做好項目溝通管理制度總則一、目的為了確保項目團隊之間、項目團隊與相關部門之間的有效溝通，提高項目管理的效率和質量，保障項目目標的順利實現，特制定本項目溝通管理制度。二、適用范圍本制度適用于公司內所有項目的溝通管理，包括公司內部自行發起的項目以及與外部合作單位共同開展的項目。三、溝通原則1.及時性原則：及時傳遞項目相關信息，避免信息延誤導致項目進度受阻。2.準確性原則：確保溝通內容的準確性，避免因信息錯誤而引發決策失誤。3.完整性原則：全面傳遞項目相關信息，避免信息缺失影響項目整體運作。4.有效性原則：注重溝通的效果，確保信息能夠被接收方正確理解和應用。四、溝通方式1.會議溝通：包括項目啟動會、周例會、專題會議等，用于集中討論項目進展、問題及解決方案等。2.書面溝通：通過郵件、項目文檔等形式進行信息傳遞，便于留存和追溯。3.即時通訊溝通：利用即時通訊工具（如微信、釘釘等）進行日常溝通和緊急事項的傳達。4.面對面溝通：適用于重要問題的溝通和協調，能夠更好地理解對方的意圖和情感。五、溝通職責1.項目經理（1）負責組織和主持項目相關會議，確保會議的高效進行。（2）及時向項目團隊成員及相關部門傳達項目信息，確保信息的暢通。（3）協調項目團隊內部及與外部單位之間的溝通，解決溝通中出現的問題。2.項目團隊成員（1）積極參與項目會議，按時提交項目相關信息和報告。（2）及時回復項目相關的郵件和即時通訊消息，確保信息的及時反饋。（3）主動與項目團隊成員及相關部門進行溝通，共同推動項目進展。3.相關部門（1）配合項目經理及項目團隊成員的工作，提供所需的信息和支持。（2）及時回復項目相關的請求和咨詢，確保項目溝通的順暢。4.人事部門（1）負責對項目溝通管理制度的執行情況進行監督和評估。（2）提供相關的培訓和指導，提高項目團隊成員的溝通能力。溝通流程一、項目啟動階段1.項目經理組織召開項目啟動會，向項目團隊成員及相關部門介紹項目背景、目標、范圍、進度計劃等信息。2.項目團隊成員在啟動會上明確各自的職責和分工，了解項目的整體情況。3.項目經理制定項目溝通計劃，明確溝通方式、頻率、責任人等內容，并提交給相關部門和人事部門備案。二、項目執行階段1.周報溝通（1）項目團隊成員每周五下班前向項目經理提交本周工作進展報告，包括已完成的工作、未完成的工作及下周工作計劃等。（2）項目經理在收到周報后，及時進行審核和反饋，如有問題及時與項目團隊成員溝通解決。（3）項目經理每周一上午向相關部門負責人發送上周項目進展周報，以便相關部門了解項目情況。2.專題會議溝通（1）當項目出現重大問題或需要進行專項討論時，項目經理組織召開專題會議。（2）專題會議的參會人員根據會議內容確定，一般包括項目經理、項目團隊成員、相關部門負責人等。（3）會議前，項目經理提前通知參會人員會議時間、地點和議題，參會人員做好準備工作。（4）會議中，項目經理主持會議，引導參會人員充分討論問題，提出解決方案，并確定責任人及完成時間。（5）會議結束后，項目經理及時整理會議紀要，發送給參會人員及相關部門負責人，并跟蹤會議決議的執行情況。3.即時通訊溝通（1）項目團隊成員在日常工作中，利用即時通訊工具及時溝通項目相關信息，如問題、進展等。（2）對于緊急事項，項目團隊成員應及時通過即時通訊工具向項目經理或相關人員報告，并在第一時間采取措施解決。（3）項目經理應及時回復項目團隊成員的即時通訊消息，確保信息的及時反饋。三、項目變更階段1.當項目需要進行變更時，項目經理組織相關人員進行變更評估，確定變更的必要性和影響范圍。2.項目經理制定變更方案，包括變更內容、變更時間、變更影響等，并提交給相關部門和人事部門備案。3.項目經理組織召開變更會議，向項目團隊成員及相關部門介紹變更方案，征求意見和建議。4.根據變更會議的意見和建議，項目經理對變更方案進行調整和完善，并提交給相關部門和人事部門審批。5.變更審批通過后，項目經理組織相關人員實施變更，并及時向項目團隊成員及相關部門通報變更進展情況。四、項目收尾階段1.項目經理組織召開項目總結會，對項目的整體情況進行總結，包括項目目標的完成情況、項目成果、項目經驗教訓等。2.項目團隊成員在總結會上分享自己在項目中的工作經驗和體會，為今后的項目提供參考。3.項目經理整理項目總結會的會議紀要，發送給相關部門和人事部門備案，并作為項目績效考核的依據之一。溝通管理工具一、項目管理軟件公司使用專業的項目管理軟件，如[軟件名稱]，對項目進行全面管理，包括項目計劃、進度跟蹤、任務分配、溝通記錄等。項目團隊成員通過項目管理軟件實時了解項目進展情況，進行溝通和協作。二、郵件系統公司使用內部郵件系統，如[郵件系統名稱]，進行項目相關信息的傳遞。項目團隊成員應及時查看郵件，回復重要郵件，并將重要郵件轉發給相關人員。三、即時通訊工具公司使用即時通訊工具，如微信、釘釘等，進行日常溝通和緊急事項的傳達。項目團隊成員應保持即時通訊工具的在線狀態，及時回復消息，避免信息延誤。四、文檔管理系統公司使用文檔管理系統，如[文檔管理系統名稱]，對項目相關文檔進行管理，包括項目計劃、需求文檔、設計文檔、測試報告等。項目團隊成員應將項目相關文檔上傳到文檔管理系統，確保文檔的安全和可追溯性。溝通管理團隊一、項目溝通管理小組成立項目溝通管理小組，由項目經理擔任組長，項目團隊成員及相關部門負責人為小組成員。項目溝通管理小組負責項目溝通管理制度的制定、執行和監督，協調項目團隊內部及與外部單位之間的溝通，解決溝通中出現的問題。二、溝通協調員每個項目配備一名溝通協調員，由項目團隊成員擔任。溝通協調員負責具體的溝通協調工作，包括組織會議、發送郵件、記錄會議紀要等。溝通協調員應具備良好的溝通能力和組織協調能力，能夠及時有效地處理項目溝通中的問題。溝通管理考核一、考核內容1.溝通及時性：考核項目團隊成員是否及時回復項目相關的郵件和即時通訊消息，是否按時提交項目周報等。2.溝通準確性：考核項目團隊成員是否準確傳遞項目相關信息，是否避免因信息錯誤而引發決策失誤。3.溝通完整性：考核項目團隊成員是否全面傳遞項目相關信息，是否避免信息缺失影響項目整體運作。4.溝通有效性：考核項目團隊成員的溝通效果，是否能夠被接收方正確理解和應用。5.溝通協作性：考核項目團隊成員之間的溝通協作情況，是否能夠共同推動項目進展。二、考核方式1.日常考核：由項目經理對項目團隊成員的日常溝通情況進行考核，記錄在項目溝通記錄表中。2.定期考核：人事部門定期對項目溝通管理制度的執行情況進行考核，收集項目團隊成員的考核意見和建議，對考核結果進行分析和總結。3.專項考核：針對項目中出現的溝通問題或重大事件，進行專項考核，查明原因，提出改進措施。三、考核結果應用1.考核結果作為項目團隊成員績效考核的重要依據之一，與項目團隊成員的績效獎金掛鉤。2.對于溝通表現優秀的項目團隊成員，給予表彰和獎勵，激勵其繼續保持良好的溝通習