建工公司合同管理制度一、總則（一）目的為加強建工公司合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、解除等行為，防范合同風險，維護公司合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于建工公司及所屬各部門、各項目部在經(jīng)營活動中簽訂的各類合同，包括但不限于工程承包合同、物資采購合同、勞務分包合同、租賃合同、技術服務合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行、變更、解除等應符合國家法律法規(guī)及相關政策的規(guī)定。2.平等自愿原則：合同雙方應在平等、自愿的基礎上簽訂合同，任何一方不得將自己的意志強加給對方。3.公平公正原則：合同條款應公平合理，不得損害國家利益、社會公共利益和對方合法權益。4.誠實守信原則：合同雙方應誠實守信，全面履行合同約定的義務。二、合同管理部門及職責（一）法務部門1.負責合同文本的合法性審查，對合同條款是否符合法律法規(guī)要求提出意見和建議。2.參與重大合同的談判、起草和簽訂工作，從法律角度提供專業(yè)支持。3.負責處理合同糾紛，參與訴訟、仲裁等法律事務。4.定期對公司合同管理情況進行法律風險評估，提出防范措施和建議。（二）業(yè)務部門1.負責合同的談判、起草、簽訂、履行、變更、解除等具體工作。2.對合同相對方的主體資格、信用狀況等進行調(diào)查和審查。3.負責收集、整理、保管合同相關資料，建立合同臺賬。4.及時向法務部門通報合同履行過程中的重大事項和風險情況。（三）財務部門1.負責審核合同中的財務條款，包括付款方式、結算方式、發(fā)票開具等。2.參與合同付款審批，對合同款項的支付進行監(jiān)督和管理。3.協(xié)助業(yè)務部門做好合同款項的催收和清理工作。（四）審計部門1.負責對合同的簽訂、履行、變更、解除等情況進行審計監(jiān)督。2.對重大合同進行專項審計，檢查合同執(zhí)行情況和經(jīng)濟效益。3.對合同管理中存在的問題提出審計意見和建議，督促相關部門整改。三、合同簽訂管理（一）合同談判1.業(yè)務部門在簽訂合同前，應進行充分的市場調(diào)研和分析，了解合同相對方的基本情況、經(jīng)營狀況、信譽等。2.成立合同談判小組，由業(yè)務部門負責人擔任組長，成員包括法務、財務、技術等相關人員。談判小組應制定談判方案，明確談判目標、策略和底線。3.在談判過程中，應認真聽取對方意見，充分表達我方訴求，爭取有利的合同條款。談判記錄應詳細、準確，經(jīng)雙方簽字確認后作為合同附件。（二）合同起草1.合同文本原則上由業(yè)務部門起草，涉及法律專業(yè)條款的，應征求法務部門意見。2.合同內(nèi)容應包括當事人的名稱或者姓名和住所、標的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或者報酬、履行期限、地點和方式、違約責任、解決爭議的方法等主要條款。3.合同條款應明確、具體、清晰，避免模糊不清或歧義性表述。對于重要條款，應進行重點闡述和說明。（三）合同審核1.合同起草完成后，應提交業(yè)務部門負責人審核。業(yè)務部門負責人應從業(yè)務角度對合同條款的完整性、合理性、可行性進行審核。2.審核通過后，合同文本應提交法務部門進行合法性審查。法務部門應重點審查合同條款是否符合法律法規(guī)要求，是否存在法律風險。3.法務部門審核通過后，合同文本應提交財務部門進行財務條款審核。財務部門應重點審查合同付款方式、結算方式、發(fā)票開具等是否符合財務管理制度要求。4.審計部門根據(jù)需要對重大合同進行審計審核，重點審查合同簽訂、履行過程中的合規(guī)性和經(jīng)濟效益。（四）合同簽訂1.經(jīng)審核通過的合同，由法定代表人或其授權代理人簽字，并加蓋公司公章或合同專用章。2.合同簽訂時，應確保合同雙方當事人的名稱、地址、聯(lián)系方式等準確無誤。3.合同一式多份，分別由業(yè)務部門、法務部門、財務部門、審計部門等留存歸檔。四、合同履行管理（一）履行通知1.合同簽訂后，業(yè)務部門應及時將合同副本分發(fā)給相關部門和人員，明確各部門和人員在合同履行中的職責。2.在合同履行過程中，業(yè)務部門應定期向相關部門通報合同履行情況，及時協(xié)調(diào)解決合同履行中出現(xiàn)的問題。3.如合同履行過程中需要變更合同內(nèi)容，業(yè)務部門應及時通知合同相對方，并按照本制度規(guī)定的程序辦理合同變更手續(xù)。（二）履行跟蹤1.業(yè)務部門應建立合同履行跟蹤臺賬，詳細記錄合同履行的各個環(huán)節(jié)，包括合同簽訂時間、履行期限、履行進度、付款情況、驗收情況等。2.定期對合同履行情況進行檢查和分析，及時發(fā)現(xiàn)合同履行中存在的問題，并采取有效措施加以解決。3.對于合同履行過程中出現(xiàn)的重大事項和風險情況，業(yè)務部門應及時向法務部門、財務部門、審計部門等通報，并共同研究制定應對措施。（三）付款管理1.財務部門應根據(jù)合同約定的付款方式和時間，及時審核付款申請，辦理付款手續(xù)。2.付款申請應附合同副本、發(fā)票、驗收報告等相關資料，確保付款依據(jù)充分、合規(guī)。3.對于逾期未付款的情況，財務部門應及時通知業(yè)務部門進行催收，并協(xié)助業(yè)務部門采取必要的措施。（四）驗收管理1.合同履行完畢后，業(yè)務部門應組織相關人員對合同標的進行驗收。驗收標準應按照合同約定執(zhí)行。2.驗收合格后，業(yè)務部門應出具驗收報告，并由驗收人員簽字確認。驗收報告應作為付款和結算的依據(jù)。3.如驗收不合格，業(yè)務部門應及時通知合同相對方進行整改或采取其他補救措施，直至驗收合格為止。五、合同變更、解除管理（一）變更管理1.合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同內(nèi)容的，合同雙方應協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。2.變更協(xié)議應明確變更的內(nèi)容、時間、雙方的權利義務等，并作為原合同的補充協(xié)議。3.變更協(xié)議簽訂后，業(yè)務部門應及時將變更情況通知相關部門和人員，并按照本制度規(guī)定的程序辦理合同變更手續(xù)。（二）解除管理1.合同履行過程中，如出現(xiàn)法定或約定的解除情形，合同雙方應協(xié)商一致，并簽訂書面解除協(xié)議。2.解除協(xié)議應明確解除的原因、時間、雙方的權利義務等，并作為原合同的解除依據(jù)。3.解除協(xié)議簽訂后，業(yè)務部門應及時將解除情況通知相關部門和人員，并按照本制度規(guī)定的程序辦理合同解除手續(xù)。六、合同糾紛處理（一）糾紛預防1.加強合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行等行為，從源頭上預防合同糾紛的發(fā)生。2.定期組織合同管理培訓，提高員工的合同法律意識和風險防范能力。3.建立合同糾紛預警機制，及時發(fā)現(xiàn)合同履行過程中存在的潛在糾紛風險，并采取有效措施加以防范。（二）糾紛處理1.合同糾紛發(fā)生后，業(yè)務部門應及時收集、整理相關證據(jù)材料，并向法務部門報告。2.法務部門應根據(jù)糾紛情況，制定糾紛處理方案，明確處理方式、策略和目標。3.對于糾紛爭議較小的，可通過協(xié)商、調(diào)解等方式解決；對于糾紛爭議較大的，應及時啟動訴訟、仲裁等法律程序解決。4.在糾紛處理過程中，應積極維護公司合法權益，爭取有利的處理結果。七、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂、履行、變更、解除等過程中形成的各類文件、資料，包括合同文本、談判記錄、審核意見、驗收報告、付款憑證、變更協(xié)議、解除協(xié)議等，均應作為合同檔案進行收集。2.業(yè)務部門應指定專人負責合同檔案的收集工作，確保檔案資料的完整性和準確性。（二）檔案整理1.收集到的合同檔案資料應及時進行整理，按照合同類別、時間順序等進行分類歸檔。2.每份合同檔案應建立獨立的檔案卷，將相關資料裝訂成冊，并編制檔案目錄。3.檔案資料應使用耐久性強的紙張和書寫材料，確保檔案的長期保存。（三）檔案保管1.合同檔案應妥善保管，存放于專門的檔案柜或檔案室，確保檔案的安全和完整。2.檔案管理人員應定期對合同檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.對于重要合同檔案，應采取備份、加密等措施，防止檔案丟失或損壞。（四）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應填寫《合同檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。2.查閱人員應在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。查閱過程中應愛護檔案資料，不得涂改、損壞、丟失檔案。3.因工作需要復印合同檔案資料的，應經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并按照規(guī)定的程序進行復印。復印后的檔案資料應加蓋檔案管理部門印章。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.法務部門、審計部門等應定期對公司合同管理情況進行監(jiān)督檢查，重點檢查合同簽訂、履行、變更、解除等環(huán)節(jié)的合規(guī)性和風險防范情況。2.監(jiān)督檢查可采取查閱合同檔案、實地走訪、問卷調(diào)查等方式進行。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應及時下達整改通知書，要求相關部門限期整改。（二）考核評價1.建立合同管理考核評價制度，對各部門和人員的合同管理工作進行考核評價。考核評價指標