外部人員來訪管理制度一、總則（一）目的為規范公司外部人員來訪管理，維護公司正常的工作秩序，確保公司安全與信息安全，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于所有因業務往來、參觀交流、會議洽談等原因來訪公司的外部人員，包括但不限于客戶、合作伙伴、供應商、政府部門人員、培訓機構人員、參觀團體等。（三）基本原則1.安全第一原則：確保來訪人員的活動不會對公司的人員安全、財產安全和信息安全造成威脅。2.規范有序原則：對來訪人員的接待、活動安排等進行規范化管理，保證各項工作有序進行。3.高效服務原則：在保障公司正常運營的前提下，為來訪人員提供熱情、周到、高效的服務，展示公司良好形象。二、來訪申請與審批（一）申請流程1.內部聯系人發起：公司內部與外部來訪人員有業務往來的部門或個人（以下簡稱“內部聯系人”），應提前填寫《外部人員來訪申請表》（以下簡稱“申請表”）。申請表應詳細注明來訪人員的基本信息（包括姓名、單位、職務、聯系方式等）、來訪目的、來訪時間、來訪人數、預計停留時長等內容。2.部門負責人審核：內部聯系人所在部門負責人對申請表進行審核，重點審核來訪目的與業務的相關性、來訪時間是否合理、接待安排是否妥當等。審核通過后，在申請表上簽署意見。3.相關部門會簽（如有需要）：根據來訪事項涉及的業務范圍，可能需要其他相關部門進行會簽。例如，涉及技術合作的來訪可能需要技術部門會簽，涉及財務事項的來訪可能需要財務部門會簽等。各會簽部門應在申請表上明確簽署意見。4.分管領導審批：經部門負責人審核和相關部門會簽后，申請表提交至公司分管領導進行審批。分管領導根據公司整體工作安排和來訪事項的重要性、必要性等因素，做出最終審批決定。（二）特殊情況處理1.緊急來訪：對于因突發情況或緊急業務需要臨時來訪的外部人員，內部聯系人應在第一時間電話向部門負責人匯報，并在來訪當天補辦申請表審批手續。部門負責人應及時向分管領導報備。2.重要領導來訪：如遇上級領導、政府重要部門領導等重要人員來訪，由公司辦公室負責協調安排，簡化審批流程，確保接待工作迅速、高效進行。相關信息應及時向公司高層領導匯報。三、接待安排（一）接待準備1.信息溝通：內部聯系人在申請表審批通過后，應及時與來訪人員取得聯系，確認來訪的具體行程、交通方式、特殊需求等信息，并將公司的接待安排告知對方。2.場地安排：根據來訪人員的人數和活動內容，合理安排接待場地。如會議室、洽談室、參觀場所等。確保場地整潔、設備齊全、環境舒適，并提前做好清潔、通風等工作。3.資料準備：根據來訪目的，準備相關的公司資料、業務資料、宣傳資料等，以便來訪人員更好地了解公司情況。資料應確保準確、完整、最新，并進行分類整理，方便查閱。4.人員安排：確定專門的接待人員，負責來訪人員的全程接待工作。接待人員應具備良好的溝通能力、服務意識和專業素養，熟悉公司業務和相關流程。接待人員的職責包括迎接、引導、介紹、陪同、協調等。（二）接待流程1.迎接：接待人員提前到達約定的迎接地點，如公司大門、機場、車站等，迎接來訪人員。迎接時應主動打招呼，熱情友好，并協助來訪人員提取行李、安排交通工具等。2.簽到與登記：將來訪人員引領至公司接待處，進行簽到登記。登記內容包括來訪人員姓名、單位、職務、來訪時間、來訪目的等。同時，為來訪人員發放臨時出入證，并告知其公司的相關規定和注意事項。3.引導與介紹：帶領來訪人員前往預定的接待場地，并在途中簡要介紹公司的基本情況、主要業務、發展歷程等。到達接待場地后，向來訪人員介紹在場的公司相關人員，并進行相互介紹。4.會議或洽談：根據來訪目的，組織召開會議或進行業務洽談。會議或洽談過程中，接待人員應做好會議記錄，及時協調解決出現的問題，并確保雙方的溝通順暢、高效。如有需要，可安排茶歇或工作餐。5.參觀與交流：如來訪人員有參觀公司的需求，接待人員應提前做好參觀路線規劃和講解準備。參觀過程中，向來訪人員介紹公司的生產流程、技術設備、企業文化等方面的情況，并解答來訪人員的疑問。6.送別：來訪活動結束后，接待人員負責將來訪人員送至約定的送別地點，如公司大門、機場、車站等。送別時，再次感謝來訪人員的光臨，并歡迎其再次來訪。同時，收回臨時出入證。四、安全管理（一）人員安全1.來訪人員身份核實：在來訪人員進入公司前，嚴格核實其身份信息，確保其為經審批同意來訪的人員。對于身份不明或可疑人員，拒絕其進入公司，并及時通知相關部門處理。2.安全告知：接待人員在來訪人員到達時，應向其告知公司的安全注意事項，如禁止吸煙區域、緊急疏散通道位置、消防設施使用方法等。3.陪同與監督：在來訪人員活動期間，接待人員應全程陪同，并對其行為進行監督。提醒來訪人員遵守公司的各項規定，不得隨意進入非開放區域或觸碰公司的敏感設備、資料等。4.應急處理：如遇突發安全事件，接待人員應立即采取應急措施，確保來訪人員的人身安全。同時，及時報告公司相關部門，按照應急預案進行處理。（二）財產安全1.貴重物品保管：提醒來訪人員妥善保管個人貴重物品，公司不負責保管來訪人員的財物。如有需要，可提供臨時存放貴重物品的場所，但應明確告知相關風險。2.公司財產保護：告知來訪人員不得損壞公司的財產設施，如因故意或過失造成公司財產損失的，應按照公司規定進行賠償。（三）信息安全1.保密教育：在接待過程中，向來訪人員強調公司的信息安全保密規定，提醒其不得泄露公司的商業秘密、技術機密、客戶信息等敏感信息。2.資料管理：嚴格控制向來訪人員提供的資料范圍，涉及公司機密信息的資料應經過嚴格審批，并要求來訪人員妥善保管，不得擅自復制、傳播。如需帶走相關資料，應按照公司的保密規定辦理借閱手續。3.網絡與設備使用：如需為來訪人員提供網絡接入或設備使用，應設置相應的權限和限制，防止其訪問公司內部敏感網絡或獲取未經授權的信息。同時，安排專人進行監督，確保其合規使用。五、餐飲與住宿安排（一）餐飲安排1.工作餐：如來訪人員因業務需要在公司就餐，接待人員應提前與公司食堂聯系，安排合適的工作餐。工作餐標準應符合公司規定，注重營養搭配和食品安全。2.宴請：如需宴請來訪人員，應提前填寫《宴請申請表》，注明宴請對象、人數、時間、地點、預算等信息，按照公司的費用審批流程進行審批。宴請應遵循勤儉節約的原則，避免鋪張浪費。（二）住宿安排1.外部住宿：如來訪人員需要在公司外部安排住宿，接待人員應根據來訪人員的需求和公司規定，選擇合適的酒店或賓館，并協助辦理預訂手續。住宿費用標準應符合公司規定，由來訪人員自行承擔或按照公司相關政策執行。2.公司內部住宿（如有）：如公司有內部宿舍可供來訪人員住宿，接待人員應按照公司宿舍管理規定進行安排，并告知來訪人員相關的住宿注意事項。六、費用管理（一）接待費用標準1.工作餐標準：根據公司實際情況，制定明確的工作餐費用標準，如每人每餐[X]元。工作餐應體現公司的企業文化和特色，同時保證質量和衛生。2.宴請標準：根據來訪人員的身份和接待規格，設定不同檔次的宴請費用標準。例如，一般性業務宴請每人每餐[X]元，重要客戶或合作伙伴宴請每人每餐[X]元等。宴請費用應嚴格控制在預算范圍內，不得超支。3.住宿費用標準：明確不同級別來訪人員的住宿費用標準，如普通來訪人員住宿標準為[X]元/間/天，重要客戶或合作伙伴住宿標準為[X]元/間/天等。住宿費用應選擇性價比高的酒店或賓館，并確保符合公司規定的服務質量要求。（二）費用報銷1.報銷流程：接待人員在完成來訪接待工作后，應及時整理相關費用發票和憑證，按照公司的財務報銷制度填寫報銷申請表。報銷申請表應詳細注明來訪人員信息、接待事項、費用明細等內容，并附上經審批的申請表、發票、合同等相關資料。2.審批要求：報銷申請表經部門負責人審核簽字后，提交至財務部門進行審核。財務部門應嚴格按照公司的費用標準和報銷制度進行審核，確保費用支出合理、合規。審核通過后，報公司分管領導審批。3.支付方式：費用報銷審批通過后，財務部門按照公司的支付流程進行支