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文檔簡介

建工公司合同管理制度一、總則(一)目的為加強建工公司合同管理,規(guī)范合同簽訂、履行、變更、解除等行為,防范合同風險,維護公司合法權益,特制定本制度。(二)適用范圍本制度適用于建工公司及所屬各部門、各項目部在經(jīng)營活動中簽訂的各類合同,包括但不限于工程承包合同、物資采購合同、勞務分包合同、租賃合同、技術服務合同等。(三)基本原則1.依法合規(guī)原則:合同的簽訂、履行、變更、解除等應符合國家法律法規(guī)及相關政策的規(guī)定。2.平等自愿原則:合同雙方應在平等、自愿的基礎上簽訂合同,任何一方不得將自己的意志強加給對方。3.公平公正原則:合同條款應公平合理,不得損害國家利益、社會公共利益和對方合法權益。4.誠實守信原則:合同雙方應誠實守信,全面履行合同約定的義務。二、合同管理部門及職責(一)法務部門1.負責合同文本的合法性審查,對合同條款是否符合法律法規(guī)要求提出意見和建議。2.參與重大合同的談判、起草和簽訂工作,從法律角度提供專業(yè)支持。3.負責處理合同糾紛,參與訴訟、仲裁等法律事務。4.定期對公司合同管理情況進行法律風險評估,提出防范措施和建議。(二)業(yè)務部門1.負責合同的談判、起草、簽訂、履行、變更、解除等具體工作。2.對合同相對方的主體資格、信用狀況等進行調(diào)查和審查。3.負責收集、整理、保管合同相關資料,建立合同臺賬。4.及時向法務部門通報合同履行過程中的重大事項和風險情況。(三)財務部門1.負責審核合同中的財務條款,包括付款方式、結算方式、發(fā)票開具等。2.參與合同付款審批,對合同款項的支付進行監(jiān)督和管理。3.協(xié)助業(yè)務部門做好合同款項的催收和清理工作。(四)審計部門1.負責對合同的簽訂、履行、變更、解除等情況進行審計監(jiān)督。2.對重大合同進行專項審計,檢查合同執(zhí)行情況和經(jīng)濟效益。3.對合同管理中存在的問題提出審計意見和建議,督促相關部門整改。三、合同簽訂管理(一)合同談判1.業(yè)務部門在簽訂合同前,應進行充分的市場調(diào)研和分析,了解合同相對方的基本情況、經(jīng)營狀況、信譽等。2.成立合同談判小組,由業(yè)務部門負責人擔任組長,成員包括法務、財務、技術等相關人員。談判小組應制定談判方案,明確談判目標、策略和底線。3.在談判過程中,應認真聽取對方意見,充分表達我方訴求,爭取有利的合同條款。談判記錄應詳細、準確,經(jīng)雙方簽字確認后作為合同附件。(二)合同起草1.合同文本原則上由業(yè)務部門起草,涉及法律專業(yè)條款的,應征求法務部門意見。2.合同內(nèi)容應包括當事人的名稱或者姓名和住所、標的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或者報酬、履行期限、地點和方式、違約責任、解決爭議的方法等主要條款。3.合同條款應明確、具體、清晰,避免模糊不清或歧義性表述。對于重要條款,應進行重點闡述和說明。(三)合同審核1.合同起草完成后,應提交業(yè)務部門負責人審核。業(yè)務部門負責人應從業(yè)務角度對合同條款的完整性、合理性、可行性進行審核。2.審核通過后,合同文本應提交法務部門進行合法性審查。法務部門應重點審查合同條款是否符合法律法規(guī)要求,是否存在法律風險。3.法務部門審核通過后,合同文本應提交財務部門進行財務條款審核。財務部門應重點審查合同付款方式、結算方式、發(fā)票開具等是否符合財務管理制度要求。4.審計部門根據(jù)需要對重大合同進行審計審核,重點審查合同簽訂、履行過程中的合規(guī)性和經(jīng)濟效益。(四)合同簽訂1.經(jīng)審核通過的合同,由法定代表人或其授權代理人簽字,并加蓋公司公章或合同專用章。2.合同簽訂時,應確保合同雙方當事人的名稱、地址、聯(lián)系方式等準確無誤。3.合同一式多份,分別由業(yè)務部門、法務部門、財務部門、審計部門等留存歸檔。四、合同履行管理(一)履行通知1.合同簽訂后,業(yè)務部門應及時將合同副本分發(fā)給相關部門和人員,明確各部門和人員在合同履行中的職責。2.在合同履行過程中,業(yè)務部門應定期向相關部門通報合同履行情況,及時協(xié)調(diào)解決合同履行中出現(xiàn)的問題。3.如合同履行過程中需要變更合同內(nèi)容,業(yè)務部門應及時通知合同相對方,并按照本制度規(guī)定的程序辦理合同變更手續(xù)。(二)履行跟蹤1.業(yè)務部門應建立合同履行跟蹤臺賬,詳細記錄合同履行的各個環(huán)節(jié),包括合同簽訂時間、履行期限、履行進度、付款情況、驗收情況等。2.定期對合同履行情況進行檢查和分析,及時發(fā)現(xiàn)合同履行中存在的問題,并采取有效措施加以解決。3.對于合同履行過程中出現(xiàn)的重大事項和風險情況,業(yè)務部門應及時向法務部門、財務部門、審計部門等通報,并共同研究制定應對措施。(三)付款管理1.財務部門應根據(jù)合同約定的付款方式和時間,及時審核付款申請,辦理付款手續(xù)。2.付款申請應附合同副本、發(fā)票、驗收報告等相關資料,確保付款依據(jù)充分、合規(guī)。3.對于逾期未付款的情況,財務部門應及時通知業(yè)務部門進行催收,并協(xié)助業(yè)務部門采取必要的措施。(四)驗收管理1.合同履行完畢后,業(yè)務部門應組織相關人員對合同標的進行驗收。驗收標準應按照合同約定執(zhí)行。2.驗收合格后,業(yè)務部門應出具驗收報告,并由驗收人員簽字確認。驗收報告應作為付款和結算的依據(jù)。3.如驗收不合格,業(yè)務部門應及時通知合同相對方進行整改或采取其他補救措施,直至驗收合格為止。五、合同變更、解除管理(一)變更管理1.合同履行過程中,如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同內(nèi)容的,合同雙方應協(xié)商一致,并簽訂書面變更協(xié)議。2.變更協(xié)議應明確變更的內(nèi)容、時間、雙方的權利義務等,并作為原合同的補充協(xié)議。3.變更協(xié)議簽訂后,業(yè)務部門應及時將變更情況通知相關部門和人員,并按照本制度規(guī)定的程序辦理合同變更手續(xù)。(二)解除管理1.合同履行過程中,如出現(xiàn)法定或約定的解除情形,合同雙方應協(xié)商一致,并簽訂書面解除協(xié)議。2.解除協(xié)議應明確解除的原因、時間、雙方的權利義務等,并作為原合同的解除依據(jù)。3.解除協(xié)議簽訂后,業(yè)務部門應及時將解除情況通知相關部門和人員,并按照本制度規(guī)定的程序辦理合同解除手續(xù)。六、合同糾紛處理(一)糾紛預防1.加強合同管理,規(guī)范合同簽訂、履行等行為,從源頭上預防合同糾紛的發(fā)生。2.定期組織合同管理培訓,提高員工的合同法律意識和風險防范能力。3.建立合同糾紛預警機制,及時發(fā)現(xiàn)合同履行過程中存在的潛在糾紛風險,并采取有效措施加以防范。(二)糾紛處理1.合同糾紛發(fā)生后,業(yè)務部門應及時收集、整理相關證據(jù)材料,并向法務部門報告。2.法務部門應根據(jù)糾紛情況,制定糾紛處理方案,明確處理方式、策略和目標。3.對于糾紛爭議較小的,可通過協(xié)商、調(diào)解等方式解決;對于糾紛爭議較大的,應及時啟動訴訟、仲裁等法律程序解決。4.在糾紛處理過程中,應積極維護公司合法權益,爭取有利的處理結果。七、合同檔案管理(一)檔案收集1.合同簽訂、履行、變更、解除等過程中形成的各類文件、資料,包括合同文本、談判記錄、審核意見、驗收報告、付款憑證、變更協(xié)議、解除協(xié)議等,均應作為合同檔案進行收集。2.業(yè)務部門應指定專人負責合同檔案的收集工作,確保檔案資料的完整性和準確性。(二)檔案整理1.收集到的合同檔案資料應及時進行整理,按照合同類別、時間順序等進行分類歸檔。2.每份合同檔案應建立獨立的檔案卷,將相關資料裝訂成冊,并編制檔案目錄。3.檔案資料應使用耐久性強的紙張和書寫材料,確保檔案的長期保存。(三)檔案保管1.合同檔案應妥善保管,存放于專門的檔案柜或檔案室,確保檔案的安全和完整。2.檔案管理人員應定期對合同檔案進行檢查和清點,發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.對于重要合同檔案,應采取備份、加密等措施,防止檔案丟失或損壞。(四)檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的,應填寫《合同檔案查閱申請表》,經(jīng)所在部門負責人批準后,到檔案管理部門查閱。2.查閱人員應在檔案管理部門指定的地點查閱檔案,不得擅自將檔案帶出檔案室。查閱過程中應愛護檔案資料,不得涂改、損壞、丟失檔案。3.因工作需要復印合同檔案資料的,應經(jīng)檔案管理部門負責人批準,并按照規(guī)定的程序進行復印。復印后的檔案資料應加蓋檔案管理部門印章。八、監(jiān)督與考核(一)監(jiān)督檢查1.法務部門、審計部門等應定期對公司合同管理情況進行監(jiān)督檢查,重點檢查合同簽訂、履行、變更、解除等環(huán)節(jié)的合規(guī)性和風險防范情況。2.監(jiān)督檢查可采取查閱合同檔案、實地走訪、問卷調(diào)查等方式進行。對于發(fā)現(xiàn)的問題,應及時下達整改通知書,要求相關部門限期整改。(二)考核評價1.建立合同管理考核評價制度,對各部門和人員的合同管理工作進行考核評價。考核評價指標

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