物業物資耗材管理制度一、總則（一）目的為加強公司物業物資耗材的管理，規范物資耗材的采購、使用、庫存等環節，確保物資耗材的合理使用與有效控制，降低運營成本，提高公司經濟效益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有涉及物業物資耗材管理的部門和人員。（三）基本原則1.按需采購原則：根據實際工作需要，合理確定物資耗材的采購數量和規格，避免浪費。2.成本控制原則：在保證物資耗材質量的前提下，通過優化采購渠道、降低采購成本等方式，實現成本的有效控制。3.歸口管理原則：明確各部門在物資耗材管理中的職責，實行歸口管理，確保管理工作的有序進行。4.規范操作原則：嚴格按照規定的流程和標準進行物資耗材的采購、使用、庫存等操作，確保管理工作的規范化和標準化。二、職責分工（一）采購部門1.負責制定物資耗材的采購計劃，根據各部門的需求申請，結合庫存情況，合理安排采購數量和時間。2.選擇合格的供應商，建立供應商檔案，定期對供應商進行評估和考核。3.負責物資耗材的采購工作，簽訂采購合同，確保采購物資的質量、價格和交貨期符合要求。4.負責采購物資的驗收工作，對驗收不合格的物資及時與供應商溝通處理。（二）使用部門1.根據工作需要，定期提出物資耗材的需求申請，詳細說明物資的名稱、規格、數量、用途等信息。2.負責本部門物資耗材的領用、使用和保管工作，建立物資使用臺賬，記錄物資的領用、使用和庫存情況。3.合理使用物資耗材，避免浪費和損壞，如發現物資耗材存在質量問題或其他異常情況，及時向采購部門反饋。（三）倉庫管理部門1.負責物資耗材的入庫、存儲、保管和發放工作，確保物資的安全和完整。2.建立物資庫存臺賬，定期盤點庫存物資，做到賬實相符。3.按照規定的程序和要求，辦理物資的出入庫手續，嚴格控制物資的流向。4.對庫存物資進行分類存放，標識清晰，便于查找和管理。（四）財務部門1.負責審核物資耗材的采購計劃和采購合同，確保采購資金的合理使用。2.對物資耗材的采購、使用和庫存情況進行財務核算，定期編制財務報表。3.監督物資耗材管理的各項費用支出，確保費用支出的合規性。（五）質量管理部門1.負責對采購物資的質量進行檢驗和監督，確保采購物資符合相關標準和要求。2.對物資耗材的使用過程進行質量跟蹤，及時發現和處理質量問題。3.參與供應商的評估和考核工作，提供質量方面的意見和建議。三、采購管理（一）采購計劃制定1.各使用部門應于每月[具體日期]前，根據本部門下月工作安排和物資庫存情況，填寫《物資耗材需求申請表》，詳細列出所需物資的名稱、規格、數量、預計使用時間等信息，提交至采購部門。2.采購部門收到各使用部門的需求申請后，進行匯總和分析，結合庫存情況，制定月度采購計劃。采購計劃應明確采購物資的名稱、規格、數量、采購時間、預計到貨時間等內容。3.對于臨時性或緊急性的物資需求，使用部門應填寫《緊急物資需求申請表》，經部門負責人簽字確認后，及時提交至采購部門。采購部門應優先安排采購，確保物資及時供應。（二）供應商選擇與管理1.采購部門應通過多種渠道收集供應商信息，建立供應商檔案。供應商檔案應包括供應商的基本信息、聯系方式、經營范圍、產品質量、價格水平、交貨期、售后服務等內容。2.采購部門應對供應商進行評估和考核，定期（每季度）對供應商的產品質量、交貨期、價格、售后服務等方面進行評價，根據評價結果調整供應商名單。3.選擇供應商時，應遵循公開、公平、公正的原則，優先選擇信譽良好、產品質量可靠、價格合理、交貨期短、售后服務好的供應商。對于重要物資的采購，應采用招標、詢價、競爭性談判等方式確定供應商。（三）采購合同簽訂1.采購部門與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務。采購合同應包括物資的名稱、規格、數量、價格、交貨期、質量標準、驗收方式、付款方式、違約責任等內容。2.采購合同簽訂后，采購部門應及時將合同副本提交至財務部門、倉庫管理部門等相關部門，以便各部門做好相應的準備工作。（四）采購驗收1.物資到貨后，采購部門應及時通知倉庫管理部門和質量管理部門進行驗收。倉庫管理部門負責對物資的數量、規格、外觀等進行驗收，質量管理部門負責對物資的質量進行檢驗。2.驗收人員應按照采購合同和相關標準的要求，對物資進行認真驗收。如發現物資的數量、規格、質量等不符合要求，應及時與供應商溝通處理，并做好記錄。3.對于驗收合格的物資，倉庫管理部門應辦理入庫手續，填寫《物資入庫單》，并將物資存放至指定倉庫。對于驗收不合格的物資，采購部門應及時與供應商協商退貨、換貨或補貨等事宜。四、使用管理（一）領用管理1.使用部門根據工作需要，填寫《物資耗材領用申請表》，注明物資的名稱、規格、數量、用途等信息，經部門負責人簽字確認后，到倉庫管理部門辦理領用手續。2.倉庫管理部門根據《物資耗材領用申請表》，核實庫存情況，如庫存充足，應及時發放物資，并填寫《物資出庫單》。如庫存不足，應告知使用部門，并及時通知采購部門補貨。3.使用部門領用物資后，應在《物資使用臺賬》上記錄領用時間、物資名稱、規格、數量、用途等信息，以便于跟蹤和管理。（二）使用監督1.各部門負責人應加強對本部門物資耗材使用情況的監督和管理，確保物資的合理使用，避免浪費和損壞。2.公司定期對各部門物資耗材的使用情況進行檢查和統計分析，對于浪費嚴重或使用不當的部門，進行通報批評，并要求其采取整改措施。（三）回收與報廢管理1.對于可回收利用的物資耗材，使用部門應在使用完畢后，及時交回倉庫管理部門進行回收處理。倉庫管理部門應建立回收物資臺賬，記錄回收物資的名稱、規格、數量、回收時間等信息。2.對于已損壞或無法使用的物資耗材，使用部門應填寫《物資報廢申請表》，注明物資的名稱、規格、數量、報廢原因等信息，經部門負責人簽字確認后，提交至倉庫管理部門。3.倉庫管理部門收到《物資報廢申請表》后，組織相關人員進行鑒定，如確屬報廢物資，應填寫《物資報廢單》，并報財務部門進行賬務處理。報廢物資應集中存放，定期進行清理處置。五、庫存管理（一）庫存盤點1.倉庫管理部門應定期（每月末）對庫存物資進行盤點，確保賬實相符。盤點工作應制定詳細的盤點計劃，明確盤點人員、盤點范圍、盤點時間等內容。2.盤點人員應認真核對庫存物資的數量、規格、型號等信息，如實記錄盤點結果。如發現賬實不符，應及時查明原因，并填寫《庫存盤點差異表》，報倉庫管理部門負責人和財務部門處理。3.倉庫管理部門應根據盤點結果，編制《庫存盤點報告》，分析庫存物資的盈虧情況、原因及處理結果等，并提出改進措施和建議。（二）庫存安全管理1.倉庫管理部門應加強庫存物資的安全管理，采取必要的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等措施，確保物資的安全和完整。2.倉庫應配備必要的消防器材和安全設施，并定期進行檢查和維護，確保其性能良好。3.倉庫管理人員應嚴格遵守倉庫管理制度，嚴禁無關人員進入倉庫。倉庫內嚴禁吸煙和使用明火，如需進行動火作業，應辦理相關審批手續，并采取相應的安全措施。（三）庫存預警1.倉庫管理部門應根據物資的庫存情況和使用頻率，設定合理的庫存預警指標。當庫存物資低于預警指標時，應及時通知采購部門補貨。2.庫存預警指標應定期進行評估和調整，以適應公司業務發展和物資需求的變化。六、信息化管理（一）建立物資管理信息系統公司應建立物資管理信息系統，實現物資耗材采購、使用、庫存等環節的信息化管理。物資管理信息系統應具備物資信息錄入、查詢、統計分析、報表生成等功能，方便各部門及時了解物資的動態情況。（二）數據錄入與維護1.采購部門應及時將采購合同、采購訂單等信息錄入物資管理信息系統，確保數據的準確性和及時性。2.倉庫管理部門應實時更新庫存物資的出入庫信息，包括物資的名稱、規格、數量、出入庫時間、存放位置等，保證庫存數據的實時性和準確性。3.使用部門應在物資領用和使用后，及時在物資管理信息系統中記錄相關信息，以便于跟蹤和統計分析。（三）數據分析與利用1.公司應定期對物資管理信息系統中的數據進行分析和挖掘，為物資采購、庫存管理、成本控制等提供決策支持。2.通過數據分析，了解物資的使用情況、庫存周轉率、采購成本等指標，發現存在的問題和潛在的風險，并及時采取相應的措施加以解決。七、監督與考核（一）內部審計監督1.公司內部審計部門應定期對物資耗材管理情況進行審計監督，檢查物資采購、使用、庫存等環節是否符合本制度的規定，是否存在違規操作和浪費現象。2.內部審計部門應根據審計結果，提出審計意見和建議，督促相關部門進行整改，并對整改情況進行跟蹤檢查。（二）考核機制1.公司建立物資耗材管理考核機制，對各部門物資耗材管理工作進行考核評價。