開發公司檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬開發項目公司的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統一原則：公司檔案實行集中統一管理，由公司綜合管理部門負責檔案管理工作，各部門應指定專人負責本部門檔案的收集、整理和移交工作。2.真實完整原則：檔案應如實反映公司各項工作的歷史面貌，確保檔案內容的真實性和完整性。3.分類科學原則：檔案應按照一定的分類標準進行整理和保管，便于查找和利用。4.安全保密原則：檔案管理應嚴格遵守國家有關保密規定，確保檔案的安全和保密。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理部門公司綜合管理部門設立檔案管理崗位，負責公司檔案的日常管理工作。（二）檔案管理人員職責1.檔案收集：負責收集公司各部門形成的各類檔案材料，確保檔案的齊全完整。2.檔案整理：按照檔案分類標準，對收集到的檔案材料進行分類、編號、裝訂、編目等整理工作。3.檔案保管：負責檔案的保管工作，確保檔案的安全和保密，定期對檔案進行檢查和清點，對破損或變質的檔案及時進行修復或復制。4.檔案利用：負責為公司各部門及員工提供檔案查閱和利用服務，按照規定辦理檔案查閱手續，做好檔案查閱記錄。5.檔案統計：負責對公司檔案的數量、種類、利用情況等進行統計和分析，為公司檔案管理決策提供依據。6.檔案鑒定與銷毀：按照國家有關規定，定期對公司檔案進行鑒定，對已失去保存價值的檔案提出銷毀意見，經公司領導批準后組織實施檔案銷毀工作。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類公司檔案分為以下十大類：1.行政管理類：包括公司行政文件、會議記錄、工作計劃與總結、規章制度、證照印章等。2.人力資源類：包括員工檔案、招聘與培訓記錄、績效考核、薪酬福利、勞動合同等。3.財務審計類：包括財務報表、會計憑證、審計報告、稅務資料等。4.市場營銷類：包括市場調研、營銷策劃、銷售合同、客戶資料等。5.工程管理類：包括項目立項、規劃設計、工程招投標、施工管理、竣工驗收等。6.成本控制類：包括成本預算、成本核算、成本分析、成本控制措施等。7.法務合規類：包括法律事務、合同審查、合規管理、訴訟仲裁等。8.企業文化類：包括公司文化建設活動記錄、企業宣傳資料、員工文化活動等。9.信息化管理類：包括信息系統建設、數據備份與恢復、網絡安全等。10.其他類：不屬于以上九類的其他檔案。（二）檔案編號檔案編號采用“大類代碼+年度+順序號”的方式進行編制。具體如下：1.大類代碼：按照檔案分類的十大類，分別用兩位數字表示，如“01”表示行政管理類，“02”表示人力資源類等。2.年度：用四位數字表示檔案形成的年度，如“2023”表示2023年形成的檔案。3.順序號：按照檔案形成的先后順序，用四位數字表示，如“0001”表示該大類下2023年形成的第一份檔案。例如，一份2023年形成的行政管理類文件，其編號為“0120230001”。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門職責：公司各部門負責本部門檔案材料的收集工作，應明確專人負責檔案收集，并按照檔案管理部門的要求，定期將收集到的檔案材料移交至檔案管理部門。2.收集范圍：各部門應收集的檔案材料包括但不限于以下內容：行政管理類：部門文件、會議紀要、工作計劃、工作總結、考勤記錄、辦公用品采購清單等。人力資源類：員工招聘申請表、面試評估表、培訓記錄、績效考核表、薪酬發放記錄、勞動合同等。財務審計類：財務報表、會計憑證、審計報告、稅務申報資料、發票等。市場營銷類：市場調研報告、營銷策劃方案、銷售合同、客戶拜訪記錄、市場活動照片等。工程管理類：項目立項批復、規劃設計圖紙、工程招投標文件、施工圖紙、工程變更通知、工程驗收報告等。成本控制類：成本預算表、成本核算報表、成本分析報告、成本控制措施文件等。法務合規類：合同文本、法律意見書、合規檢查報告、訴訟仲裁文件等。企業文化類：公司文化建設活動方案、活動照片、企業宣傳資料、員工文化活動作品等。信息化管理類：信息系統建設方案、系統操作手冊、數據備份記錄、網絡安全檢查報告等。其他類：與本部門工作相關的其他有保存價值的文件材料。3.收集要求：各部門應確保收集到的檔案材料真實、完整、準確，不得遺漏重要文件。檔案材料應字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全，如有破損或褪色應及時修復或復制。電子文件應按照規定的格式和命名規則進行存儲，并確保其可讀性和完整性。（二）檔案整理1.整理原則：檔案整理應遵循文件材料的形成規律，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用。2.整理方法：分類：按照檔案分類標準，對收集到的檔案材料進行分類。編號：為每份檔案材料編制唯一的編號，編號應與檔案編號一致。裝訂：對紙張規格不一致、破損或折疊的檔案材料進行整理和裝訂，使其整齊美觀。編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息，以便于查找和利用。3.整理期限：檔案管理部門應在收到各部門移交的檔案材料后[X]個工作日內完成整理工作。五、檔案的保管（一）保管場所公司應設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保檔案的安全保管。（二）保管要求1.檔案存放：檔案應按照類別和年度順序存放，便于查找和利用。2.定期檢查：檔案管理部門應定期對檔案進行檢查，檢查內容包括檔案的數量、質量、保管狀況等，發現問題及時處理。3.安全防護：加強檔案庫房的安全防護措施，嚴禁無關人員進入檔案庫房，確保檔案的安全和保密。4.溫濕度控制：檔案庫房應保持適宜的溫度和濕度，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，濕度控制在[X]%[X]%之間。（三）電子檔案保管1.存儲介質：電子檔案應存儲在安全可靠的存儲介質上，如硬盤、光盤、磁帶等，并定期進行備份。2.存儲環境：電子檔案存儲環境應保持清潔、干燥、通風，避免存儲介質受到損壞。3.訪問控制：對電子檔案的訪問應進行嚴格的權限控制，只有經過授權的人員才能訪問電子檔案。4.病毒防護：安裝防病毒軟件，定期對電子檔案進行病毒檢測和查殺，防止病毒感染。六、檔案的利用（一）利用原則檔案利用應遵循保密、合法、合理的原則，確保檔案的安全和保密，同時滿足公司各項工作的需要。（二）利用范圍公司內部各部門及員工因工作需要可以查閱、借閱公司檔案。外部單位或個人因特殊原因需要查閱、借閱公司檔案的，應按照公司相關規定辦理審批手續。（三）利用手續1.查閱手續：公司內部人員查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容等信息，經所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。檔案管理部門應按照規定提供檔案查閱服務，并做好查閱記錄。2.借閱手續：公司內部人員借閱檔案，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限、借閱用途等信息，經所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，辦理借閱手續。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續借手續。檔案管理部門應定期催還借閱的檔案，確保檔案及時歸還。3.外部查閱手續：外部單位或個人查閱公司檔案，應提前向公司提交查閱申請，說明查閱目的、查閱內容等信息，并提供相關證明材料。經公司領導批準后，檔案管理部門按照規定提供查閱服務，并做好查閱記錄。查閱過程中，檔案管理部門應安排專人陪同，確保檔案的安全和保密。（四）利用限制1.涉及公司機密的檔案，未經公司領導批準，不得查閱、借閱和復制。2.檔案利用過程中，不得擅自涂改、損壞、抽取、撤換檔案材料。3.檔案利用完畢后，應及時歸還檔案管理部門，如發現檔案有損壞或丟失，應及時報告并承擔相應責任。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定應遵循全面審查、客觀公正、慎重決定的原則，確保鑒定結果的準確性和可靠性。（二）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、相關業務部門負責人及檔案管理人員組成，負責對公司檔案進行定期鑒定。（三）鑒定內容檔案鑒定工作小組應根據國家有關規定和公司實際情況，對檔案的保存價值進行鑒定，鑒定內容包括檔案的形成時間、來源、內容、形式等方面。（四）鑒定標準檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。具體鑒定標準如下：1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，應列為永久保管。如公司成立、合并、分立、改制等重要文件，公司年度財務報表、審計報告等。2.長期保管：凡是反映公司一般職能活動，在較長時間內對公司工作有查考利用價值的檔案，應列為長期保管。保管期限一般為[X]年。如公司一般性文件、項目中期報告等。3.短期保管：凡是反映公司局部職能活動，在較短時間內對公司工作有參考價值的檔案，應列為短期保管。保管期限一般為[X]年。如公司臨時性文件、會議記錄等。（五）銷毀程序1.編制銷毀清冊：檔案鑒定工作小組對已鑒定的檔案提出銷毀意見，編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息。2.審批：《檔案銷毀清冊》經公司領導批準后，方可組織實施檔案銷毀工作。3.銷毀實施：檔案銷毀工作應指定專人負責，在銷毀現場進行監銷，確保檔案銷毀徹底。銷毀完畢后，監銷人員應在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。4.歸檔：將《檔案銷毀清冊》作為檔案資料進行歸檔保存。八、檔案管理的信息化建設（一）信息化目標建立公司檔案管理信息系統，實現檔案的電子化管理，提高檔案管理的效率和服務水平。（二）信息化內容1.檔案數字化：對公司現有檔案進行數字化處理，將紙質檔案轉化為電子檔案，實現檔案信息的電子化存儲和檢索。2.系統功能建設：檔案管理信息系統應具備檔案收集、整理、保管、利用、鑒定與銷毀等功能模塊，實現檔案管理的全過程信息化。3.數據安全管理：加強檔案管理信息系統的數據安全管理，采取數據備份、加密、訪問控制等措施，確保檔案數據的安全和保密。（三）信息化實施1.項目規劃：制定檔案管理信息化建設項目規劃，明確項目目標、任務、實施步驟和時間安排等。2.系統選型：根據公司實際情況，選擇合適的檔案管理信息系統軟件，并進行系統定制開發。3.數據錄入：組織人員對檔案