內容和涉及范圍，確定文件的傳閱范圍。文件傳閱應按照規定的順序進行，確保文件能夠及時、準確地傳達給相關人員。2.文件傳閱過程中，傳閱人應在文件傳閱單上簽字確認，并注明傳閱日期和意見。對于需要回復的文件，傳閱人應及時將文件退回行政部，并附上回復意見。3.行政部應定期對文件傳閱情況進行跟蹤和催辦，確保文件傳閱的及時性和有效性。對于超過規定傳閱期限未回復的文件，行政部應及時提醒傳閱人。（三）文件辦理1.相關部門收到行政部分發的文件后，應按照文件要求及時進行辦理。辦理結果應及時反饋給行政部，并在文件上注明辦理情況和日期。2.對于需要多個部門協同辦理的文件，主辦部門應負責組織協調相關部門共同辦理，并及時向行政部反饋辦理進度和結果。3.文件辦理過程中，如遇問題或需要變更文件內容，應及時與文件起草部門或審批部門溝通協調，按照規定的程序進行處理。六、文件的發文管理（一）發文申請1.各部門需要發布受控文件時，應填寫《發文申請表》，注明文件的主題、目的、適用范圍、主要內容、發布方式、發放范圍等信息，并提交本部門負責人審核。2.《發文申請表》應經部門負責人簽字確認后，提交行政部進行編號、排版、印刷等工作。（二）發文審核1.行政部對《發文申請表》及文件內容進行審核，確保文件符合公司文件格式和要求，與公司其他相關文件協調一致，語言表達準確、規范。2.對于涉及多個部門的文件，行政部應組織相關部門進行會審，共同審核文件內容，確保文件的全面性和可行性。3.文件審核通過后，審核人應在《發文申請表》上簽字確認，并注明審核意見和日期。（三）發文審批1.《發文申請表》及文件審核通過后，應提交公司領導進行審批。公司領導應根據文件的重要性和影響范圍，對文件進行認真審批，確保文件符合公司整體利益和發展戰略。2.對于涉及公司重大決策、重要事項的文件，應提交公司董事會或總經理辦公會進行審議和批準。3.文件審批通過后，審批人應在《發文申請表》上簽字確認，并注明審批意見和日期。（四）文件發放1.行政部根據文件審批結果，對文件進行編號、排版、印刷，并加蓋公司公章。2.文件發放方式包括紙質文件和電子文件兩種。紙質文件應按照規定的份數進行印刷，并發放到相關部門和人員手中；電子文件應上傳至公司內部辦公系統或指定的文件服務器，供相關人員查閱和下載。3.文件發放過程中，行政部應填寫《文件發放登記表》，記錄文件的名稱、編號、發放日期、發放范圍、發放份數等信息，并由接收人簽字確認。七、文件的歸檔與保管（一）文件歸檔1.文件辦理完畢后，相關部門應及時將文件整理歸檔。歸檔文件應齊全、完整、準確，符合檔案管理要求。2.歸檔文件應按照文件的類別、年份、編號等順序進行排列，并編制歸檔目錄。歸檔目錄應包括文件名稱、編號、日期、來源、保管期限等信息。3.行政部負責對各部門歸檔的文件進行集中統一管理，建立公司文件檔案庫。（二）文件保管1.文件檔案庫應具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設施，確保文件的安全和完整。2.文件應按照保管期限進行分類存放，定期對文件進行清理、核對和盤點，確保文件的準確性和完整性。3.對于重要文件和機密文件，應采取加密存儲、專人保管等措施，嚴格控制文件的查閱和使用權限。八、文件的查閱與借閱（一）文件查閱1.公司內部人員因工作需要查閱受控文件時，應填寫《文件查閱申請表》，注明查閱文件的名稱、編號、查閱目的等信息，并提交本部門負責人審核。2.《文件查閱申請表》應經部門負責人簽字確認后，提交行政部進行查閱登記。行政部根據申請內容，在文件檔案庫中查找相應文件，并提供給查閱人查閱。3.查閱人應在指定地點查閱文件，不得將文件帶出公司或擅自復印、拍照、傳播文件內容。查閱完畢后，應及時將文件歸還行政部，并在《文件查閱登記表》上簽字確認。（二）文件借閱1.公司內部人員因工作需要借閱受控文件時，應填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件的名稱、編號、借閱期限、借閱目的等信息，并提交本部門負責人審核。2.《文件借閱申請表》應經部門負責人簽字確認后，提交公司領導審批。公司領導根據文件的重要性和借閱人的實際情況，決定是否批準借閱申請。3.文件借閱申請批準后，行政部根據申請內容，在文件檔案庫中查找相應文件，并辦理借閱手續。借閱人應在借閱期限內歸還文件，如需延長借閱期限，應提前辦理續借手續。4.借閱人應妥善保管借閱的文件，不得轉借他人或擅自復印、拍照、傳播文件內容。如因保管不善造成文件損壞或丟失，借閱人應承擔相應的賠償責任。九、文件的保密與銷毀（一）文件保密1.公司員工應嚴格遵守公司保密制度，對受控文件的內容予以保密，不得泄露給無關人員。2.對于涉及公司商業秘密、技術秘密、財務秘密等重要文件，應采取加密存儲、專人保管等措施，嚴格控制文件的查閱和使用權限。3.在文件的起草、審核、審批、收發、傳遞、歸檔、保管、查閱、借閱等過程中，應注意保護文件的安全和保密，防止文件丟失、被盜、篡改等情況發生。（二）文件銷毀1.對于已過保管期限或失去保存價值的受控文件，行政部應定期進行清理和銷毀。2.文件銷毀前，行政部應填寫《文件銷毀申請表》，注明文件的名