禮品庫臺賬管理制度一、總則（一）目的為了規范公司禮品庫的管理，確保禮品的采購、存儲、發放、使用等環節有序進行，提高禮品使用的合理性和效益，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司禮品庫的所有禮品管理活動，包括禮品的采購、驗收、入庫、存儲、領用、發放、盤點及處置等。（三）管理原則1.規范管理原則：嚴格按照規定的流程和標準進行禮品庫的各項操作，確保管理工作的規范化、標準化。2.合理使用原則：根據公司業務需求和實際情況，合理安排禮品的使用，避免浪費和濫用。3.安全存儲原則：確保禮品的存儲安全，防止禮品損壞、丟失、變質等情況發生。4.責任明確原則：明確各環節的責任人和職責，做到責任到人，確保管理工作的有效執行。二、禮品采購管理（一）采購需求提出1.各部門根據業務需要，提前填寫《禮品采購申請表》，詳細說明采購禮品的名稱、規格、數量、用途、預計采購時間等信息。2.《禮品采購申請表》需經部門負責人審核簽字后，提交至行政部門。（二）采購審批1.行政部門收到《禮品采購申請表》后，進行初步審核，核實采購需求的合理性和必要性。2.對于金額較大的禮品采購（具體金額標準由公司另行規定），需提交公司管理層審批。3.經審批通過的《禮品采購申請表》由行政部門留存一份，作為采購依據，并返還一份給申請部門。（三）采購實施1.行政部門根據審批后的《禮品采購申請表》，選擇合適的供應商進行采購。2.在采購過程中，應充分了解供應商的信譽、產品質量、價格等情況，確保采購的禮品符合公司要求。3.與供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括禮品的規格、數量、價格、交貨時間、質量標準、售后服務等條款。（四）采購驗收1.禮品到貨后，行政部門會同相關部門（如申請部門、質量檢驗部門等）進行驗收。2.驗收內容包括禮品的數量、規格、質量、外觀等是否與采購合同一致。3.對于驗收合格的禮品，填寫《禮品驗收單》，相關人員簽字確認；對于驗收不合格的禮品，及時與供應商聯系，辦理退換貨手續。三、禮品入庫管理（一）入庫登記1.驗收合格的禮品由行政部門負責辦理入庫手續，填寫《禮品入庫登記表》。2.《禮品入庫登記表》應詳細記錄禮品的名稱、規格、數量、入庫日期、供應商名稱、采購單號等信息。（二）入庫存儲1.根據禮品的性質、類別、規格等，分類存放于禮品庫的相應區域。2.建立禮品存儲臺賬，記錄禮品的出入庫情況，確保賬實相符。3.定期對禮品庫進行檢查，查看禮品的存儲狀況，防止禮品損壞、丟失、變質等情況發生。四、禮品領用管理（一）領用申請1.各部門因工作需要領用禮品時，填寫《禮品領用申請表》，注明領用禮品的名稱、規格、數量、用途等信息。2.《禮品領用申請表》需經部門負責人審核簽字后，提交至行政部門。（二）領用審批1.行政部門收到《禮品領用申請表》后，根據庫存情況進行審批。2.對于庫存充足的禮品，直接批準領用；對于庫存不足的禮品，需與采購部門協調，確定補貨時間。3.經審批通過的《禮品領用申請表》由行政部門留存一份，作為領用依據，并返還一份給申請部門。（三）禮品發放1.申請部門憑審批通過的《禮品領用申請表》到禮品庫領取禮品。2.禮品庫管理人員按照申請表上的信息發放禮品，并在《禮品領用登記表》上記錄領用日期、領用人、禮品名稱、規格、數量等信息。3.領用人在領取禮品時，需當場核對禮品的數量、規格等，確認無誤后簽字確認。五、禮品發放管理（一）發放原則1.根據公司業務需要和實際情況，合理確定禮品的發放對象、發放時間和發放數量。2.禮品發放應遵循公平、公正、公開的原則，確保發放過程透明。（二）發放流程1.行政部門根據公司規定和業務需求，制定禮品發放計劃，明確發放對象、禮品內容、發放時間等。2.將禮品發放計劃通知相關部門和人員，并提前做好禮品的準備工作。3.在規定的發放時間內，按照發放計劃進行禮品發放，確保發放工作順利進行。4.對于重要客戶或合作伙伴的禮品發放，可安排專人進行送達，并做好簽收記錄。（三）發放記錄1.建立禮品發放臺賬，詳細記錄禮品的發放日期、發放對象、禮品名稱、規格、數量、發放方式等信息。2.禮品發放臺賬應定期進行核對和更新，確保記錄準確無誤。六、禮品盤點管理（一）盤點計劃1.行政部門定期（每季度或半年）組織禮品庫盤點工作，制定詳細的盤點計劃。2.盤點計劃應明確盤點時間、盤點范圍、盤點人員分工等信息。（二）盤點實施1.按照盤點計劃，組織盤點人員對禮品庫進行全面盤點。2.盤點人員應認真核對禮品的實物數量與庫存臺賬記錄是否一致，同時檢查禮品的質量狀況。3.在盤點過程中，如發現賬實不符的情況，應及時查明原因，并填寫《禮品盤點差異表》。（三）盤點結果處理1.根據盤點結果，編制《禮品盤點報告》，詳細說明盤點情況、賬實差異及原因分析等。2.對于盤盈的禮品，應查明原因，經審批后調整庫存臺賬；對于盤虧的禮品，應追究相關責任人的責任，并根據實際情況進行處理。3.將《禮品盤點報告》提交公司管理層審閱，并根據管理層意見進行后續工作安排。七、禮品處置管理（一）處置范圍1.因質量問題、過期、損壞等原因無法正常使用的禮品。2.長期積壓且無使用價值的禮品。（二）處置方式1.對于可修復的禮品，經維修后可繼續使用的，進行維修處理后重新入庫。2.對于無法修復或無使用價值的禮品，可根據實際情況選擇以下處置方式：報廢處理：填寫《禮品報廢申請表》，經審批后進行報廢處理，并在庫存臺賬中核銷。捐贈處理：將禮品捐贈給合適的慈善機構或社會公益組織，并做好相關記錄。變賣處理：經評估后，將禮品進行變賣，變賣收入上繳公司財務部門。（三）處置審批1.禮品處置申請需填寫《禮品處置申請表》，詳細說明處置原因、處置方式、預計處置時間等信息。2.《禮品處置申請表》需經部門負責人審核簽字后，提交至行政部門。3.對于金額較大的禮品處置（具體金額標準由公司另行規定），需提交公司管理層審批。4.經審批通過的《禮品處置申請表》由行政部門負責組織實施，并做好相關記錄。八、禮品庫安全管理（一）安全設施配備1.禮品庫應配備必要的安全設施，如消防器材、防盜設備、防潮設備等，確保禮品存儲安全。2.定期對安全設施進行檢查和維護，確保其正常運行。（二）人員安全管理1.禮品庫管理人員應熟悉安全操作規程，嚴格遵守安全制度。2.進入禮品庫的人員應遵守相關規定，不得攜帶易燃易爆等危險物品進入。3.加強對禮品庫的安全巡查，及時發現和排除安全隱患。（三）應急處理1.制定禮品庫安全應急預案，明確應急處置流程和責任分工。2.定期組織安全應急演練，提高管理人員的應急處理能力。3.發生安全事故時，應立即啟動應急預案，采取有效措施進行處理，并及時向上級報告。九、禮品庫信息化管理（一）系統建設1.建立禮品庫管理信息系統，實現禮品采購、入庫、存儲、領用、發放、盤點、處置等環節的信息化管理。2.禮品庫管理信息系統應具備數據錄入、查詢、統計、分析等功能，方便管理人員進行操作和管理。（二）數據維護1.定期對禮品庫管理信息系統中的數據進行備份，防止數據丟失。2.及時更新系統中的禮品信息、庫存信息、人員信息等，確保數據的準確性和及時性。（三）系統使用1.禮品庫管理人員應熟練掌握禮品庫管理信息系統的操作方法，按照規定的流程進行數據錄入和查詢等操作。2.其他部門人員如需查詢禮品庫相關信息，應通過禮品庫管理信息系統進行申請，經行政部門批準后，方可進行查詢。十、監督與考核（一）監督檢查1.公司內部審計部門定期對禮品庫管理情況進行監督檢查，確保各項管理制度的有效執行。2.行政部門應加強對禮品庫日常管理工作的自查自糾，及時發現和解決存在的問題。（二）考核評價1.建立禮品庫管理考核評價機制，對禮品庫管理人員和相關部門的管理工作進行考核評價。2.考核評價指標包括禮品采購的及時性和合理性、禮品入庫和發放的準確性、禮品庫存管理的規范性、禮品處置的合規性等。3.根據考核評價結果，對表現優秀的部門和個人進行表彰和獎勵；對存在問題的部門和個人進行批評教育，并責令限期整改；對違反制度規定