期貨公司檔案管理制度總則目的為加強期貨公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統和安全，充分發揮檔案在公司經營管理中的作用，特制定本制度。適用范圍本制度適用于期貨公司總部及各分支機構的所有檔案管理工作，包括但不限于各類業務檔案、行政檔案、人事檔案、財務檔案等。基本原則1.集中統一管理原則：公司檔案實行集中統一管理，由專門的檔案管理部門負責檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實性原則：檔案應如實反映公司各項業務活動和管理工作的實際情況，確保檔案內容真實可靠。3.完整性原則：全面收集公司在經營管理過程中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密法律法規，對涉及公司商業秘密、客戶信息等重要檔案進行保密管理。5.方便利用原則：優化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為公司各項工作提供便捷的檔案利用服務。檔案管理職責檔案管理部門職責1.制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.負責公司各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎工作。3.建立健全檔案管理信息系統，實現檔案的電子化管理和信息化檢索。4.定期對檔案進行安全檢查，確保檔案的實體安全和信息安全。5.按照規定向公司內部各部門提供檔案查閱、借閱服務，并做好登記工作。6.負責公司檔案的鑒定、銷毀工作，對已到保管期限或失去保存價值的檔案提出銷毀意見，報經公司領導批準后組織實施。7.開展檔案業務培訓和指導工作，提高公司員工的檔案管理意識和業務水平。各部門兼職檔案員職責1.負責本部門檔案的收集、整理、初步分類工作，并定期移交公司檔案管理部門。2.協助檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等利用工作，及時歸還檔案。3.對本部門形成的檔案進行日常保管，確保檔案的安全和完整。4.配合檔案管理部門開展檔案管理相關工作，提供必要的信息和資料。檔案形成人員職責1.各崗位人員在工作過程中應及時將形成的文件材料整理歸檔，確保檔案的齊全完整。2.嚴格遵守檔案管理規定，不得擅自銷毀、涂改、偽造檔案。3.對涉及個人工作的檔案信息負有保密責任。檔案的收集與整理收集范圍1.業務類檔案：包括期貨經紀業務檔案、投資咨詢業務檔案、資產管理業務檔案、風險管理業務檔案等，涵蓋客戶開戶資料、交易記錄、合同協議、風險評估報告、投資策略報告等。2.行政類檔案：公司各類行政文件、會議紀要、工作計劃與總結、規章制度、資質證書、印章使用記錄等。3.人事類檔案：員工個人簡歷、入職離職手續文件、薪酬福利記錄、績效考核材料、培訓記錄、獎懲情況等。4.財務類檔案：會計憑證、賬簿、報表、審計報告、稅務資料、財務合同等。5.其他類檔案：公司對外宣傳資料、重大活動記錄、法律事務文件、客戶投訴處理記錄等。收集要求1.各部門應明確專人負責檔案收集工作，確保檔案材料及時、準確、完整地收集。2.檔案形成人員應在文件材料形成后及時整理，按照檔案管理部門的要求進行分類、編號，并移交本部門兼職檔案員。3.對于重要文件材料，應實行雙套制歸檔，即同時保存紙質檔案和電子檔案。整理方法1.分類：根據檔案的性質、內容和來源，將檔案分為不同的類別，如業務類、行政類、人事類、財務類等。每類再根據具體情況進一步細分二級類目。2.編號：為便于檔案的管理和檢索，對每一份檔案進行編號。編號應遵循唯一性、系統性和穩定性原則，可采用數字編碼或字母與數字相結合的方式。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級、責任者等信息。目錄應打印成冊，并建立電子目錄數據庫。4.裝訂：對紙質檔案進行裝訂，確保檔案整齊、牢固。裝訂時應去除金屬物，采用線裝或膠裝方式。檔案的保管保管期限1.永久保管：涉及公司重大權益、核心業務、重要歷史記錄等檔案，如公司章程、營業執照、年度審計報告、重大合同協議等，應永久保管。2.定期保管：其他檔案根據其重要程度和實際需要確定保管期限，一般分為3年、5年、10年、15年、20年等。保管期限從檔案形成年度的次年1月1日起計算。保管方式1.紙質檔案保管：設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等。檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度適宜，并有防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全措施。2.電子檔案保管：建立電子檔案存儲系統，采用磁盤陣列、磁帶庫等存儲設備進行備份存儲。對電子檔案進行加密處理，確保數據安全。定期對電子檔案進行檢測、維護和遷移，防止數據丟失或損壞。檔案庫房管理1.檔案庫房實行專人管理，非檔案管理人員未經許可不得進入。2.嚴格控制檔案庫房的溫濕度，定期進行監測和記錄，采取相應的調控措施。3.對檔案裝具進行定期檢查和維護，確保其完好無損。4.做好檔案庫房的防火、防盜、防蟲、防潮等安全防范工作，配備必要的消防器材、防盜設備等，并定期進行檢查和維護。檔案的利用查閱與借閱1.公司內部各部門因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、編號等信息，經部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.外單位因工作需要查閱公司檔案的，應持有單位介紹信，填寫《檔案查閱申請表》，經公司分管領導批準后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱。查閱檔案時不得擅自摘抄、復制、拍照、傳播檔案內容。3.公司員工因工作需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、檔案名稱、編號、借閱期限等信息，經部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應提前辦理續借手續。4.檔案查閱、借閱人員應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損、抽換、撕毀等，確保檔案的完整和安全。查閱、借閱完畢后，應及時歸還檔案，檔案管理部門應對歸還的檔案進行檢查，如發現問題，應及時查明原因并追究相關人員責任。復制與摘錄1.因工作需要復制檔案的，應填寫《檔案復制申請表》，注明復制目的、檔案名稱、編號、復制內容等信息，經部門負責人簽字同意后，報檔案管理部門審批。檔案管理部門根據審批意見，安排專人進行復制，并做好登記工作。2.復制檔案應使用檔案管理部門統一提供的設備和紙張，確保復制件與原件內容一致。復制件應加蓋檔案管理部門印章，并注明“復制件”字樣。3.如需摘錄檔案內容的，應填寫《檔案摘錄申請表》，注明摘錄目的、檔案名稱、編號、摘錄內容等信息，經部門負責人簽字同意后，報檔案管理部門審批。摘錄內容應準確、完整，不得斷章取義。摘錄完畢后，應由檔案管理部門對摘錄內容進行審核，并加蓋檔案管理部門印章。檔案的鑒定與銷毀鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、相關業務部門負責人、財務人員、法務人員等組成。鑒定工作小組負責對公司檔案進行定期鑒定，確定檔案的保管期限和存毀價值。鑒定標準1.根據檔案的重要性、歷史價值、現實利用價值等因素，綜合判斷檔案的保管期限和存毀價值。2.對已到保管期限但仍具有重要參考價值的檔案，應延長保管期限。3.對失去保存價值的檔案，應提出銷毀意見。銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進行逐一審核，形成《檔案銷毀清單》，注明檔案名稱、編號、保管期限、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀清單》經公司分管領導審批后，由檔案管理部門組織實施銷毀工作。3.銷毀檔案時，應指定專人負責監銷，確保檔案銷毀徹底、安全。監銷人員應在《檔案銷毀清單》上簽字確認。4.檔案銷毀后，應將《檔案銷毀清單》永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。檔案信息化管理信息化建設目標建立完善的檔案信息化管理系統，實現檔案的電子化收集、整理、存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質量，為公司提供便捷、高效的檔案信息服務。信息化系統功能1.檔案錄入：支持多種格式的電子文件導入和手工錄入，實現檔案信息的快速準確錄入。2.分類管理：按照檔案分類標準對檔案進行分類管理，方便檔案的查找和利用。3.檢索查詢：提供多種檢索方式，如按關鍵詞、日期、編號等進行檢索，快速定位所需檔案信息。4.權限管理：設置不同的用戶權限，確保檔案信息的安全和保密。只有經過授權的人員才能訪問和操作相關檔案。5.借閱管理：實現檔案借閱流程的電子化管理，包括借閱申請、審批、登記、歸還等環節，提高借閱管理的效率和透明度。6.統計分析：對檔案的數量、類型、利用情況等進行統計分析，為公司檔案管理決策提供數據支持。7.數據備份與恢復：定期對檔案數據進行備份，確保數據的安全性和完整性。在出現數據故障時，能夠及時進行恢復。信息化安全管理1.加強檔案信息化系統的安全防護，設置防火墻、入侵檢測系統等安全設備，防止網絡攻擊和數據泄露。2.對檔案信息化系統的用戶進行身份認證和授權管理，嚴格控制用戶的訪問權限。3.定期對檔案信息化系統進行安全檢查和漏洞掃描，及時發現和修復安全隱患。4.做好檔案數據的加密存儲和傳輸，確保數據在存儲和傳輸過程中的安全性。檔案管理監督與檢查監督檢查機制1.公司建立檔案管理監督檢查機制，定期對各部門的檔案管理工作進行檢查和評估。2.檔案管理部門負責對公司檔案管理工作進行日常監督檢查，及時發現和糾正存在的問題。3.公司內部審計部門定期對檔案管理工作進行審計，重點檢查檔案管理制度的執行情況、檔案的完整性和安全性等。檢查內容1.檔案管理制度的執行情況，包括檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等環節。2.檔案的完整性和準確性，檢查檔案是否齊全、完整，內容是否真實可靠。3.檔案的保管條件，包括檔案庫房的環境、裝具的使用等情況。4.檔案的利用情況，檢查檔案查閱、借閱、復制等手續是否齊全，利用效果是否良好。5.檔案信息化管理情況，檢查檔案信息化系統的運行情況、數據安全情況等。問題整改1.對監督檢查中發現的問題，應及時下達《檔案管理整改通知書》，要求相關部門限期整改。2.整改