煤礦集中采購管理制度一、總則（一）目的為規范煤礦物資集中采購管理，提高采購效率，降低采購成本，保證物資質量，確保煤礦生產經營活動的順利進行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于煤礦企業內部所有物資的集中采購活動，包括但不限于設備、材料、配件、辦公用品等。（三）基本原則1.集中管理原則：對煤礦所需物資實行集中采購，統一管理，以增強企業采購的議價能力和規模效益。2.公開公正原則：采購過程應遵循公開、公平、公正的原則，確保所有符合條件的供應商都有機會參與競爭，防止暗箱操作。3.質量優先原則：在滿足采購需求的前提下，優先選擇質量可靠、信譽良好的供應商和產品，確保物資質量符合煤礦生產要求。4.成本控制原則：通過合理的采購策略和流程，降低采購成本，提高資金使用效率。5.廉潔自律原則：參與采購活動的人員應嚴格遵守廉潔自律的規定，杜絕收受供應商賄賂等違法違紀行為。二、采購管理機構及職責（一）采購管理委員會1.組成：由煤礦企業高層管理人員、相關部門負責人等組成。2.職責審議和批準集中采購管理制度、采購計劃、采購預算等重要文件。研究決定重大采購項目的采購方式、供應商選擇等重大事項。監督采購活動的執行情況，協調解決采購過程中出現的重大問題。（二）采購部門1.設置：根據煤礦規模和業務需求，設立專門的采購部門，配備專業的采購人員。2.職責負責制定和執行采購計劃，組織實施物資采購活動。收集、整理供應商信息，建立供應商檔案，對供應商進行評估和管理。參與采購合同的起草、審核和簽訂工作，跟蹤合同執行情況，協調處理合同糾紛。定期分析采購數據，總結采購經驗，提出改進采購工作的建議和措施。配合其他部門做好物資驗收、入庫、結算等工作。（三）需求部門1.職責根據煤礦生產經營計劃，及時準確地提出物資需求計劃，明確物資的規格、型號、數量、質量要求等。參與采購過程中的技術交流、評標等工作，提供技術支持和專業意見。負責物資的驗收工作，對驗收中發現的問題及時反饋給采購部門，并協助采購部門進行處理。三、采購計劃管理（一）計劃編制1.需求部門應于每月[具體日期]前，根據下月生產經營計劃和庫存情況，編制物資需求計劃，經部門負責人審核后報采購部門。2.物資需求計劃應詳細列出物資名稱、規格型號、數量、預計到貨時間等信息，并注明緊急采購物資。3.采購部門收到需求部門的物資需求計劃后，進行匯總、分析和審核，結合庫存情況，編制月度采購計劃。（二）計劃審批1.月度采購計劃經采購部門負責人審核后，報采購管理委員會審批。2.采購管理委員會應在[規定時間]內對采購計劃進行審批，審批通過的采購計劃由采購部門組織實施。3.對于緊急采購物資，需求部門應填寫緊急采購申請表，說明緊急采購的原因、物資名稱、規格型號、數量等信息，經部門負責人和分管領導審批后，采購部門應立即組織采購。（三）計劃調整1.在采購計劃執行過程中，如因生產經營計劃調整、設計變更等原因需要調整采購計劃，需求部門應及時填寫采購計劃調整申請表，說明調整的原因、調整后的物資名稱、規格型號、數量等信息，經部門負責人和分管領導審批后，報采購部門。2.采購部門收到采購計劃調整申請表后，對調整內容進行審核，并相應調整采購計劃。如調整后的采購計劃涉及金額較大或對生產經營有重大影響，應報采購管理委員會審批。四、供應商管理（一）供應商選擇1.采購部門應通過多種渠道收集供應商信息，包括網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等，并建立供應商信息庫。2.對于新的采購項目，采購部門應根據采購物資的特點和要求，從供應商信息庫中篩選出若干潛在供應商，并向其發出詢價邀請。3.潛在供應商應在規定時間內提交報價文件，包括報價單、產品規格說明書、質量檢驗報告、售后服務承諾等。4.采購部門組織相關人員對供應商的報價文件進行評審，綜合考慮供應商的產品質量、價格、交貨期、售后服務等因素，選擇合適的供應商。5.對于重大采購項目，采購部門應組織相關人員對供應商進行實地考察，了解其生產能力、質量管理、技術水平等情況，確保供應商具備提供合格產品的能力。（二）供應商評估1.采購部門應定期對供應商進行評估，評估內容包括產品質量、交貨期、價格、售后服務、合同執行情況等。2.評估方式可采用問卷調查、實地考察、數據分析等多種方式進行。3.根據評估結果，將供應商分為優秀、良好、合格、不合格四個等級。對于優秀供應商，可給予一定的獎勵和優先合作機會；對于不合格供應商，應及時淘汰，并停止與其合作。（三）供應商激勵與約束1.建立供應商激勵機制，對在產品質量、交貨期、價格等方面表現優秀的供應商，給予一定的物質獎勵和精神獎勵，如增加采購份額、延長付款期限、頒發榮譽證書等。2.建立供應商約束機制，對于違反合同約定、產品質量不合格、售后服務不到位等情況的供應商，應按照合同約定進行處罰，如扣除貨款、取消合作資格等。3.采購部門應定期與供應商溝通，反饋其在合作過程中存在的問題，督促供應商改進，共同建立長期穩定的合作關系。五、采購流程管理（一）采購申請需求部門根據生產經營需要，填寫采購申請表，詳細說明采購物資的名稱、規格型號、數量、質量要求、預計到貨時間等信息，并經部門負責人審核簽字后提交采購部門。（二）采購審批采購部門收到采購申請表后，對采購申請進行審核，審核內容包括采購必要性、采購預算、采購方式等。對于符合要求的采購申請，報采購管理委員會審批；對于不符合要求的采購申請，退回需求部門并說明原因。（三）采購實施1.采購部門根據采購審批結果，按照采購計劃組織實施采購活動。對于公開招標、邀請招標等采購方式，應按照相關法律法規和企業內部規定進行操作。2.在采購過程中，采購人員應與供應商保持密切溝通，及時了解采購進展情況，協調解決采購過程中出現的問題。3.采購人員應嚴格按照采購合同約定的條款，對采購物資的質量、數量、交貨期等進行跟蹤和監督，確保采購物資按時、按質、按量到貨。（四）物資驗收1.物資到貨后，采購部門應及時通知需求部門和質量檢驗部門進行驗收。2.質量檢驗部門按照相關標準和合同要求，對采購物資的質量進行檢驗，出具檢驗報告。3.需求部門根據質量檢驗報告和采購合同，對采購物資的數量、規格型號、外觀等進行驗收。對于驗收合格的物資，辦理入庫手續；對于驗收不合格的物資，采購部門應及時與供應商協商處理，如退貨、換貨、補貨等。（五）采購結算1.采購部門根據物資驗收情況和采購合同約定，辦理采購結算手續。2.財務部門對采購結算憑證進行審核，審核無誤后辦理付款手續。3.采購部門應定期與財務部門核對采購賬目，確保采購資金的安全和準確使用。六、采購風險管理（一）風險識別1.采購部門應定期對采購過程中可能存在的風險進行識別，包括市場風險、供應商風險、質量風險、合同風險、廉潔風險等。2.市場風險主要指市場價格波動、物資供應短缺等因素對采購成本和物資供應的影響；供應商風險主要指供應商違約、破產、產品質量不穩定等因素對采購活動的影響；質量風險主要指采購物資不符合質量要求，影響煤礦生產安全和正常運行；合同風險主要指采購合同條款不明確、合同執行過程中出現糾紛等因素對企業利益的影響；廉潔風險主要指采購人員收受供應商賄賂、謀取私利等違法違紀行為對企業形象和利益的損害。（二）風險評估1.采購部門對識別出的風險進行評估，分析風險發生的可能性和影響程度。2.根據風險評估結果，將風險分為高、中、低三個等級。對于高風險，應采取重點防控措施；對于中風險，應采取適當的防控措施；對于低風險，應進行密切關注和監控。（三）風險應對1.針對不同等級的風險，制定相應的風險應對措施。對于市場風險，可通過簽訂長期合同、套期保值等方式進行應對；對于供應商風險，可加強供應商管理、增加供應商儲備等方式進行應對；對于質量風險，可加強質量檢驗、建立質量追溯體系等方式進行應對；對于合同風險，可完善合同條款、加強合同執行監督等方式進行應對；對于廉潔風險，可加強廉潔教育、建立監督機制等方式進行應對。2.采購部門應定期對風險應對措施的執行情況進行檢查和評估，及時調整和完善風險應對策略，確保風險得到有效控制。七、采購監督與審計（一）內部監督1.煤礦企業應建立健全采購內部監督機制，加強對采購活動的全過程監督。2.采購管理委員會負責對采購管理制度的執行情況、采購計劃的審批情況、重大采購項目的決策情況等進行監督。3.審計部門負責對采購活動進行定期審計，審查采購合同的簽訂、執行情況，采購資金的使用情況，物資驗收情況等，發現問題及時提出整改意見。4.紀檢監察部門負責對采購人員的廉潔自律情況進行監督檢查，嚴肅查處采購過程中的違法違紀行為。（二）外部監督1.煤礦企業應主動接受上級主管部門、行業協會、社會公眾等外部機