援助物資采購管理制度一、總則（一）目的為規范援助物資采購工作，確保援助物資及時、準確、高質量地供應，保障援助任務順利完成，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部所有涉及援助物資采購的活動，包括但不限于各類人道主義援助、公益援助、應急救援等物資的采購。（三）基本原則1.合規性原則：嚴格遵守國家法律法規、政策以及相關行業規范，確保采購活動合法合規。2.公正性原則：采購過程應公平、公正、公開，維護公司形象和利益。3.質量優先原則：優先采購質量可靠、符合援助需求標準的物資，確保受援方能夠得到有效幫助。4.成本效益原則：在保證物資質量的前提下，合理控制采購成本，提高資金使用效益。5.及時性原則：根據援助任務的緊急程度，及時安排采購，確保物資按時交付。二、采購組織與職責（一）采購決策機構成立援助物資采購領導小組，由公司高層管理人員、相關部門負責人等組成。負責審議援助物資采購的重大決策，包括采購預算、采購計劃、供應商選擇等。（二）采購執行部門設立專門的采購部門或指定相關部門負責具體的采購執行工作。其職責包括：1.根據援助任務需求，制定詳細的采購計劃，明確物資品種、規格、數量、交付時間等要求。2.開展市場調研，尋找合適的供應商，建立供應商數據庫，并進行供應商評估和管理。3.按照采購流程，組織招標、談判、詢價等采購活動，簽訂采購合同。4.跟蹤采購合同執行情況，協調解決采購過程中的問題，確保物資按時、按質、按量供應。5.負責采購文件的整理、歸檔和保管，建立采購檔案。（三）需求部門援助物資的需求部門負責提出物資需求申請，明確物資的具體用途、技術要求、質量標準等，并配合采購部門進行采購工作，包括參與供應商考察、驗收物資等。（四）財務部門負責審核采購預算，安排采購資金，對采購費用進行核算和監督，確保資金使用合理、合規。（五）質量檢驗部門負責對采購的援助物資進行質量檢驗和驗收，確保物資符合相關標準和要求。三、采購預算管理（一）預算編制1.采購部門應根據援助任務計劃和物資需求預測，結合歷史采購數據，編制年度援助物資采購預算草案。2.預算草案應明確各項物資的采購數量、單價、預計采購金額等，并詳細說明預算編制的依據和理由。3.采購預算草案經財務部門審核、采購領導小組審議通過后，形成正式的年度采購預算。（二）預算執行1.采購部門應嚴格按照批準的采購預算執行采購任務，不得擅自突破預算。2.如因特殊情況需要調整采購預算，應按照規定的程序進行申請和審批。由采購部門提出預算調整申請，說明調整原因、調整金額及對整體預算的影響，經財務部門審核、采購領導小組批準后實施。（三）預算監控1.財務部門負責對采購預算的執行情況進行監控，定期分析預算執行差異，及時發現和解決預算執行過程中的問題。2.采購部門應每月向財務部門報送采購預算執行情況報告，包括已采購物資的數量、金額、未執行預算情況等。3.對于預算執行偏差較大的項目，采購部門應及時查明原因，采取有效措施進行糾正，并向采購領導小組匯報。四、采購流程（一）需求申請1.援助物資需求部門根據援助任務要求，填寫《援助物資需求申請表》，詳細注明物資名稱、規格型號、數量、技術要求、質量標準、預計交付時間等信息。2.《援助物資需求申請表》經部門負責人審核簽字后，提交至采購部門。（二）采購計劃制定1.采購部門收到需求申請后，對需求進行匯總和分析，結合庫存情況，制定詳細的采購計劃。2.采購計劃應明確采購物資的具體內容、采購時間安排、采購方式等，并報采購領導小組審批。（三）供應商選擇與管理1.供應商尋找采購部門通過多種渠道尋找潛在供應商，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。建立供應商信息庫，記錄供應商的基本情況、經營范圍、產品質量、價格水平、售后服務等信息。2.供應商評估采購部門對潛在供應商進行初步評估，篩選出符合基本要求的供應商名單。組織相關人員對入圍供應商進行實地考察，評估其生產能力、質量控制體系、信譽狀況等。根據考察結果，對供應商進行綜合評分，確定合格供應商名單。3.供應商管理與合格供應商簽訂合作協議，明確雙方的權利和義務，包括物資質量標準、價格條款、交貨期、售后服務等。定期對供應商進行評估和考核，根據考核結果調整供應商合作關系。對于表現優秀的供應商給予獎勵，對于不符合要求的供應商及時淘汰。（四）采購實施1.采購方式選擇根據采購物資的特點、金額大小、市場供應情況等因素，選擇合適的采購方式，包括公開招標、邀請招標、競爭性談判、詢價采購等。對于達到一定金額標準或符合特定條件的采購項目，應按照國家法律法規和公司相關規定進行招標采購。2.采購文件編制根據采購方式和物資需求，編制相應的采購文件，如招標文件、談判文件、詢價文件等。采購文件應明確采購物資的技術規格、質量要求、價格條款、交貨期、售后服務等內容，以及評標標準、談判要點、詢價要求等。3.采購活動組織按照采購文件規定的程序和時間要求，組織開展采購活動。對于招標采購，應發布招標公告，組織開標、評標、定標等環節；對于談判采購和詢價采購，應邀請合格供應商進行談判或報價，并按照規定的評審方法確定成交供應商。4.采購合同簽訂采購活動結束后，采購部門應與成交供應商簽訂采購合同。采購合同應明確雙方的權利和義務，包括物資名稱、規格型號、數量、價格、交貨期、質量標準、驗收方式、付款方式、違約責任等條款。采購合同簽訂后，應及時將合同副本送財務部門、質量檢驗部門等相關部門備案。（五）物資驗收1.物資到貨前，采購部門應通知質量檢驗部門做好驗收準備工作。2.物資到貨時，采購部門、質量檢驗部門等相關人員應共同對物資進行驗收。3.驗收內容包括物資的品種、規格、數量、質量、外觀等是否符合采購合同要求。4.對于驗收合格的物資，質量檢驗部門應出具《物資驗收報告》；對于驗收不合格的物資，應及時與供應商溝通協商，要求其更換或處理。（六）付款結算1.采購部門應在物資驗收合格后，按照采購合同約定的付款方式和時間，向財務部門提交付款申請。2.付款申請應附采購合同、物資驗收報告、發票等相關憑證。3.財務部門對付款申請進行審核，審核無誤后按照公司財務管理制度辦理付款手續。五、采購風險管理（一）風險識別1.采購部門應定期對采購過程中可能存在的風險進行識別和評估，包括但不限于供應商違約風險、質量風險、價格波動風險、法律合規風險等。2.通過建立風險預警機制，及時發現潛在風險因素，并分析其可能產生的影響。（二）風險應對1.供應商違約風險加強供應商管理，選擇信譽良好、實力較強的供應商，并在合同中明確違約責任條款。建立供應商信用檔案，對供應商的履約情況進行跟蹤和評估，及時采取措施應對供應商違約行為。2.質量風險嚴格把控物資質量標準，加強采購過程中的質量檢驗和監督。要求供應商提供質量保證文件，并在合同中約定質量問題的處理方式。定期對采購物資進行質量抽檢，發現質量問題及時與供應商溝通解決。3.價格波動風險關注市場價格動態，建立價格預警機制，及時掌握價格變化趨勢。在采購合同中合理約定價格調整條款，如采用固定價格、浮動價格等方式，降低價格波動對采購成本的影響。通過與供應商協商、批量采購等方式，爭取更有利的價格條件。4.法律合規風險加強采購人員的法律法規培訓，提高法律意識，確保采購活動合法合規。在采購過程中，嚴格遵守國家法律法規和公司相關規定，對采購文件、合同等進行合法性審查。定期對采購活動進行內部審計和監督，及時發現和糾正違法違規行為。六、采購檔案管理（一）檔案內容采購檔案應包括以下內容：1.采購項目相關文件，如需求申請表、采購計劃、采購文件（招標文件、談判文件、詢價文件等）、采購合同等。2.供應商相關資料，如供應商信息庫記錄、供應商評估報告、合作協議等。3.采購活動記錄，如開標記錄、評標記錄、談判記錄、詢價記錄等。4.物資驗收文件，如物資驗收報告、檢驗記錄等。5.付款結算憑證，如付款申請、發票、銀行付款記錄等。6.其他與采購活動相關的文件和資料。（二）檔案整理與保管1.采購部門應指定專人負責采購檔案的整理和保管工作，確保檔案資料的完整性和準確性。2.采購檔案應按照時間順序、項目類別等進行分類整理，建立電子檔案和紙質檔案，便于查詢和使用。3.采購檔案應妥善保管，保存期限按照國家法律法規和公司相關規定執行。一般情況下，采購檔案的保存期限不少于[X]年。（三）檔案查閱與借閱1.公司內部人員因工作需要查閱采購檔案的，應填寫《采購檔案查閱申請表》，經部門負責人批準后，到檔案保管人員處查閱。2.如需借閱采購檔案，應填寫《采購檔案借閱申請表》，注明借閱期限、借閱用途等，經采購部門負責人和檔案保管部門負責人批準后，辦理借閱手續。3.借閱人員應妥善保管借閱的檔案資料，不得擅自涂改、轉借、丟失。借閱期滿后，應及時歸還檔案。七、監督與考核（一）內部監督1.公司內部審計部門定期對援助物資采購活動進行審計監督，檢查采購流程是否合規、采購合同是否履行、采購資金使用是否合理等。2.采購部門應定期向公司管理層匯報采購工作進展情況，接受管理層的監督和指導。（二）外部監督積極接受政府相關部門、社會公眾等的監督，及時回應各方關切，確保采購活動公開透明、合法合規。（三）考核評價1.建立采購工作考核評價機制，對采購部門及相關人員的工作績效進行考核評價。2.考核評價指標包括