服裝公司樣品管理制度一、總則1.目的本制度旨在規范公司樣品管理流程，確保樣品的有效使用、妥善保管以及合理流轉，提高公司資源利用效率，保障產品研發、生產、銷售等環節的順利進行，維護公司利益。2.適用范圍本制度適用于公司內部涉及樣品管理的各個部門，包括但不限于設計部、研發部、生產部、銷售部、市場部等，以及與樣品管理相關的所有人員。3.基本原則準確性原則：樣品信息應準確無誤，包括款式、尺碼、顏色、面料等，確保與設計要求和生產標準一致。完整性原則：樣品應保持完整，不得有損壞、缺失等情況，保證其能夠真實反映產品質量和特性。安全性原則：加強樣品的安全保管，防止丟失、被盜、損壞等情況發生，確保樣品處于良好的存儲狀態。高效性原則：優化樣品管理流程，提高樣品的使用效率，減少流轉時間，滿足公司業務需求。二、樣品的分類及編號1.樣品分類設計樣品：由設計部根據市場調研和品牌定位設計的初步款式樣品，用于展示設計理念和風格，供內部評審和客戶參考。研發樣品：在設計樣品基礎上，經過進一步研發改進，用于測試產品性能、工藝可行性等的樣品，是產品正式投產前的重要驗證環節。生產樣品：按照生產工藝和標準制作的，用于確認生產流程、檢驗生產質量的樣品，是批量生產的參照依據。銷售樣品：提供給銷售部門用于市場推廣、客戶展示、訂單洽談等的樣品，直接影響銷售效果和客戶訂單獲取。2.樣品編號規則為便于樣品的識別、管理和追溯，制定統一的樣品編號規則。編號應包含樣品類別、年份、月份、順序號等信息，具體如下：設計樣品：SJ+年份（后兩位）+月份+順序號，例如SJ230805，表示2023年8月的第5個設計樣品。研發樣品：YF+年份（后兩位）+月份+順序號，例如YF230812，表示2023年8月的第12個研發樣品。生產樣品：SC+年份（后兩位）+月份+順序號，例如SC230820，表示2023年8月的第20個生產樣品。銷售樣品：XS+年份（后兩位）+月份+順序號，例如XS230830，表示2023年8月的第30個銷售樣品。三、樣品的申請與審批1.申請流程需求部門填寫申請表：各部門因工作需要申請樣品時，需填寫《樣品申請表》，詳細說明樣品名稱、類別、數量、用途、預計歸還時間等信息。提交申請：申請表經部門負責人簽字確認后，提交至樣品管理部門。2.審批流程樣品管理部門初審：樣品管理部門收到申請表后，對申請信息進行初步審核，檢查申請理由是否充分、樣品需求數量是否合理等。相關部門會審：對于涉及多個部門的樣品申請，由樣品管理部門組織相關部門進行會審，共同評估樣品申請的必要性和可行性。領導審批：初審和會審通過后，申請表提交至公司領導進行最終審批。領導根據公司資源狀況、業務需求等因素進行審批決策。3.特殊情況處理如遇緊急樣品需求，無法按照正常申請審批流程進行時，需求部門可先口頭向樣品管理部門說明情況，經同意后先行領取樣品，但需在事后及時補辦申請審批手續。四、樣品的制作與交付1.設計樣品制作設計部負責：設計部根據設計理念和要求，安排設計師進行樣品制作。設計師應確保設計樣品符合品牌風格和市場需求，標注清楚各項設計細節。制作要求：設計樣品應采用合適的面料和輔料，按照設計稿進行精確裁剪、縫制，保證款式、版型、顏色等與設計方案一致。交付時間：設計樣品制作完成后，設計部應按照申請表中的要求，及時交付至樣品管理部門，并辦理交接手續。2.研發樣品制作研發部主導：研發部根據設計樣品和產品研發計劃，組織技術人員進行樣品制作。研發過程中，需對產品性能、工藝可行性等進行測試和驗證。制作要求：研發樣品應嚴格按照研發標準和工藝要求進行制作，對關鍵工藝和技術參數進行記錄和分析。如有問題，及時調整改進。交付時間：研發樣品制作完成后，研發部應向樣品管理部門提交詳細的研發報告，并將樣品交付至指定地點，同時辦理交接手續。3.生產樣品制作生產部執行：生產部根據研發樣品和生產訂單要求，安排生產線進行生產樣品制作。生產過程中，要嚴格控制產品質量，確保符合生產標準。制作要求：生產樣品應使用與批量生產相同的面料、輔料和生產工藝，制作過程中要進行首件檢驗、巡檢等質量控制環節。交付時間：生產樣品制作完成后，生產部應進行自檢，合格后填寫《生產樣品檢驗報告》，將樣品和報告一并交付至質量檢驗部門進行檢驗。檢驗合格后，交付至樣品管理部門，并辦理交接手續。4.銷售樣品制作銷售部需求：銷售部根據市場推廣和客戶需求，向樣品管理部門提出銷售樣品制作申請。樣品管理部門根據申請安排相關部門制作。制作要求：銷售樣品應保證外觀質量良好，包裝精美，能夠充分展示產品優勢和特色。交付時間：銷售樣品制作完成后，制作部門應及時交付至銷售部，并辦理交接手續。銷售部負責對銷售樣品進行妥善保管和使用。五、樣品的領用與歸還1.領用流程領取人填寫領用單：需要領用樣品的人員，在樣品管理部門領取樣品時，需填寫《樣品領用單》，注明樣品編號、名稱、數量、領用時間、用途等信息。部門負責人簽字：領用單經所在部門負責人簽字確認后，交至樣品管理部門。樣品管理部門發放：樣品管理部門根據領用單信息，核對樣品庫存，確認無誤后發放樣品，并在領用單上簽字確認。2.歸還流程歸還人填寫歸還單：樣品使用完畢后，領用人員應及時填寫《樣品歸還單》，注明樣品編號、名稱、數量、歸還時間等信息。檢查樣品：樣品管理部門收到歸還單后，對歸還的樣品進行檢查，確認樣品是否完好無損、數量是否準確等。辦理歸還手續：如樣品符合歸還要求，樣品管理部門在歸還單上簽字確認，辦理歸還手續，并更新樣品庫存記錄。如發現樣品有損壞、缺失等情況，應及時與領用人員溝通，查明原因，按照相關規定進行處理。3.逾期歸還處理如領用人員未能在規定時間內歸還樣品，應提前向樣品管理部門說明原因，并申請延期歸還。未經批準逾期歸還的，樣品管理部門將按照規定對領用人員進行相應處罰，處罰措施包括但不限于警告、罰款等。同時，逾期期間產生的樣品保管費用由領用人員所在部門承擔。六、樣品的保管與存儲1.保管責任樣品管理部門：負責建立樣品倉庫，制定樣品保管制度，安排專人負責樣品的日常保管工作，確保樣品存儲安全、有序。使用部門：領用樣品的部門應指定專人對樣品進行妥善保管，防止樣品丟失、損壞等情況發生。在使用過程中，要按照規定的使用方法和要求進行操作。2.存儲環境要求溫度和濕度：根據不同樣品的特性，設置合適的存儲溫度和濕度范圍。例如，對于一些易受潮的面料樣品，應存儲在濕度較低的環境中；對于對溫度敏感的樣品，要控制好存儲溫度。通風條件：樣品倉庫應具備良好的通風條件，保證空氣流通，防止異味、霉菌等對樣品造成影響。防火防潮防蟲：配備必要的消防器材，做好防火措施；采取防潮措施，如放置干燥劑等；定期檢查倉庫，防止蟲害滋生，對樣品造成損壞。3.樣品標識管理標識內容：樣品應粘貼清晰的標識，注明樣品編號、名稱、類別、尺碼、顏色、面料成分、生產日期、保質期等信息。標識更新：當樣品的相關信息發生變更時，如面料成分調整、款式修改等，應及時更換標識，確保標識信息準確無誤。4.庫存盤點定期盤點：樣品管理部門應定期對樣品庫存進行盤點，每月至少進行一次小盤點，每季度進行一次大盤點。盤點時，要認真核對樣品的數量、編號、狀態等信息，確保賬實相符。盤點結果處理：如發現盤點差異，應及時查明原因，填寫《樣品盤點差異報告》，并根據差異情況進行相應處理。如屬于保管不善導致的損失，要追究相關人員的責任；如屬于系統記錄錯誤等原因，要及時進行調整。七、樣品的報廢與銷毀1.報廢條件損壞無法修復：樣品因使用不當、保管不善等原因造成嚴重損壞，無法通過修復恢復其原有功能和質量的。款式淘汰：因市場需求變化、產品升級換代等原因，樣品所屬款式已不再適用，且無保留價值的。超過保質期：對于有保質期要求的樣品，超過保質期且已失去使用價值的。2.報廢申請與審批申請部門填寫申請表：符合報廢條件的樣品，由使用部門或保管部門填寫《樣品報廢申請表》，詳細說明樣品報廢原因、編號、名稱、數量等信息。部門負責人審核：申請表經所在部門負責人審核簽字后，提交至樣品管理部門。樣品管理部門審查：樣品管理部門對報廢申請進行審查，核實報廢原因和樣品情況。如涉及金額較大或重要樣品的報廢，可組織相關部門進行會審。領導審批：審查通過后，申請表提交至公司領導進行最終審批。領導根據公司規定和實際情況進行審批決策。3.報廢處理方式銷毀：對于已批準報廢的樣品，原則上應進行銷毀處理。銷毀方式可根據樣品特性選擇合適的方法，如粉碎、焚燒等，確保樣品信息不被泄露。記錄存檔：在樣品銷毀過程中，要安排專人進行監督，并做好記錄，記錄內容包括樣品編號、名稱、數量、銷毀時間、銷毀方式、監督人員等。銷毀記錄應妥善保存，以備查閱。八、樣品的借用與外借1.借用流程內部借用：公司內部部門之間因工作需要借用樣品時，借用部門需填寫《樣品借用申請表》，注明借用樣品編號、名稱、數量、借用時間、用途等信息，經部門負責人簽字后，提交至樣品管理部門。樣品管理部門審核同意后，辦理借用手續，并通知保管部門做好樣品交接。歸還流程：借用結束后，借用部門應及時歸還樣品，并填寫《樣品歸還單》。樣品管理部門按照歸還流程進行檢查和確認，辦理歸還手續。2.外借流程外借申請：因業務合作等原因需要將樣品外借給外部單位時，由相關業務部門填寫《樣品外借申請表》，詳細說明外借樣品編號、名稱、數量、外借時間、外借單位、用途、預計歸還時間等信息，提交至樣品管理部門。審批流程：樣品管理部門對申請進行初審，涉及重要樣品或金額較大的外借申請，需提交公司領導審批。審批通過后，樣品管理部門與外借單位簽訂《樣品外借協議》，明確雙方權利義務。樣品交付：按照外借協議要求，樣品管理部門安排專人將樣品交付至外借單位，并辦理交接手續。同時，告知外借單位樣品的保管要求和注意事項。歸還跟蹤：外借期間，樣品管理部門要定期對外借樣品進行跟蹤，了解使用情況。外借到期前，提醒外借單位按時歸還樣品。外借單位歸還樣品時，按照外借流程進行檢查和驗收，辦理歸還手續。如發現樣品有損壞、丟失等情況，按照外借協議要求外借單位進行賠償。九、樣品的質量控制1.質量標準制定設計部和研發部：在樣品制作前，應明確樣品的質量標準，包括款式、版型、面料、工藝等方面的要求。質量標準應符合公司產品定位和市場需求，確保樣品能夠代表公司產品質量水平。生產部：根據設計樣品和研發樣品確定的質量標準，制定生產樣品的具體質量控制指標和檢驗方法。生產過程中，嚴格按照質量標準進行操作和檢驗。2.檢驗流程首件檢驗：在生產樣品制作過程中，生產部門完成首件產品后，由質量檢驗部門進行首件檢驗。首件檢驗合格后方可進行批量生產。巡檢：生產過程中，質量檢驗人員要定期進行巡檢，檢查生產工藝執行情況、產品質量狀況等，及時發現和糾正質量問題。成品檢驗：生產樣品制作完成后，質量檢驗部門按照質量標準和檢驗方法進行全面的成品檢驗。檢驗合格的樣品出具《生產樣品檢驗報告》，不合格的樣品要及時反饋給生產部門進行整改。3.質量問題處理反饋與整改：對于檢驗過程中發現的質量問題，質量檢驗部門應及時填寫《質量問題反饋單》，反饋給責任部門。責任部門要分析問題原因，制定整改措施，限期進行整改。跟蹤復查：整改完成后，質量檢驗部門對整改情況進行跟蹤復查，確保問題得到徹底解決。如再次檢驗仍不合格，要進一步追究責任部門和相關人員的責任。十、樣品管理的監督與考核1.監督機制內部審計：公司內部審計部門定期對樣品管理情況進行審計，檢查樣品管理制度的執行情況、樣品申請審批流程的合規性、樣品庫存的準確性等，發現問題及時提出整改意見。日常檢查：樣品管理部門安排專人對樣品倉庫進行日常檢查，包括樣品存儲環境、標識管理、庫存盤點等情況，確保樣品管理工作規范有序。部門自查：各使用部門和保管部門應定期對本部門樣品管理情況進行自查，發現問題及時整改，并將自查情況報告給樣品管理部門。2.考核指標樣品申請審批合規率：考核樣品申請審批流程的執行情況，確保申請理由充分、審批手續齊全。計算公式為：樣品申請審批合規率=合規申請次數/總申請次數×100%。樣品完好率：考核樣品在保管和使用過程中的質量狀況，確保樣品能夠正常使用。計算公式為：樣品完好率=完好樣品數量/總樣品數量×100%。樣品按時歸還率：考核領用人員按時歸還樣品的情況，保證樣品能夠及時流轉和再利用。計算公式為：樣品按時歸還率=按時歸還樣品數量/領用樣品數量