公司財務回款管理制度一、總則1.目的為加強公司財務管理，規范財務回款行為，確保公司資金及時、足額回收，降低資金風險，提高資金使用效率，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在銷售業務、采購業務、費用報銷等涉及資金往來活動中的回款管理。3.回款管理原則及時性原則：各部門及員工應積極采取有效措施，確保款項按時收回，避免逾期。責任明確原則：明確各業務環節的回款責任，做到誰經辦、誰負責。風險控制原則：對回款過程中可能出現的風險進行識別、評估和控制，確保公司資金安全。協同合作原則：銷售、財務、法務等部門應密切配合，共同做好回款工作。二、職責分工1.銷售部門負責客戶的開發與維護，簽訂銷售合同，明確回款條款和期限。跟蹤銷售業務進展，及時與客戶溝通協調，督促客戶按時回款。對逾期未回款的客戶進行催收，制定催收計劃并組織實施。協助財務部門進行應收賬款的核對和清理工作。2.財務部門負責制定財務回款管理制度和流程，并監督執行。建立應收賬款臺賬，及時記錄客戶的回款情況，定期與銷售部門核對賬目。對逾期未回款的客戶進行風險預警，向相關部門提供財務數據支持和分析建議。負責辦理款項的收付手續，確保資金安全。3.法務部門參與銷售合同的審核，確保合同條款合法合規，保障公司權益。協助銷售部門進行應收賬款的催收工作，提供法律支持和建議。對涉及法律糾紛的應收賬款，負責制定法律解決方案，維護公司合法權益。4.其他部門各部門在業務活動中涉及資金往來時，應按照本制度規定履行回款責任，配合銷售、財務等部門做好回款工作。對于因自身業務原因導致的款項支付或回收問題，應及時采取措施解決。三、銷售業務回款管理1.合同簽訂銷售部門在與客戶簽訂銷售合同時，應明確約定付款方式、付款期限、逾期付款責任等回款條款。合同條款應符合公司利益，避免因條款模糊或不合理導致回款風險。銷售合同簽訂后，應及時將合同副本提交給財務部門備案。2.發貨與開票銷售部門應按照合同約定安排發貨，并及時通知客戶。發貨后，應在規定時間內開具發票，并將發票送達客戶。財務部門應根據銷售合同和發貨情況，及時開具發票，確保發票內容準確無誤。3.回款跟蹤銷售部門應建立客戶回款跟蹤臺賬，定期對客戶的回款情況進行跟蹤和分析。對于臨近付款期限的客戶，應提前與客戶溝通，提醒客戶按時付款。如發現客戶有逾期付款跡象，應及時采取措施催收，并向財務部門報告。4.逾期催收對于逾期未回款的客戶，銷售部門應制定詳細的催收計劃，明確催收責任人、催收方式和時間節點。催收方式可包括電話催收、郵件催收、上門催收等，根據客戶情況選擇合適的方式。銷售部門應定期向財務部門反饋催收進展情況，共同協商解決催收過程中遇到的問題。如逾期時間較長或催收難度較大，可考慮通過法務部門采取法律手段催收。四、采購業務回款管理1.合同簽訂采購部門在與供應商簽訂采購合同時，應明確約定付款方式、付款期限、逾期付款責任等回款條款。合同條款應符合公司利益，同時考慮供應商的合理要求，確保合作關系穩定。采購合同簽訂后，應及時將合同副本提交給財務部門備案。2.到貨驗收采購部門應按照合同約定及時組織貨物驗收，確保貨物質量和數量符合要求。驗收合格后，應在規定時間內辦理入庫手續，并通知財務部門付款。3.付款審批財務部門根據采購合同和到貨驗收情況，審核付款申請。付款申請應經相關部門負責人和公司領導審批，確保付款合規。審批通過后，財務部門按照合同約定的付款方式和期限辦理付款手續。4.回款跟蹤采購部門應建立供應商回款跟蹤臺賬，定期對供應商的回款情況進行跟蹤和分析。對于臨近付款期限的供應商，應提前與供應商溝通，確保按時付款。如發現供應商有逾期付款跡象，應及時采取措施催收，并向財務部門報告。五、費用報銷回款管理1.報銷規定員工應按照公司費用報銷制度的規定，及時辦理費用報銷手續。報銷憑證應真實、合法、有效，符合公司財務要求。費用報銷應經相關部門負責人和公司領導審批，確保費用支出合理合規。2.借款管理員工因工作需要借款的，應填寫借款申請單，注明借款用途、金額、還款期限等。借款申請應經相關部門負責人和公司領導審批，財務部門審核后辦理借款手續。員工應按照借款申請單注明的還款期限及時還款，如需延期還款，應提前辦理延期手續。3.報銷與還款員工辦理費用報銷時，應優先沖抵借款。財務部門在審核報銷憑證時，應核對借款情況，確保借款及時沖抵。如員工有逾期未還款的借款，財務部門有權從其工資或其他應付款項中扣除。六、應收賬款監控與分析1.監控指標財務部門應定期對應收賬款進行監控，設置以下監控指標：應收賬款周轉率=營業收入/平均應收賬款余額逾期應收賬款占比=逾期應收賬款金額/應收賬款總額賬齡結構分析：分析不同賬齡段的應收賬款金額及占比。通過監控指標的分析，及時發現應收賬款管理中存在的問題。2.分析報告財務部門應每月編制應收賬款分析報告，向公司管理層匯報應收賬款的變動情況、賬齡結構、逾期情況等。分析報告應提出改進建議和措施，為公司決策提供依據。銷售部門應根據應收賬款分析報告，調整銷售策略和催收計劃，加強應收賬款管理。七、回款考核與激勵1.考核指標建立回款考核制度，將回款指標納入各部門及員工的績效考核體系。考核指標包括應收賬款回收率、逾期應收賬款控制率、回款及時性等。具體考核指標和權重由公司根據實際情況確定。2.激勵措施對回款工作表現優秀的部門和員工給予獎勵，獎勵方式可包括獎金、榮譽證書、晉升機會等。對于逾期未回款的部門和員工，視情節輕重給予相應的處罰，處罰方式可包括扣減績效獎金、警告、降職等。通過考核與激勵機制，提高各部門及員工的回款積極性和主動性。八、風險預警與應對1.風險預警財務部門應建立應收賬款風險預警機制，根據應收賬款的賬齡、逾期情況、客戶信用狀況等因素，設定風險預警指標。當應收賬款出現風險預警信號時，財務部門應及時向銷售部門、法務部門等相關部門發出預警通知。相關部門應根據預警通知，及時采取措施應對風險。2.風險應對措施銷售部門應加強與客戶的溝通協調，了解客戶逾期付款的原因，制定針對性的催收方案。法務部門應提前介入，對可能存在法律風險的應收賬款進行評估，制定法律應對措施。財務部門應密切關注資金狀況，合理安排資金，確保公司正常運營不受影響。公司應定期召開應收賬款風險分析會議，共同研究解決風險應對過程中遇到的問題。九、檔案管理1.合同檔案銷售、采購等部門應負責合同檔案的整理、歸檔和保管。合同檔案應包括合同文本、相關審批文件、往來函件等資料。合同檔案應按照時間順序和類別進行分類存放，便于查閱和管理。2.回款記錄檔案