機關設備使用管理制度一、總則（一）目的為了加強公司機關設備的管理，提高設備使用效率，確保設備的正常運行，延長設備使用壽命，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司機關各部門及所屬員工使用的各類設備，包括但不限于辦公設備（如電腦、打印機、復印機、傳真機等）、通訊設備（如固定電話、移動電話等）、網絡設備（如路由器、交換機等）以及其他專用設備。（三）管理原則1.統一管理原則：公司機關設備由行政部門統一歸口管理，負責設備的采購、調配、維護、報廢等工作。2.誰使用誰負責原則：各部門及員工是設備的直接使用者，負責設備的日常保管、正確使用和安全維護，對因使用不當造成的設備損壞或丟失承擔相應責任。3.合理配置原則：根據工作實際需要，合理配置設備資源，提高設備使用效率，避免資源浪費。4.勤儉節約原則：在設備采購、使用和維護過程中，要樹立勤儉節約意識，降低設備采購成本和使用成本。二、設備采購與配置（一）需求申請各部門根據工作需要，填寫《機關設備需求申請表》，詳細說明設備名稱、規格型號、數量、用途、預計使用時間等信息，并經部門負責人簽字確認后提交至行政部門。（二）審核與審批行政部門收到《機關設備需求申請表》后，對申請內容進行審核，核實是否確有必要購置設備。對于金額較大或涉及多個部門使用的設備，行政部門需組織相關部門進行論證，并報公司領導審批。（三）采購實施經審批同意采購的設備，由行政部門按照公司相關采購流程進行采購。在采購過程中，要嚴格遵守法律法規和公司規定，選擇具有良好信譽和質量保證的供應商，確保采購設備的質量和性能符合要求。（四）驗收與入庫設備到貨后，行政部門會同使用部門按照采購合同和相關標準進行驗收。驗收內容包括設備的數量、規格型號、外觀質量、技術性能等。驗收合格后，填寫《機關設備驗收單》，辦理入庫手續。對于驗收不合格的設備，行政部門要及時與供應商聯系，要求其限期更換或處理。（五）設備配置行政部門根據各部門的實際需求和設備庫存情況，對新采購的設備進行合理配置。配置過程中要遵循公平、公正、合理的原則，確保設備能夠及時、準確地發放到使用部門。三、設備使用與操作（一）使用培訓行政部門負責組織對新購置設備的使用培訓工作，確保使用人員熟悉設備的性能、操作方法和注意事項。使用培訓可采用集中培訓、現場演示、操作手冊等多種方式進行。（二）操作規范1.設備使用人員應嚴格按照設備操作規程進行操作，不得擅自更改設備設置或拆卸設備部件。2.在使用設備過程中，如發現異常情況或故障，應立即停止使用，并及時通知行政部門進行維修。嚴禁設備帶故障運行。3.對于涉及機密信息的設備，使用人員要嚴格遵守公司保密制度，妥善保管設備和相關資料，防止信息泄露。（三）使用登記各部門應建立《機關設備使用登記表》，對本部門使用的設備進行詳細登記，包括設備名稱、規格型號、使用日期、使用人等信息。設備使用人員在使用設備前和使用后，要在登記表上簽字確認。（四）設備借用因工作需要借用其他部門設備的，需填寫《機關設備借用申請表》，經設備所屬部門負責人和行政部門負責人批準后，方可辦理借用手續。借用期限一般不得超過[X]個工作日，借用人員要妥善保管借用設備，按時歸還。如因特殊原因需要延長借用期限的，應提前辦理續借手續。（五）設備共享對于一些使用頻率較低或通用性較強的設備，行政部門可根據實際情況，組織相關部門進行設備共享。設備共享部門應簽訂《機關設備共享協議》，明確各方的權利和義務，確保設備共享的順利進行。四、設備維護與保養（一）日常維護設備使用人員負責設備的日常維護工作，包括設備的清潔、擦拭、檢查、充電等。每天下班前，使用人員要對設備進行一次全面檢查，確保設備處于正常狀態。（二）定期保養行政部門根據設備的使用情況和維護要求，制定設備定期保養計劃，并組織實施。定期保養內容包括設備的內部清潔、零部件更換、性能檢測等。對于重要設備或關鍵設備，行政部門可委托專業維修機構進行定期保養。（三）故障維修設備出現故障時，使用人員應及時填寫《機關設備維修申請表》，注明故障現象、發生時間、使用部門等信息，并提交至行政部門。行政部門接到維修申請后，要及時安排維修人員進行維修。對于一般性故障，維修人員應在[X]個工作日內修復；對于較為復雜的故障，維修人員應在[X]個工作日內給出維修方案，并盡快完成修復工作。（四）維修記錄行政部門應建立《機關設備維修記錄臺賬》，對設備的維修情況進行詳細記錄，包括設備名稱、規格型號、故障現象、維修時間、維修內容、維修費用等信息。維修記錄臺賬要妥善保管，以備查閱。（五）設備更新與升級隨著技術的不斷發展和工作需求的變化，行政部門要根據實際情況，及時對設備進行更新與升級。設備更新與升級應遵循以下原則：1.必要性原則：根據工作實際需要，確定是否需要對設備進行更新與升級。2.可行性原則：在進行設備更新與升級前，要對設備的性能、兼容性、成本等因素進行綜合評估，確保更新與升級方案具有可行性。3.效益性原則：在保證設備性能和工作需求的前提下，要盡量降低設備更新與升級的成本，提高設備的使用效益。五、設備安全與保密（一）安全管理1.行政部門要加強對設備安全的管理，制定設備安全管理制度和應急預案，確保設備的安全運行。2.設備使用人員要增強安全意識，妥善保管設備，防止設備被盜、丟失或損壞。對于重要設備，要采取必要的安全防范措施，如安裝防盜報警裝置、設置密碼鎖等。3.在設備使用過程中，要注意防火、防盜、防潮、防雷等安全事項，避免因自然災害或人為因素造成設備損壞或安全事故。（二）保密管理1.對于涉及公司機密信息的設備，使用人員要嚴格遵守公司保密制度，簽訂保密協議，明確保密責任和義務。2.設備存儲的機密信息要進行加密處理，防止信息泄露。在設備使用過程中，要注意防止他人窺視、竊取機密信息。3.設備報廢或不再使用時，使用人員要及時將設備中的機密信息進行清除或銷毀，并將設備交回行政部門統一處理。六、設備盤點與清查（一）定期盤點行政部門每年至少組織一次機關設備的全面盤點工作，對設備的數量、規格型號、使用狀態、存放地點等信息進行詳細核對。盤點過程中要填寫《機關設備盤點表》，確保賬實相符。（二）不定期清查行政部門可根據工作需要，不定期對機關設備進行清查，重點檢查設備的使用情況、維護保養情況、安全保密情況等。對于清查中發現的問題，要及時進行整改。（三）盤點結果處理1.對于盤點中發現的設備盤盈、盤虧情況，行政部門要查明原因，提出處理意見，并報公司領導審批。2.對于盤盈的設備，要及時登記入賬，并按照規定進行調配和使用；對于盤虧的設備，要查明責任，追究相關人員的責任，并按照規定進行核銷處理。七、設備報廢與處置（一）報廢條件符合下列條件之一的設備，可申請報廢：1.已超過規定使用年限，且設備性能嚴重下降，無法滿足工作需要的；2.因技術進步或其他原因，已被淘汰的；3.因自然災害或意外事故，導致設備嚴重損壞，無法修復的；4.設備維修費用過高，繼續使用不經濟的。（二）報廢申請設備使用部門或保管人員填寫《機關設備報廢申請表》，詳細說明設備報廢原因、設備名稱、規格型號、購置時間、使用情況等信息，并提交至行政部門。（三）鑒定與審批行政部門收到報廢申請后，要組織相關技術人員對設備進行鑒定，確認是否符合報廢條件。對于符合報廢條件的設備，行政部門要填寫《機關設備報廢鑒定表》，報公司領導審批。（四）報廢處置經批準報廢的設備，行政部門要按照國家有關規定和公司要求進行處置。處置方式包括出售、捐贈、報廢拆解等。在處置過程中，要確保設備中的機密信息得到妥善處理，防止信息泄露。（五）報廢記錄行政部門要建立《機關設備報廢記錄臺賬》，對設備的