催收款項管理制度一、總則1.目的為加強公司款項催收工作的規范化管理，有效控制應收賬款風險，保障公司資金安全，提高資金使用效率，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有涉及款項催收的業務活動，包括但不限于銷售業務、采購業務、提供勞務等產生的應收賬款、預付賬款、其他應收款等款項的催收管理。3.職責分工銷售部門：負責銷售業務中應收賬款的催收工作，是應收賬款催收的第一責任人。應及時了解客戶的經營狀況、財務狀況等信息，制定合理的收款計劃，并負責具體的催收執行工作。財務部門：負責提供應收賬款的賬齡分析、余額明細等數據，協助銷售部門進行催收工作。對催收款項進行核算和監督，定期對應收賬款的回收情況進行分析和報告，為公司決策提供財務依據。法務部門：負責為款項催收提供法律支持，協助制定催收策略，處理涉及款項催收的法律事務，如發送律師函、提起訴訟等。其他相關部門：根據公司業務流程和職責分工，配合銷售部門、財務部門做好款項催收的相關工作，如提供客戶信息、協助溝通協調等。二、催收流程1.賬款確認與分類財務部門應定期（每月末）與銷售部門核對賬目，確保應收賬款數據的準確性。對已確認的應收賬款，按照賬齡進行分類，分為逾期1個月以內、逾期13個月、逾期36個月、逾期6個月以上等不同類別。對于預付賬款、其他應收款等款項，也應按照相關業務情況進行梳理和分類，明確款項性質、金額、預計收回時間等信息。2.催收通知對于逾期款項，銷售部門應在逾期后的[X]個工作日內，向客戶發出催收通知。催收通知應明確款項金額、逾期時間、逾期后果等內容，以書面形式（如催款函）或電子形式發送給客戶。催收通知可根據逾期情況的不同，采取不同的方式發送。對于逾期1個月以內的款項，可通過電話、郵件等方式友好提醒客戶及時付款；對于逾期時間較長的款項，應發送正式的催款函，并要求客戶簽字確認收到。3.制定催收計劃銷售部門在發出催收通知后，應根據客戶的反饋情況和款項逾期情況，制定具體的催收計劃。催收計劃應明確催收責任人、催收方式、催收時間節點等內容。對于逾期13個月的款項，催收責任人應加強與客戶的溝通，了解客戶逾期付款的原因，嘗試協商解決方案，如給予一定的寬限期、調整付款方式等。對于逾期36個月的款項，除了加強溝通協商外，可考慮采取一些更具壓力的催收措施，如上門催收、暫停供貨等。對于逾期6個月以上的款項，應及時啟動法律程序，由法務部門介入，準備相關法律文件，通過法律手段追討款項。4.催收執行催收責任人應按照催收計劃認真執行催收工作，及時記錄催收過程和結果。在催收過程中，要保持與客戶的良好溝通，了解客戶的實際困難和還款意愿，積極尋求解決方案。對于通過協商達成還款協議的客戶，應要求客戶簽訂書面協議，并確保協議內容明確、具體，具有可操作性。協議應包括還款金額、還款時間、還款方式等條款。在執行催收措施時，要注意方式方法，避免給客戶造成不必要的困擾，同時也要維護公司的合法權益。如采取上門催收時，應提前與客戶預約，安排兩人以上前往，保持文明禮貌，不得使用暴力或威脅手段。5.催收進展跟蹤與報告銷售部門應定期（每周）向財務部門匯報催收款項的進展情況，包括已采取的催收措施、客戶反饋、還款計劃執行情況等信息。財務部門應根據銷售部門提供的信息，及時更新應收賬款臺賬。對于逾期款項金額較大、催收難度較高或涉及重大風險的情況，銷售部門應及時向公司管理層報告，以便公司及時做出決策，調整催收策略。公司應建立催收款項跟蹤報告制度，定期（每月）召開催收款項工作會議，由銷售部門、財務部門、法務部門等相關人員參加，匯報各自負責的催收款項進展情況，分析存在的問題，共同商討解決方案。三、催收方式1.電話催收電話催收是最常用的催收方式之一，適用于逾期時間較短、客戶溝通較為順暢的情況。催收人員應在電話中禮貌地向客戶說明款項逾期情況，提醒客戶及時付款，并了解客戶逾期付款的原因。在電話催收過程中，要注意傾聽客戶的意見和訴求，保持冷靜和耐心，避免與客戶發生爭執。對于客戶提出的合理困難，可與客戶協商解決方案，如給予一定的寬限期等。2.郵件催收郵件催收適用于與客戶溝通較為正式、需要留存書面記錄的情況。催收郵件應明確款項金額、逾期時間、逾期后果等內容，并要求客戶在收到郵件后及時回復。郵件內容應簡潔明了、條理清晰，避免使用過于生硬或威脅性的語言。同時，要注意郵件的格式規范，確保客戶能夠清晰地閱讀郵件內容。3.上門催收上門催收適用于電話催收和郵件催收效果不佳，需要與客戶面對面溝通的情況。上門催收前，應提前與客戶預約，確定上門時間和人員。上門催收時，要注意言行舉止，保持文明禮貌，不得干擾客戶的正常經營秩序。在上門催收過程中，要向客戶詳細說明款項逾期的影響和后果，了解客戶的實際還款能力和困難，與客戶協商制定合理的還款計劃。如客戶確實存在暫時無法還款的情況，可要求客戶提供書面的還款承諾，并明確還款時間和金額。4.暫停供貨暫停供貨適用于客戶長期拖欠貨款，且在多次催收后仍無還款誠意的情況。在暫停供貨前，應向客戶發出書面通知，明確暫停供貨的原因和期限，并要求客戶盡快結清逾期款項。暫停供貨期間，要密切關注客戶的反應和市場動態，如客戶主動聯系協商還款事宜，應根據客戶的還款能力和誠意，決定是否恢復供貨。5.法律催收法律催收是在其他催收方式均無效的情況下采取的最后手段。當逾期款項金額較大、催收難度較高或涉及重大風險時，應及時啟動法律程序，由法務部門負責處理。法律催收包括發送律師函、申請支付令、提起訴訟等方式。在采取法律催收措施前，法務部門應收集充分的證據，如合同、發貨憑證、對賬單、催款記錄等，確保法律訴訟的勝訴率。在法律催收過程中，要積極配合法務部門的工作，提供必要的協助和支持。同時，要關注法律訴訟的進展情況，及時了解判決結果，并根據判決結果采取相應的措施，如申請強制執行等。四、考核與獎懲1.考核指標應收賬款回收率：考核銷售部門對應收賬款的回收情況，計算公式為：應收賬款回收率=（本期實際收回的應收賬款金額÷本期應收賬款余額）×100%。逾期賬款占比：考核逾期賬款在應收賬款總額中所占的比例，計算公式為：逾期賬款占比=（逾期賬款余額÷應收賬款余額）×100%。賬齡結構優化率：考核應收賬款賬齡結構的優化情況，計算公式為：賬齡結構優化率=（本期3個月以內逾期賬款減少金額÷上期3個月以內逾期賬款金額）×100%。催收成本：考核催收款項過程中所發生的費用，包括電話費用、差旅費、律師費用等。催收成本應控制在合理范圍內，具體標準由公司根據實際情況制定。2.考核周期應收賬款回收率、逾期賬款占比、賬齡結構優化率等指標的考核周期為季度考核和年度考核。催收成本的考核周期為月度考核。3.獎勵措施對于在催收款項工作中表現突出的部門或個人，公司將給予獎勵。獎勵方式包括但不限于獎金、榮譽證書、晉升機會等。若銷售部門在季度考核中應收賬款回收率達到[X]%以上，且逾期賬款占比控制在[X]%以內，給予部門負責人[X]元獎金，并在公司內部進行通報表揚。對于成功收回大額逾期款項或通過創新催收方式取得顯著成效的個人，給予[X]元獎金，并根據其工作表現，在晉升、調薪等方面予以優先考慮。4.懲罰措施對于在催收款項工作中未能履行職責，導致應收賬款回收率過低、逾期賬款占比過高或賬齡結構惡化的部門或個人，公司將給予懲罰。懲罰方式包括但不限于扣發獎金、績效扣分、降職降薪等。若銷售部門在季度考核中應收賬款回收率低于[X]%，且逾期賬款占比超過[X]%，扣發部門負責人季度獎金的[X]%，并要求部門制定整改措施，限期提高催收效果。對于因個人原因導致逾期款項無法收回，給公司造成重大損失的，除扣發相關人員的獎金外，還將根據情節輕重給予降職降薪、辭退等處理，并要求其承擔相應的賠償責任。五、風險預警與防范1.風險預警指標客戶經營狀況指標：關注客戶的銷售額、利潤、資產負債率、現金流等經營指標的變化情況。如客戶銷售額持續下降、利潤虧損、資產負債率過高、現金流緊張等，可能預示著客戶存在還款風險。客戶信用評級指標：定期對客戶進行信用評級，根據客戶的信用狀況、還款記錄等因素，給予不同的信用等級。如客戶信用等級下降，應及時關注其還款能力和還款意愿的變化。逾期賬款指標：密切關注逾期賬款的金額、逾期時間、逾期筆數等指標的變化情況。如逾期賬款金額大幅增加、逾期時間延長、逾期筆數增多等，說明公司應收賬款風險加大。2.風險預警機制財務部門應定期（每月）對風險預警指標進行分析和評估，當發現某項指標出現異常變化時，及時向銷售部門發出風險預警提示。銷售部門收到風險預警提示后，應立即對相關客戶進行調查和分析，了解客戶的實際經營狀況和還款能力，制定相應的風險應對措施。對于存在較高風險的客戶，公司應成立專門的風險應對小組，由銷售部門、財務部門、法務部門等相關人員組成，共同商討應對策略，采取有效的風險防范措施，如加強催收力度、調整信用政策、暫停業務合作等。3.風險防范措施加強客戶信用管理：在與客戶建立業務關系前，應對客戶進行全面的信用調查和評估，了解客戶的信用狀況、經營狀況、財務狀況等信息，確定客戶的信用等級和信用額度。對于信用狀況不佳的客戶，應謹慎開展業務或要求客戶提供擔保。完善合同管理：在簽訂合同前，應仔細審查合同條款，明確雙方的權利和義務，特別是關于付款方式、付款時間、逾期付款責任等條款。合同簽訂后，要嚴格按照合同約定執行，確保公司的合法權益得到保障。優化業務流程：對公司的銷售業務、采購業務、財務管理等流程進行梳理和優化，加強各部門之間的溝通與協作，避免因流程不暢導致款項催收不及時或出