冬儲物資采購管理制度一、總則（一）目的為規范公司冬儲物資采購管理工作，確保冬儲物資的質量和供應及時性，有效控制采購成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有冬儲物資的采購活動，包括但不限于防寒保暖用品、冬季生產原材料、應急物資等。（三）基本原則1.按需采購原則：根據公司冬季生產、運營及生活的實際需求，合理確定冬儲物資的種類和數量，避免盲目采購。2.質量優先原則：嚴格把控采購物資的質量，優先選擇質量可靠、信譽良好的供應商，確保所采購的冬儲物資符合相關標準和要求。3.成本控制原則：在保證物資質量和滿足需求的前提下，通過合理的采購策略、談判技巧等，降低采購成本，提高采購效益。4.規范透明原則：采購過程應遵循國家法律法規和公司內部規定，做到流程規范、信息透明，接受公司內部監督和審計。二、采購計劃管理（一）需求預測1.各部門應在每年[具體時間]前，結合本部門冬季工作安排、設備運行狀況、歷史消耗數據等，對冬儲物資的需求進行預測，并填寫《冬儲物資需求預測表》，提交至采購部門。2.采購部門匯總各部門的需求預測表后，進行綜合分析，形成公司年度冬儲物資需求預測報告，報公司領導審批。（二）采購計劃制定1.根據公司領導審批后的需求預測報告，采購部門制定詳細的冬儲物資采購計劃。采購計劃應明確物資名稱、規格型號、數量、預計采購時間等內容。2.采購計劃應根據物資的特性和市場供應情況，合理安排采購進度，確保物資按時到貨。對于一些提前采購會影響資金周轉或易變質的物資，應適當控制采購時間。（三）采購計劃調整1.在采購計劃執行過程中，如因市場變化、生產任務調整、突發事件等原因導致物資需求發生變化，相關部門應及時填寫《冬儲物資采購計劃調整申請表》，說明調整原因、調整內容等，提交至采購部門。2.采購部門收到調整申請后，應進行審核，并根據實際情況對采購計劃進行相應調整。調整后的采購計劃需報公司領導審批后執行。三、供應商管理（一）供應商選擇1.采購部門應建立供應商信息庫，收集、整理供應商的基本資料、資質證書、業績情況、產品質量等信息。2.根據冬儲物資的采購需求，從供應商信息庫中篩選出潛在供應商，并對其進行實地考察或資質審核?？疾靸热莅ü痰纳a能力、質量控制體系、售后服務等方面。3.對于符合要求的供應商，采購部門應與其簽訂《供應商合作協議》，明確雙方的權利和義務，包括物資質量標準、價格條款、交貨期、付款方式、售后服務等內容。（二）供應商評估1.采購部門應定期對供應商的表現進行評估，評估周期為[具體時間]。評估內容包括物資質量、交貨期、價格、售后服務等方面。2.采購部門根據評估結果，對供應商進行分類管理。對于表現優秀的供應商，可給予優先合作、增加采購量等獎勵；對于表現不佳的供應商，應及時與其溝通，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，可考慮終止合作。（三）供應商淘汰1.如供應商出現以下情況之一，采購部門應及時將其淘汰出供應商信息庫，并終止合作：提供的物資質量嚴重不符合要求，給公司造成重大損失的；連續多次不能按時交貨，影響公司正常生產運營的；存在商業欺詐行為，或違反法律法規和公司規定的；其他嚴重影響公司利益的情況。2.采購部門應將供應商淘汰情況及時通知相關部門，并對已采購的物資進行跟蹤管理，確保其質量不受影響。四、采購流程管理（一）采購申請1.各部門根據實際需求，填寫《冬儲物資采購申請表》，詳細說明物資名稱、規格型號、數量、需求時間、用途等內容，并經部門負責人簽字確認后，提交至采購部門。2.采購申請表應明確采購物資的緊急程度，對于緊急需求的物資，應在申請表上注明“緊急采購”字樣。（二）采購審批1.采購部門收到采購申請表后，應進行初步審核，核實物資需求的合理性、采購申請的完整性等。2.對于金額較小的采購申請（具體金額標準由公司根據實際情況確定），由采購部門負責人審批；對于金額較大的采購申請，采購部門應將申請表提交至公司領導審批。3.經審批通過的采購申請，采購部門方可組織實施采購。（三）采購實施1.根據審批通過的采購申請，采購部門選擇合適的采購方式進行采購。采購方式包括招標采購、詢價采購、競爭性談判采購、單一來源采購等。招標采購：適用于采購金額較大、技術要求復雜、市場競爭充分的物資采購項目。采購部門應按照公司招標管理相關規定，組織招標活動，確定中標供應商。詢價采購：適用于采購金額較小、規格型號單一、市場貨源充足的物資采購項目。采購部門向多家供應商發出詢價函，要求其報價，根據報價情況選擇最低價成交供應商。競爭性談判采購：適用于采購時間緊迫、采購需求不明確、需要與供應商進行談判確定采購方案的物資采購項目。采購部門與不少于三家供應商進行談判，綜合比較其報價、技術方案、售后服務等因素，確定成交供應商。單一來源采購：適用于只能從唯一供應商處采購的物資采購項目，如專利產品、特定品牌產品等。采購部門應按照公司單一來源采購管理相關規定，履行審批手續后，與供應商進行談判采購。2.在采購過程中，采購人員應與供應商保持密切溝通，及時了解采購進度和物資質量情況，確保采購任務順利完成。（四）合同簽訂1.采購任務完成后，采購部門應與中標供應商或成交供應商簽訂采購合同。采購合同應明確物資名稱、規格型號、數量、價格、交貨期、質量標準、付款方式、違約責任等內容。2.采購合同簽訂前，采購部門應將合同文本提交至公司法務部門進行審核，確保合同條款符合法律法規和公司規定。經審核通過的合同，由采購部門負責人簽字后生效。（五）物資驗收1.物資到貨前，采購部門應通知相關部門做好驗收準備工作。驗收部門應根據采購合同和相關標準，對到貨物資的數量、質量、規格型號等進行驗收。2.對于驗收合格的物資，驗收人員應填寫《冬儲物資驗收單》，并簽字確認。驗收單一式多份，分送采購部門、財務部門、使用部門等。3.對于驗收不合格的物資，驗收部門應及時通知采購部門與供應商聯系，要求其更換或處理。如因供應商原因導致物資不合格，給公司造成損失的，采購部門應按照合同約定追究供應商的違約責任。（六）付款管理1.財務部門根據采購合同和驗收單，按照公司財務管理制度的規定，辦理付款手續。付款方式應符合合同約定，確保資金支付的安全和合規。2.對于預付款項，采購部門應在合同簽訂后，按照合同約定的比例和時間，填寫《預付款申請表》，提交至財務部門審批。經審批通過后，財務部門方可支付預付款。3.對于貨到付款的物資，采購部門應在物資驗收合格后，及時填寫《付款申請表》，提交至財務部門審批。經審批通過后，財務部門在規定時間內支付貨款。五、采購風險管理（一）市場風險1.密切關注市場動態，及時掌握冬儲物資的價格波動情況。采購部門可通過市場調研、行業分析、與供應商溝通等方式，對市場價格走勢進行預測，合理安排采購時機，降低價格波動帶來的風險。2.建立價格預警機制，設定價格波動閾值。當市場價格波動超過閾值時，采購部門應及時調整采購計劃或與供應商協商價格調整事宜。（二）質量風險1.加強對供應商的質量管理，要求供應商提供質量合格證明文件，并在采購合同中明確質量標準和違約責任。2.嚴格執行物資驗收制度，對到貨物資進行嚴格檢驗。對于關鍵物資，可委托專業檢測機構進行檢測，確保物資質量符合要求。3.建立質量追溯機制，對采購物資的質量問題進行跟蹤和處理。如發現物資質量問題，應及時通知供應商采取措施解決，并追究其相應責任。（三）供應風險1.與主要供應商建立長期穩定的合作關系，簽訂年度采購框架協議，確保物資供應的穩定性。2.定期評估供應商的供應能力，包括生產能力、原材料供應情況、設備運行狀況等。對于可能影響供應的因素，提前制定應對措施，如尋找備用供應商、增加安全庫存等。3.關注供應商所在地區的政治、經濟、自然災害等情況，及時了解可能影響物資供應的信息，提前做好應對準備。六、監督與考核（一）內部監督1.公司內部審計部門應定期對冬儲物資采購活動進行審計監督，檢查采購流程是否合規、采購合同是否履行、采購成本是否合理等。2.采購部門應定期向公司領導匯報冬儲物資采購工作進展情況，接受公司領導的監督和指導。（二）考核管理1.建立采購人員考核制度，對采購人員的工作業績、工作態度、廉潔自律等方面進行考核。考