工程外包資料管理制度總則1.目的為加強公司工程外包項目資料管理，確保資料的完整性、準確性和規(guī)范性，便于工程的順利進行、驗收及后期維護，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有工程外包項目，包括但不限于建筑工程、裝修工程、設備安裝工程等。3.職責分工工程管理部門負責制定工程外包項目資料管理計劃，并監(jiān)督實施。指導和督促外包單位按照要求整理、歸檔資料。審核外包單位提交的資料，確保資料符合規(guī)定和工程實際情況。外包單位負責按照合同要求和本制度規(guī)定，及時、準確地收集、整理、編制和歸檔工程資料。對所提供資料的真實性、完整性和準確性負責。配合工程管理部門及其他相關部門對資料的檢查、審核和驗收工作。檔案管理部門負責接收、保管工程外包項目的歸檔資料，建立檔案目錄，確保資料的安全和可查性。按照檔案管理規(guī)定對資料進行分類、編號、裝訂等整理工作。提供資料查閱、借閱服務，并做好記錄。資料內(nèi)容及要求1.項目前期資料項目立項文件：包括項目可行性研究報告、立項批復等，證明項目的合法合規(guī)性。工程招投標文件：如招標文件、投標文件、中標通知書等，明確工程承包范圍、合同價款、工期等關鍵信息。工程承包合同：詳細規(guī)定雙方的權(quán)利義務、工程內(nèi)容、質(zhì)量標準、付款方式、違約責任等條款。2.施工過程資料施工組織設計：外包單位應根據(jù)工程特點和要求編制，包括工程概況、施工部署、施工方法及技術(shù)措施、質(zhì)量保證措施、安全保證措施等內(nèi)容。施工進度計劃：明確各階段的施工任務、開始時間、完成時間及進度安排，以圖表形式呈現(xiàn)，并根據(jù)實際進度及時調(diào)整。技術(shù)交底記錄：施工前，外包單位技術(shù)負責人應向施工人員進行技術(shù)交底，交底內(nèi)容包括工程概況、施工工藝、質(zhì)量標準、安全注意事項等，并形成記錄，雙方簽字確認。材料設備資料原材料及構(gòu)配件質(zhì)量證明文件：如產(chǎn)品合格證、質(zhì)量檢驗報告、質(zhì)量保證書等，證明材料設備符合相關標準和要求。材料設備進場檢驗記錄：記錄材料設備的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、進場日期、生產(chǎn)廠家等信息，并按規(guī)定進行檢驗，檢驗合格后方可使用。材料設備臺賬：詳細記錄材料設備的收發(fā)存情況，包括名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、來源、去向、領用日期等。工程質(zhì)量檢驗資料隱蔽工程驗收記錄：在隱蔽工程施工完畢后，外包單位應通知工程管理部門及相關人員進行驗收，驗收合格后方可進行下一道工序，并形成驗收記錄，記錄內(nèi)容包括隱蔽工程部位、內(nèi)容、驗收情況等，各方簽字確認。分項工程質(zhì)量驗收記錄：按照工程質(zhì)量驗收規(guī)范，對各分項工程進行質(zhì)量驗收，記錄驗收時間、部位、內(nèi)容、驗收結(jié)論等，驗收合格后各方簽字。分部工程質(zhì)量驗收記錄：在分項工程驗收合格的基礎上，對分部工程進行質(zhì)量驗收，記錄內(nèi)容包括分部工程名稱、所含分項工程名稱、驗收時間、驗收結(jié)論等，各方簽字。單位工程質(zhì)量竣工驗收記錄：工程完工后，外包單位應組織相關人員進行單位工程質(zhì)量竣工驗收，記錄內(nèi)容包括工程概況、驗收內(nèi)容、驗收結(jié)論等，各方簽字。工程安全資料安全生產(chǎn)許可證：外包單位應具備有效的安全生產(chǎn)許可證，證明其具備安全生產(chǎn)條件。安全管理制度：包括安全生產(chǎn)責任制、安全教育培訓制度、安全檢查制度、安全事故應急預案等。安全檢查記錄：定期進行安全檢查，記錄檢查時間、部位、內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)問題及整改情況等。安全教育培訓記錄：對施工人員進行安全教育培訓，記錄培訓時間、內(nèi)容、參加人員等。安全事故報告及處理記錄：發(fā)生安全事故后，應及時報告并按照規(guī)定進行處理，記錄事故發(fā)生時間、地點、原因、經(jīng)過、處理結(jié)果等。3.工程變更資料工程變更通知：由工程管理部門或建設單位發(fā)出，明確變更的內(nèi)容、原因、范圍等。工程變更申請：外包單位根據(jù)工程變更通知提出變更申請，說明變更的具體內(nèi)容、對工程進度和費用的影響等。工程變更審批文件：包括變更審批表、相關部門及領導的審批意見等，記錄變更的批準情況。變更后的施工圖紙及技術(shù)文件：如有變更后的施工圖紙或技術(shù)文件，應及時整理歸檔，確保與變更內(nèi)容一致。4.工程竣工驗收資料工程竣工驗收報告：外包單位編制，總結(jié)工程建設情況、施工質(zhì)量、驗收情況等，各方簽字確認。工程竣工結(jié)算報告：包括工程結(jié)算書、工程量清單、費用明細等，作為工程價款結(jié)算的依據(jù)。工程質(zhì)量保修書：明確工程質(zhì)量保修范圍、期限、責任等內(nèi)容，雙方簽字蓋章。竣工圖：真實反映工程實際完成情況的圖紙，由外包單位負責繪制或在原施工圖基礎上進行修改完善，并加蓋竣工圖章。資料整理與歸檔1.資料整理要求及時性：外包單位應隨工程進度及時整理資料，確保資料與工程實際同步。準確性：資料內(nèi)容應真實、準確，數(shù)據(jù)計算正確，簽字蓋章齊全。完整性：按照本制度要求，全面收集整理各類資料，不得遺漏。規(guī)范性：資料格式、字體、編號等應符合公司統(tǒng)一規(guī)定和檔案管理要求。2.資料分類與編號分類：按照資料內(nèi)容分為項目前期資料、施工過程資料、工程變更資料、工程竣工驗收資料等類別。編號：為便于管理和查詢，對每一類資料進行編號。編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，例如：項目前期資料編號為“QP年份序號”，施工過程資料編號為“SG年份分部工程名稱序號”等。3.資料裝訂與成冊資料應采用A4紙張打印或復印，左側(cè)裝訂。每冊資料應編制目錄，目錄內(nèi)容應與資料內(nèi)容相符，標明頁碼。資料較多時，可分冊裝訂，并在封面上注明冊數(shù)及總冊數(shù)。4.資料歸檔流程外包單位在工程竣工后，應按照檔案管理部門的要求，將整理好的資料移交檔案管理部門。檔案管理部門接收資料后，應進行核對，檢查資料的完整性、準確性和規(guī)范性。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時通知外包單位進行整改。核對無誤后，檔案管理部門按照分類編號要求對資料進行整理、上架，并建立檔案目錄，錄入檔案管理系統(tǒng)。資料查閱與借閱1.查閱規(guī)定公司內(nèi)部人員因工作需要查閱工程外包資料，應填寫《資料查閱申請表》，注明查閱資料的名稱、內(nèi)容、目的等，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。檔案管理部門應提供必要的查閱條件，并指定專人負責協(xié)助查閱，查閱人員應在指定地點查閱，不得擅自將資料帶出檔案管理部門。查閱人員不得在資料上涂改、標記、污損，如需摘錄或復制資料，應經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。2.借閱規(guī)定因特殊情況需要借閱工程外包資料的，應填寫《資料借閱申請表》，注明借閱資料的名稱、內(nèi)容、借閱期限、用途等，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應妥善保管所借閱的資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得遺失、損壞。如發(fā)生遺失或損壞，應按照規(guī)定進行賠償。借閱人員歸還資料時，檔案管理部門應進行核對，檢查資料是否完整、有無損壞等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時查明原因，并要求借閱人員承擔相應責任。資料保密1.工程外包資料涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要信息，外包單位及公司相關人員應嚴格遵守保密規(guī)定。2.未經(jīng)公司書面同意，外包單位不得將資料泄露給任何第三方。3.在資料整理、歸檔、查閱、借閱等過程中，應采取必要的保密措施，防止資料丟失、被盜或被篡改。4.如發(fā)現(xiàn)資料泄露或存在保密隱患，應及時報告公司，并采取相應措施進行處理。監(jiān)督與考核1.工程管理部門應定期對工程外包資料的管理情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促外包單位整改。2.檔案管理部門應加強對歸檔資料的日常管理，確保資料的安全和可查性。3.公司將工程外包資料管理工作納入對外包單位的考核內(nèi)容，對資料管理工作不符合要求的外包單位，按照合同約定進行處罰。處罰方式包括但不限于扣除工程款、暫停合作、解除合同等。具體考核指標如下：資料完整性：檢查資料是否涵蓋本制度規(guī)定的所有內(nèi)容，每缺少一項重要資料扣[X]分。資料準確性：對資料中的數(shù)據(jù)、信息等進行核對，發(fā)現(xiàn)一處錯誤扣[X]分。資料規(guī)范性：檢查資料的格式、編號、簽字蓋