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文檔簡介

媒體公司合同管理制度一、總則(一)目的為加強本媒體公司合同管理,規(guī)范合同簽訂、履行、變更、解除等行為,防范合同風險,維護公司合法權益,特制定本制度。(二)適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門對外簽訂的各類合同,包括但不限于廣告發(fā)布合同、節(jié)目制作合同、合作協(xié)議、采購合同等。(三)基本原則1.依法合規(guī)原則:合同的簽訂、履行等應符合國家法律法規(guī)及相關政策的規(guī)定。2.平等自愿原則:合同雙方應在平等、自愿的基礎上簽訂合同,任何一方不得強迫另一方簽訂合同。3.公平公正原則:合同條款應公平合理,不得損害國家利益、社會公共利益和他人合法權益。4.誠實守信原則:合同雙方應誠實守信,全面履行合同約定的義務。二、合同管理部門及職責(一)法務部門1.負責合同文本的合法性審查,對合同條款是否符合法律法規(guī)要求提出法律意見。2.參與重大合同的談判,從法律角度提供專業(yè)支持。3.處理合同糾紛,提供法律解決方案。(二)業(yè)務部門1.負責合同的前期洽談、起草、發(fā)起審批流程等工作。2.對合同的履行情況進行跟蹤和監(jiān)督,及時反饋合同履行過程中出現的問題。3.負責與合同對方進行溝通協(xié)調,解決合同履行過程中的爭議。(三)財務部門1.參與合同涉及財務條款的審核,確保合同中的財務條款合理、準確。2.根據合同約定,負責款項的收付工作,對合同執(zhí)行情況進行財務監(jiān)督。3.協(xié)助處理合同糾紛中的財務問題。(四)行政部門1.負責合同檔案的整理、歸檔和保管工作。2.提供合同管理所需的辦公設施和資源支持。三、合同簽訂流程(一)合同立項業(yè)務部門根據工作需要,提出合同立項申請,填寫《合同立項申請表》,詳細說明合同的名稱、對方當事人、合同標的、預計金額、履行期限等內容。(二)合同起草1.業(yè)務部門負責合同文本的起草工作,合同文本應明確雙方的權利義務、合同標的、價款或報酬、履行期限、地點和方式、違約責任等主要條款。2.合同文本應使用規(guī)范的語言文字,避免歧義。對于格式合同,應仔細審查格式條款是否存在免除或限制己方責任、加重對方責任等不公平條款。(三)合同審核1.業(yè)務部門將起草好的合同文本提交至法務部門進行合法性審查。法務部門應在收到合同文本后的[X]個工作日內完成審查,并出具審查意見。2.同時,業(yè)務部門將合同文本提交至財務部門進行財務條款審核。財務部門應在收到合同文本后的[X]個工作日內完成審核,并出具審核意見。3.法務部門和財務部門對合同文本進行審核后,如發(fā)現問題,應及時與業(yè)務部門溝通,業(yè)務部門根據審核意見對合同文本進行修改完善。(四)合同審批1.經法務部門和財務部門審核通過的合同文本,由業(yè)務部門發(fā)起合同審批流程,填寫《合同審批表》,并附上合同文本、審核意見等相關材料。2.合同審批流程按照公司的審批權限進行,一般合同由部門負責人、分管領導審批;重大合同需經總經理辦公會或董事會審批。3.審批部門應在收到合同審批材料后的[X]個工作日內完成審批,并簽署審批意見。如審批通過,合同進入簽訂環(huán)節(jié);如審批不通過,業(yè)務部門應根據審批意見對合同進行修改完善后重新發(fā)起審批流程。(五)合同簽訂1.合同經審批通過后,由業(yè)務部門負責與合同對方當事人簽訂合同。簽訂合同前,應確保合同對方當事人具有合法的主體資格和履約能力。2.合同簽訂應使用公司統(tǒng)一的合同專用章,并按照規(guī)定的程序進行蓋章。蓋章前,應仔細核對合同文本與審批通過的合同文本是否一致。3.合同簽訂后,業(yè)務部門應及時將合同副本送法務部門、財務部門、行政部門等相關部門備案。四、合同履行管理(一)履行計劃制定業(yè)務部門應根據合同約定,制定詳細的合同履行計劃,明確各階段的工作任務、責任人、時間節(jié)點等內容,并將履行計劃提交至相關部門備案。(二)履行跟蹤與監(jiān)督1.業(yè)務部門應按照合同履行計劃,對合同履行情況進行跟蹤和監(jiān)督,及時掌握合同履行進度,確保合同順利履行。2.如發(fā)現合同履行過程中出現問題,業(yè)務部門應及時與合同對方當事人溝通協(xié)調,采取有效措施解決問題,并將情況及時反饋至相關部門。3.法務部門、財務部門等相關部門應根據各自職責,對合同履行情況進行監(jiān)督檢查,發(fā)現問題及時提出整改意見。(三)變更管理1.合同履行過程中,如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同內容的,業(yè)務部門應及時與合同對方當事人協(xié)商一致,并簽訂書面的合同變更協(xié)議。2.合同變更協(xié)議的簽訂流程與合同簽訂流程相同,需經法務部門合法性審查、財務部門財務條款審核、相關領導審批后,方可簽訂。3.合同變更后,業(yè)務部門應及時將變更情況通知相關部門,并對合同履行計劃進行調整。(四)解除管理1.合同履行過程中,如出現法定或約定的解除情形,業(yè)務部門應及時與合同對方當事人協(xié)商一致,并簽訂書面的合同解除協(xié)議。2.合同解除協(xié)議的簽訂流程與合同簽訂流程相同,需經法務部門合法性審查、財務部門財務條款審核、相關領導審批后,方可簽訂。3.合同解除后,業(yè)務部門應及時清理合同履行過程中的相關事項,如結算款項、交付資料等,并將情況通知相關部門。五、合同糾紛處理(一)糾紛預防1.業(yè)務部門在合同簽訂和履行過程中,應嚴格按照合同約定和本制度的要求,履行各自的義務,避免因自身原因引發(fā)合同糾紛。2.法務部門應加強對合同管理工作的指導和監(jiān)督,定期組織合同管理人員進行法律法規(guī)培訓,提高合同管理人員的法律意識和風險防范能力。(二)糾紛處理流程1.合同履行過程中如發(fā)生糾紛,業(yè)務部門應及時收集相關證據材料,分析糾紛產生的原因,并提出初步的解決方案。2.業(yè)務部門將糾紛情況及初步解決方案提交至法務部門,法務部門根據情況進行分析研究,制定具體的糾紛處理方案。3.糾紛處理方案經公司領導批準后,由業(yè)務部門負責與合同對方當事人進行溝通協(xié)商,爭取通過友好協(xié)商解決糾紛。4.如協(xié)商不成,可根據合同約定或法律法規(guī)的規(guī)定,通過仲裁或訴訟等方式解決糾紛。在仲裁或訴訟過程中,法務部門應負責提供法律支持,業(yè)務部門應積極配合。六、合同檔案管理(一)檔案收集1.合同簽訂后,業(yè)務部門應及時將合同正本、副本、補充協(xié)議、變更協(xié)議、解除協(xié)議、往來函件、會議紀要、糾紛處理文件等相關資料收集齊全,并移交至行政部門。2.行政部門在接收合同檔案資料時,應進行認真核對,確保資料的完整性和準確性。(二)檔案整理1.行政部門對接收的合同檔案資料進行分類整理,按照合同類別、簽訂時間、保管期限等進行編號、裝訂。2.合同檔案應建立電子檔案和紙質檔案,電子檔案應與紙質檔案內容一致,并進行備份存儲。(三)檔案保管1.行政部門應設立專門的合同檔案室,配備必要的保管設施,確保合同檔案的安全保管。2.合同檔案應按照保管期限進行分類存放,保管期限分為短期、中期和長期。短期保管期限為[X]年,中期保管期限為[X]年,長期保管期限為[X]年。3.合同檔案保管期限屆滿后,如需銷毀,應按照公司的檔案管理制度進行審批和銷毀。(四)檔案查閱1.因工作需要查閱合同檔案的,應填寫《合同檔案查閱申請表》,注明查閱原因、查閱內容、查閱期限等內容,并經部門負責人批準。2.查閱合同檔案應在行政部門指定的地點進行,查閱人員不得擅自復制、涂改、抽取、撤換合同檔案資料。3.查閱完畢后,查閱人員應及時將合同檔案資料歸還行政部門,并辦理歸還手續(xù)。七、合同信息化管理(一)建立合同管理系統(tǒng)公司應建立合同管理系統(tǒng),實現合同從立項、起草、審核、審批、簽訂、履行、變更、解除到檔案管理等全過程的信息化管理。(二)系統(tǒng)功能要求1.合同管理系統(tǒng)應具備合同信息錄入、查詢、統(tǒng)計、分析等功能,方便合同管理人員對合同信息進行管理和跟蹤。2.系統(tǒng)應能夠自動提醒合同履行期限、審批期限等重要時間節(jié)點,確保合同管理工作的及時性和準確性。3.系統(tǒng)應具備權限管理功能,不同級別的用戶只能訪問和操作其權限范圍內的合同信息。(三)數據維護1.合同管理人員應及時將合同相關信息錄入合同管理系統(tǒng),確保系統(tǒng)數

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