招標監(jiān)控視頻管理制度一、總則（一）目的為加強公司招標活動的管理與監(jiān)督，確保招標過程的公平、公正、公開，維護公司利益，特制定本招標監(jiān)控視頻管理制度。本制度旨在規(guī)范招標監(jiān)控視頻的錄制、存儲、查閱、使用等流程，保證視頻資料能夠真實、完整地記錄招標全過程，為后續(xù)的監(jiān)督檢查、問題追溯及糾紛處理提供有力依據(jù)。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及招標活動的項目，包括但不限于工程建設(shè)、物資采購、服務(wù)外包等各類招標項目。（三）基本原則1.合法性原則：招標監(jiān)控視頻的管理應(yīng)嚴格遵守國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定，確保視頻資料的獲取、使用等行為合法合規(guī)。2.真實性原則：監(jiān)控視頻應(yīng)如實記錄招標活動的實際情況，不得進行剪輯、篡改等操作，保證視頻內(nèi)容的真實性和客觀性。3.保密性原則：對招標監(jiān)控視頻中涉及的商業(yè)秘密、投標方信息等予以嚴格保密，防止信息泄露給公司造成損失。4.完整性原則：從招標活動開始至結(jié)束，應(yīng)確保監(jiān)控視頻記錄的完整性，不得遺漏關(guān)鍵環(huán)節(jié)和重要信息。二、監(jiān)控設(shè)備與設(shè)置（一）設(shè)備配備1.根據(jù)招標活動的場地及需求，在招標現(xiàn)場合理安裝監(jiān)控設(shè)備，確保能夠覆蓋整個招標區(qū)域，包括開標室、評標室、投標文件接收區(qū)等關(guān)鍵地點。2.監(jiān)控設(shè)備應(yīng)具備高清拍攝功能，能夠清晰記錄人員面部特征、行為動作、文件資料內(nèi)容等細節(jié)信息，保證視頻畫面質(zhì)量。3.定期對監(jiān)控設(shè)備進行檢查和維護，確保設(shè)備正常運行，圖像清晰、聲音正常。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障，應(yīng)及時安排維修或更換，確保在招標活動前設(shè)備處于良好狀態(tài)。（二）設(shè)置要求1.監(jiān)控設(shè)備的安裝位置應(yīng)避免出現(xiàn)監(jiān)控死角，確保對招標現(xiàn)場的全方位監(jiān)控。2.監(jiān)控設(shè)備應(yīng)設(shè)置合理的拍攝角度，保證能夠清晰記錄招標活動中的各類行為和信息。開標室的監(jiān)控設(shè)備應(yīng)能夠拍攝到開標過程中的所有人員、開標文件及開標操作等情況；評標室的監(jiān)控設(shè)備應(yīng)能清晰記錄評標專家的評標過程、討論情況以及相關(guān)文件資料等。3.監(jiān)控設(shè)備應(yīng)具備時間記錄功能，確保視頻資料準確記錄招標活動的時間順序，便于后續(xù)查閱和分析。三、視頻錄制（一）錄制人員安排1.在每次招標活動前，由公司行政部門指定專人負責監(jiān)控視頻的錄制工作。錄制人員應(yīng)具備責任心強、熟悉監(jiān)控設(shè)備操作等特點。2.錄制人員應(yīng)提前到達招標現(xiàn)場，檢查監(jiān)控設(shè)備是否正常運行，確保錄制工作能夠順利進行。（二）錄制要求1.錄制工作應(yīng)在招標活動開始前啟動，直至招標活動結(jié)束后一段時間（根據(jù)實際情況確定，一般為[X]個工作日），確保能夠完整記錄招標活動的全過程及后續(xù)相關(guān)情況。2.在錄制過程中，錄制人員應(yīng)保持設(shè)備穩(wěn)定，避免因設(shè)備晃動等原因?qū)е乱曨l畫面不清晰。同時，要注意觀察招標現(xiàn)場情況，及時調(diào)整拍攝角度，確保關(guān)鍵環(huán)節(jié)和重要信息無遺漏。3.對于開標、評標等重要環(huán)節(jié)，錄制人員應(yīng)重點關(guān)注，詳細記錄過程中的每一個細節(jié)，包括人員發(fā)言、文件傳遞、投票表決等情況。4.錄制過程中，錄制人員不得擅自離開監(jiān)控設(shè)備，如因特殊原因需要暫時離開，應(yīng)安排其他可靠人員代為監(jiān)控，確保錄制工作不間斷。5.錄制完成后，錄制人員應(yīng)及時將視頻資料進行保存，并按照規(guī)定的格式和命名方式進行標注，標注內(nèi)容應(yīng)包括招標項目名稱、招標時間、錄制人員等信息，以便于后續(xù)查閱和管理。四、視頻存儲（一）存儲方式1.招標監(jiān)控視頻應(yīng)采用安全可靠的存儲方式，如硬盤存儲、云端存儲等。優(yōu)先考慮采用多種存儲方式相結(jié)合的方式，以確保數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。2.對于硬盤存儲，應(yīng)定期對存儲硬盤進行檢查和備份，防止因硬盤故障等原因?qū)е乱曨l資料丟失。備份硬盤應(yīng)存放在安全的地點，并定期進行異地存儲，以防止因自然災(zāi)害等不可抗力因素造成數(shù)據(jù)損壞。3.對于云端存儲，應(yīng)選擇具有良好信譽和安全保障的云服務(wù)提供商，并簽訂詳細的服務(wù)協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保云存儲服務(wù)的穩(wěn)定性和數(shù)據(jù)安全性。（二）存儲期限1.招標監(jiān)控視頻的存儲期限應(yīng)根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定和法律法規(guī)要求確定，一般為[X]年。在存儲期限內(nèi)，應(yīng)確保視頻資料的完整性和可查閱性。2.對于超過存儲期限的視頻資料，應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進行妥善處理，一般可采用刪除、銷毀等方式，但應(yīng)保留相關(guān)的處理記錄，以備后續(xù)查詢。（三）存儲安全1.建立嚴格的視頻存儲安全管理制度，對存儲設(shè)備和存儲環(huán)境進行定期檢查和維護，確保存儲設(shè)備的正常運行和數(shù)據(jù)的安全存儲。2.對存儲視頻資料的設(shè)備和存儲區(qū)域進行加密處理，設(shè)置訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和操作存儲設(shè)備。3.加強對存儲場所的安全防范措施，安裝監(jiān)控報警設(shè)備，防止因火災(zāi)、盜竊等原因?qū)е麓鎯υO(shè)備損壞或視頻資料丟失。五、視頻查閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員如需查閱招標監(jiān)控視頻，應(yīng)按照規(guī)定的權(quán)限進行申請。一般情況下，公司管理層、招標項目負責人、審計部門人員等因工作需要可申請查閱相關(guān)視頻資料。2.查閱申請應(yīng)填寫詳細的申請表，注明查閱的項目名稱、查閱原因、查閱時間等信息，并提交所在部門負責人審批。審批通過后，方可進行查閱。3.對于涉及商業(yè)秘密、投標方信息等敏感內(nèi)容的視頻資料，查閱權(quán)限應(yīng)嚴格控制，僅限特定人員查閱，并需經(jīng)過公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）查閱流程1.申請人填寫查閱申請表，提交所在部門負責人審批。2.部門負責人審批通過后，將申請表提交至行政部門。行政部門根據(jù)申請表內(nèi)容，安排專人協(xié)助申請人進行查閱，并做好查閱記錄。3.查閱人員應(yīng)在指定的地點進行查閱，查閱過程中不得對視頻資料進行復(fù)制、傳播、刪除等操作。如需對視頻資料進行分析或提取相關(guān)信息，應(yīng)經(jīng)過行政部門同意，并在行政部門人員的監(jiān)督下進行。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時歸還所查閱的視頻資料，并在查閱記錄上簽字確認。行政部門對查閱記錄進行整理歸檔，以備后續(xù)查詢。六、視頻使用（一）使用范圍1.招標監(jiān)控視頻主要用于公司內(nèi)部的監(jiān)督檢查、問題追溯、糾紛處理等工作。未經(jīng)公司授權(quán)，任何單位和個人不得將視頻資料用于其他用途。2.在公司內(nèi)部監(jiān)督檢查工作中，審計部門、紀檢部門等可根據(jù)工作需要查閱和使用招標監(jiān)控視頻，以核實招標活動的合規(guī)性、公正性等情況。3.在問題追溯和糾紛處理過程中，相關(guān)部門可依據(jù)視頻資料提供的證據(jù)，查明事實真相，維護公司合法權(quán)益。（二）使用審批1.如因工作需要使用招標監(jiān)控視頻，應(yīng)填寫使用申請表，注明使用目的、使用內(nèi)容、使用時間等信息，并提交所在部門負責人審批。2.對于涉及對外提供視頻資料等情況，需經(jīng)過公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批，并按照法律法規(guī)要求辦理相關(guān)手續(xù)。3.審批通過后，方可按照規(guī)定的方式和范圍使用招標監(jiān)控視頻。（三）使用方式1.如需在公司內(nèi)部會議、培訓(xùn)等場合播放招標監(jiān)控視頻，應(yīng)經(jīng)過行政部門同意，并在行政部門人員的協(xié)助下進行播放操作。播放過程中應(yīng)注意控制播放范圍，確保視頻資料僅在授權(quán)范圍內(nèi)使用。2.如需對招標監(jiān)控視頻進行剪輯、編輯等操作，應(yīng)經(jīng)過嚴格的審批流程，并確保剪輯、編輯后的視頻內(nèi)容真實、客觀，不影響原視頻資料的完整性和真實性。剪輯、編輯后的視頻資料應(yīng)按照規(guī)定進行存儲和管理。3.在使用招標監(jiān)控視頻過程中，應(yīng)注意保護視頻資料的版權(quán)和相關(guān)人員的隱私，不得對視頻資料進行惡意篡改、傳播等行為，避免給公司和相關(guān)人員造成不良影響。七、視頻保密（一）保密責任1.公司所有涉及招標監(jiān)控視頻管理和使用的人員，均負有保密責任。應(yīng)嚴格遵守公司的保密制度，不得泄露視頻資料中的任何信息。2.行政部門負責對招標監(jiān)控視頻的保密工作進行監(jiān)督和管理，定期對相關(guān)人員進行保密教育和培訓(xùn)，提高保密意識。（二）保密措施1.對招標監(jiān)控視頻資料進行加密存儲，設(shè)置訪問密碼，并定期更換密碼。2.嚴格限制視頻資料的查閱和使用權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能接觸和處理視頻資料。3.在傳輸招標監(jiān)控視頻資料時，應(yīng)采用加密傳輸方式，確保數(shù)據(jù)傳輸過程中的安全性。4.對于存儲招標監(jiān)控視頻資料的設(shè)備和存儲介質(zhì)，應(yīng)妥善保管，防止丟失或被盜。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備或介質(zhì)丟失，應(yīng)立即采取措施進行查找，并及時向公司報告。5.在對外提供招標監(jiān)控視頻資料時，應(yīng)按照法律法規(guī)要求簽訂保密協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保視頻資料的保密性。八、視頻銷毀（一）銷毀條件1.當招標監(jiān)控視頻資料達到存儲期限或因其他原因需要銷毀時，應(yīng)按照本制度規(guī)定進行銷毀處理。2.對于涉及重大違法違規(guī)行為或存在糾紛的招標項目，監(jiān)控視頻資料的銷毀應(yīng)在糾紛處理結(jié)束且相關(guān)法律責任明確后進行。（二）銷毀流程1.由行政部門提出視頻銷毀申請，填寫銷毀申請表，注明銷毀的項目名稱、視頻資料數(shù)量、存儲介質(zhì)信息等內(nèi)容，并提交所在部門負責人審批。2.部門負責人審批通過后，將申請表提交至公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)批準后，行政部門安排專人負責視頻資料的銷毀工作。銷毀過程應(yīng)進行詳細記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時間、銷毀地點、銷毀方式、監(jiān)銷人員等信息。4.視頻資料的銷毀方式可采用格式化存儲設(shè)備、粉碎存儲介質(zhì)等方式，確保視頻資料無法恢復(fù)。5.銷毀工作完成后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀記錄上簽字確認，行政部門將銷毀記錄整理歸檔，以備后續(xù)查詢。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司審計部門負責對招標監(jiān)控視頻管理制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查，確保制度的有效實施。（二）檢查內(nèi)容1.監(jiān)控設(shè)備的安裝、運行及維護情況，是否能夠正常記錄招標活動全過程。2.視頻錄制工作是否按照要求進行，錄制內(nèi)容是否完整、真實。3.視頻存儲是否安全可靠，存儲期限是否符合規(guī)定。4.視頻查閱和使用是否按照審批流程進行，是否存在違規(guī)操作。5.視頻保密措施是否落實到位，是否存在信息泄露風險。6.視頻銷毀工作是否按照規(guī)定流程進行，銷毀記錄是否完整。（三）檢查方式1.定期檢查：審計部門定期對招標監(jiān)控視頻管理制度的執(zhí)行情況進行全面檢查，一般每[X]個月進行一次。2.不定期抽查：審計部門可根據(jù)工作需要，對招標監(jiān)控視頻管理的某個環(huán)節(jié)或特定項目進行不定期抽查，及時發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。3.專項檢查：針對招標活動中出現(xiàn)的重大問題或投訴舉報等情況，審計部門可開展專項檢查，深入調(diào)查相關(guān)招標監(jiān)控視頻資料，查明原因，追究責任。（四）問題處理1.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，審計部門應(yīng)及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改。2.責任部門應(yīng)針對問題制定詳細的整改措施，并在規(guī)定時間內(nèi)完成整改。整改完