文件資料保存管理制度總則目的為加強公司文件資料的管理，確保文件資料的完整性、準確性和安全性，提高工作效率，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司內部各部門及全體員工在工作中形成的各類文件資料的保存管理。職責分工1.行政部門負責制定和完善文件資料保存管理制度，并監督執行。負責公司各類文件資料的集中統一管理，包括文件的收集、整理、歸檔、存儲和檢索等工作。定期對公司文件資料的保存情況進行檢查和評估，確保文件資料的質量和安全。2.各部門負責本部門文件資料的收集、整理和初步審核，并及時移交行政部門歸檔。配合行政部門做好文件資料的管理工作，提供必要的協助和支持。負責本部門文件資料的日常查閱和使用，并確保文件資料的安全和完整。3.員工個人負責妥善保管個人在工作中形成的文件資料，并按照公司規定及時移交歸檔。嚴格遵守公司文件資料保存管理制度，不得擅自銷毀、涂改或轉借文件資料。文件資料的分類與編號文件資料的分類1.行政文件：包括公司發布的各類規章制度、通知、通報、報告、請示、批復等。2.人事文件：包括員工檔案、勞動合同、考勤記錄、培訓資料、績效考核文件等。3.財務文件：包括財務報表、會計憑證、審計報告、稅務文件等。4.業務文件：包括市場調研報告、銷售合同、采購訂單、項目文檔、技術資料等。5.其他文件：包括公司榮譽證書、資質證書、會議紀要、活動記錄等。文件資料的編號1.編號原則：文件資料編號應遵循唯一性、系統性、穩定性和可擴展性的原則。2.編號方法：采用“年份+部門代碼+類別代碼+順序號”的方式進行編號。年份：取文件資料形成年份的后兩位數字，如“23”表示2023年。部門代碼：按照公司各部門的名稱縮寫進行編碼，如行政部為“XZ”，財務部為“CW”等。類別代碼：根據文件資料的分類，分別用一位數字表示，如行政文件為“1”，人事文件為“2”等。順序號：按照文件資料形成的先后順序，從“001”開始依次編號。3.示例：23XZ1001，表示2023年行政部形成的第1份行政文件。文件資料的收集與整理文件資料的收集1.收集范圍：各部門應及時收集本部門在工作中形成的各類文件資料，包括紙質文件、電子文件、圖表、照片、音像資料等。2.收集時間：文件資料形成后，應在一個工作日內移交本部門文件管理人員進行初步整理。3.收集要求：文件資料應完整、準確、清晰，簽字蓋章齊全，符合檔案管理的要求。文件資料的整理1.整理原則：遵循文件資料的形成規律和內在聯系，保持文件資料之間的有機聯系，便于保管和利用。2.整理方法分類：按照文件資料的分類標準，將收集到的文件資料進行分類。編號：對每一份文件資料進行編號，確保編號的唯一性。編目：編制文件資料目錄，包括文件編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息。裝訂：對紙質文件資料進行裝訂，確保整齊、牢固。裝盒：將整理好的文件資料裝入檔案盒，并在檔案盒上標明文件資料的類別、編號、年度等信息。文件資料的歸檔與存儲文件資料的歸檔1.歸檔時間：各部門文件管理人員應在每月末將整理好的文件資料移交行政部門歸檔。2.歸檔要求齊全完整：歸檔的文件資料應齊全完整，不得遺漏重要文件。準確無誤：文件資料的編號、編目、裝訂等應準確無誤。規范整齊：歸檔的文件資料應規范整齊，符合檔案管理的要求。文件資料的存儲1.存儲方式：公司文件資料采用紙質檔案和電子檔案相結合的方式進行存儲。紙質檔案：存放在專門的檔案庫房，按照類別、年度、保管期限等進行分類存放，并建立檔案索引，便于查找和利用。電子檔案：存儲在公司的服務器或存儲設備上，按照文件資料的類別、年度、保管期限等進行分類存儲，并建立電子檔案目錄，便于檢索和查詢。2.存儲環境檔案庫房：應保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。服務器和存儲設備：應定期進行維護和保養，確保設備的正常運行，防止數據丟失和損壞。文件資料的查閱與借閱文件資料的查閱1.查閱范圍：公司員工因工作需要，可以查閱本部門及相關部門的文件資料。2.查閱流程填寫申請表：查閱人應填寫《文件資料查閱申請表》，注明查閱文件資料的名稱、編號、查閱目的等信息。部門負責人審批：申請表經查閱人所在部門負責人審批后，交行政部門辦理查閱手續。行政部門查閱：行政部門根據申請表提供的信息，在檔案庫房或電子檔案系統中查找相應的文件資料，并提供給查閱人查閱。查閱登記：查閱人查閱文件資料時，應在《文件資料查閱登記表》上進行登記，注明查閱時間、查閱人姓名、查閱文件資料的名稱和編號等信息。3.查閱要求查閱人應在行政部門指定的地點查閱文件資料，不得擅自將文件資料帶出查閱地點。查閱人應愛護文件資料，不得在文件資料上涂改、圈劃、批注或損壞。查閱完畢后，查閱人應及時將文件資料歸還行政部門，并在《文件資料查閱登記表》上注明歸還時間。文件資料的借閱1.借閱范圍：公司員工因工作需要，可以借閱本部門及相關部門的文件資料，但涉及公司機密的文件資料不得借閱。2.借閱流程填寫申請表：借閱人應填寫《文件資料借閱申請表》，注明借閱文件資料的名稱、編號、借閱目的、借閱期限等信息。部門負責人審批：申請表經借閱人所在部門負責人審批后，交行政部門辦理借閱手續。行政部門審核：行政部門對申請表進行審核，確認借閱人身份和借閱權限，并檢查文件資料的完整性和安全性。借閱登記：審核通過后，行政部門在《文件資料借閱登記表》上進行登記，注明借閱時間、借閱人姓名、借閱文件資料的名稱和編號、借閱期限等信息，并將文件資料提供給借閱人。借閱人簽字：借閱人在領取文件資料時，應在《文件資料借閱登記表》上簽字確認。3.借閱要求借閱人應妥善保管借閱的文件資料，不得擅自轉借他人或用于非工作目的。借閱人應在規定的借閱期限內歸還文件資料，如需延長借閱期限，應提前辦理續借手續。借閱人歸還文件資料時，行政部門應檢查文件資料的完整性和安全性，如發現文件資料有損壞或丟失，借閱人應承擔相應的賠償責任。文件資料的保密與銷毀文件資料的保密1.保密范圍：公司文件資料中涉及公司商業秘密、技術秘密、財務秘密、客戶信息等重要信息的文件資料，均屬于保密范圍。2.保密措施建立保密制度：明確保密工作的職責、范圍、措施和要求，加強對保密工作的管理。加強人員培訓：對涉及保密工作的人員進行保密知識培訓，提高保密意識和技能。設置保密標識：對保密文件資料進行標識，注明保密等級和保密期限。限制查閱權限：對保密文件資料的查閱和借閱進行嚴格限制，只有經過授權的人員才能查閱和借閱。加強存儲管理：對保密文件資料的存儲進行加密處理，防止信息泄露。文件資料的銷毀1.銷毀范圍：公司文件資料中已超過保管期限、失去保存價值或因其他原因需要銷毀的文件資料，均屬于銷毀范圍。2.銷毀流程鑒定審批：行政部門定期對公司文件資料進行鑒定，確定需要銷毀的文件資料清單，并報公司領導審批。編制銷毀清冊：行政部門根據審批通過的銷毀清單，編制《文件資料銷毀清冊》，注明文件資料的名稱、編號、日期、來源、保管期限等信息。銷毀實施：行政部門按照《文件資料銷毀清冊》的內容，對需要銷毀的文件資料進行銷毀。銷毀方式可以采用粉碎、焚燒、電子刪除等方式，但應確保銷毀徹底，無法恢復。監督記錄：在文件資料銷毀過程中，應安排專人進行監督，并在《文件資料銷毀記錄》上簽字確認。歸檔保存：銷毀工作完成后，行政部門應將《文件資料銷毀清冊》和《文件資料銷毀記錄》歸檔保存，以備查閱。考核與獎懲考核1.行政部門定期對各部門文件資料保存管理工作進行考核，考核內容包括文件資料的收集、整理、歸檔、存儲、查閱、借閱、保密、銷毀等方面。2.考核結果分為優秀、良好、合格、不合格四個等級，考核結果將作為部門和員工績效評估的重要依據。獎懲1.對在文件資料保存管理工作中表現突出