媒體公司合同管理制度一、總則（一）目的為加強本媒體公司合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、解除等行為，防范合同風險，維護公司合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門對外簽訂的各類合同，包括但不限于廣告發(fā)布合同、節(jié)目制作合同、合作協(xié)議、采購合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行等應符合國家法律法規(guī)及相關政策的規(guī)定。2.平等自愿原則：合同雙方應在平等、自愿的基礎上簽訂合同，任何一方不得強迫另一方簽訂合同。3.公平公正原則：合同條款應公平合理，不得損害國家利益、社會公共利益和他人合法權益。4.誠實守信原則：合同雙方應誠實守信，全面履行合同約定的義務。二、合同管理部門及職責（一）法務部門1.負責合同文本的合法性審查，對合同條款是否符合法律法規(guī)要求提出法律意見。2.參與重大合同的談判，從法律角度提供專業(yè)支持。3.處理合同糾紛，提供法律解決方案。（二）業(yè)務部門1.負責合同的前期洽談、起草、發(fā)起審批流程等工作。2.對合同的履行情況進行跟蹤和監(jiān)督，及時反饋合同履行過程中出現的問題。3.負責與合同對方進行溝通協(xié)調，解決合同履行過程中的爭議。（三）財務部門1.參與合同涉及財務條款的審核，確保合同中的財務條款合理、準確。2.根據合同約定，負責款項的收付工作，對合同執(zhí)行情況進行財務監(jiān)督。3.協(xié)助處理合同糾紛中的財務問題。（四）行政部門1.負責合同檔案的整理、歸檔和保管工作。2.提供合同管理所需的辦公設施和資源支持。三、合同簽訂流程（一）合同立項業(yè)務部門根據工作需要，提出合同立項申請，填寫《合同立項申請表》，詳細說明合同的名稱、對方當事人、合同標的、預計金額、履行期限等內容。（二）合同起草1.業(yè)務部門負責合同文本的起草工作，合同文本應明確雙方的權利義務、合同標的、價款或報酬、履行期限、地點和方式、違約責任等主要條款。2.合同文本應使用規(guī)范的語言文字，避免歧義。對于格式合同，應仔細審查格式條款是否存在免除或限制己方責任、加重對方責任等不公平條款。（三）合同審核1.業(yè)務部門將起草好的合同文本提交至法務部門進行合法性審查。法務部門應在收到合同文本后的[X]個工作日內完成審查，并出具審查意見。2.同時，業(yè)務部門將合同文本提交至財務部門進行財務條款審核。財務部門應在收到合同文本后的[X]個工作日內完成審核，并出具審核意見。3.法務部門和財務部門對合同文本進行審核后，如發(fā)現問題，應及時與業(yè)務部門溝通，業(yè)務部門根據審核意見對合同文本進行修改完善。（四）合同審批1.經法務部門和財務部門審核通過的合同文本，由業(yè)務部門發(fā)起合同審批流程，填寫《合同審批表》，并附上合同文本、審核意見等相關材料。2.合同審批流程按照公司的審批權限進行，一般合同由部門負責人、分管領導審批；重大合同需經總經理辦公會或董事會審批。3.審批部門應在收到合同審批材料后的[X]個工作日內完成審批，并簽署審批意見。如審批通過，合同進入簽訂環(huán)節(jié)；如審批不通過，業(yè)務部門應根據審批意見對合同進行修改完善后重新發(fā)起審批流程。（五）合同簽訂1.合同經審批通過后，由業(yè)務部門負責與合同對方當事人簽訂合同。簽訂合同前，應確保合同對方當事人具有合法的主體資格和履約能力。2.合同簽訂應使用公司統(tǒng)一的合同專用章，并按照規(guī)定的程序進行蓋章。蓋章前，應仔細核對合同文本與審批通過的合同文本是否一致。3.合同簽訂后，業(yè)務部門應及時將合同副本送法務部門、財務部門、行政部門等相關部門備案。四、合同履行管理（一）履行計劃制定業(yè)務部門應根據合同約定，制定詳細的合同履行計劃，明確各階段的工作任務、責任人、時間節(jié)點等內容，并將履行計劃提交至相關部門備案。（二）履行跟蹤與監(jiān)督1.業(yè)務部門應按照合同履行計劃，對合同履行情況進行跟蹤和監(jiān)督，及時掌握合同履行進度，確保合同順利履行。2.如發(fā)現合同履行過程中出現問題，業(yè)務部門應及時與合同對方當事人溝通協(xié)調，采取有效措施解決問題，并將情況及時反饋至相關部門。3.法務部門、財務部門等相關部門應根據各自職責，對合同履行情況進行監(jiān)督檢查，發(fā)現問題及時提出整改意見。（三）變更管理1.合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同內容的，業(yè)務部門應及時與合同對方當事人協(xié)商一致，并簽訂書面的合同變更協(xié)議。2.合同變更協(xié)議的簽訂流程與合同簽訂流程相同，需經法務部門合法性審查、財務部門財務條款審核、相關領導審批后，方可簽訂。3.合同變更后，業(yè)務部門應及時將變更情況通知相關部門，并對合同履行計劃進行調整。（四）解除管理1.合同履行過程中，如出現法定或約定的解除情形，業(yè)務部門應及時與合同對方當事人協(xié)商一致，并簽訂書面的合同解除協(xié)議。2.合同解除協(xié)議的簽訂流程與合同簽訂流程相同，需經法務部門合法性審查、財務部門財務條款審核、相關領導審批后，方可簽訂。3.合同解除后，業(yè)務部門應及時清理合同履行過程中的相關事項，如結算款項、交付資料等，并將情況通知相關部門。五、合同糾紛處理（一）糾紛預防1.業(yè)務部門在合同簽訂和履行過程中，應嚴格按照合同約定和本制度的要求，履行各自的義務，避免因自身原因引發(fā)合同糾紛。2.法務部門應加強對合同管理工作的指導和監(jiān)督，定期組織合同管理人員進行法律法規(guī)培訓，提高合同管理人員的法律意識和風險防范能力。（二）糾紛處理流程1.合同履行過程中如發(fā)生糾紛，業(yè)務部門應及時收集相關證據材料，分析糾紛產生的原因，并提出初步的解決方案。2.業(yè)務部門將糾紛情況及初步解決方案提交至法務部門，法務部門根據情況進行分析研究，制定具體的糾紛處理方案。3.糾紛處理方案經公司領導批準后，由業(yè)務部門負責與合同對方當事人進行溝通協(xié)商，爭取通過友好協(xié)商解決糾紛。4.如協(xié)商不成，可根據合同約定或法律法規(guī)的規(guī)定，通過仲裁或訴訟等方式解決糾紛。在仲裁或訴訟過程中，法務部門應負責提供法律支持，業(yè)務部門應積極配合。六、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂后，業(yè)務部門應及時將合同正本、副本、補充協(xié)議、變更協(xié)議、解除協(xié)議、往來函件、會議紀要、糾紛處理文件等相關資料收集齊全，并移交至行政部門。2.行政部門在接收合同檔案資料時，應進行認真核對，確保資料的完整性和準確性。（二）檔案整理1.行政部門對接收的合同檔案資料進行分類整理，按照合同類別、簽訂時間、保管期限等進行編號、裝訂。2.合同檔案應建立電子檔案和紙質檔案，電子檔案應與紙質檔案內容一致，并進行備份存儲。（三）檔案保管1.行政部門應設立專門的合同檔案室，配備必要的保管設施，確保合同檔案的安全保管。2.合同檔案應按照保管期限進行分類存放，保管期限分為短期、中期和長期。短期保管期限為[X]年，中期保管期限為[X]年，長期保管期限為[X]年。3.合同檔案保管期限屆滿后，如需銷毀，應按照公司的檔案管理制度進行審批和銷毀。（四）檔案查閱1.因工作需要查閱合同檔案的，應填寫《合同檔案查閱申請表》，注明查閱原因、查閱內容、查閱期限等內容，并經部門負責人批準。2.查閱合同檔案應在行政部門指定的地點進行，查閱人員不得擅自復制、涂改、抽取、撤換合同檔案資料。3.查閱完畢后，查閱人員應及時將合同檔案資料歸還行政部門，并辦理歸還手續(xù)。七、合同信息化管理（一）建立合同管理系統(tǒng)公司應建立合同管理系統(tǒng)，實現合同從立項、起草、審核、審批、簽訂、履行、變更、解除到檔案管理等全過程的信息化管理。（二）系統(tǒng)功能要求1.合同管理系統(tǒng)應具備合同信息錄入、查詢、統(tǒng)計、分析等功能，方便合同管理人員對合同信息進行管理和跟蹤。2.系統(tǒng)應能夠自動提醒合同履行期限、審批期限等重要時間節(jié)點，確保合同管理工作的及時性和準確性。3.系統(tǒng)應具備權限管理功能，不同級別的用戶只能訪問和操作其權限范圍內的合同信息。（三）數據維護1.合同管理人員應及時將合同相關信息錄入合同管理系統(tǒng)，確保系統(tǒng)數