公司日常檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司日常檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，為公司各項工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀和利用等工作。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實、準(zhǔn)確地反映公司各項工作的實際情況。3.完整性原則：全面收集公司在各項活動中形成的各種門類和載體的檔案，確保檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）綜合管理部綜合管理部是公司檔案管理的歸口部門，負(fù)責(zé)制定和完善檔案管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作，具體職責(zé)如下：1.檔案收集與整理負(fù)責(zé)收集、整理公司各部門形成的各類檔案，包括但不限于文件、合同、報表、會議記錄、人事檔案等。對收集到的檔案進行分類、編號、編目等整理工作，確保檔案的規(guī)范化和系統(tǒng)化。2.檔案保管建立檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。定期對檔案進行檢查和清點，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案保管過程中出現(xiàn)的問題。3.檔案鑒定與銷毀按照國家有關(guān)規(guī)定和公司實際情況，定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限。對已到保管期限且無保存價值的檔案，按照規(guī)定的程序進行銷毀。4.檔案利用建立檔案查閱制度，為公司內(nèi)部各部門及員工提供檔案查閱服務(wù)。對檔案查閱情況進行登記，嚴(yán)格控制檔案的查閱范圍和審批程序。5.檔案信息化建設(shè)推進公司檔案信息化管理工作，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化存儲和檢索。負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)的錄入、維護和備份，確保檔案信息的安全和完整。（二）各部門各部門負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和保管工作，并指定專人負(fù)責(zé)檔案管理，具體職責(zé)如下：1.檔案收集負(fù)責(zé)收集本部門在日常工作中形成的各類檔案，確保檔案的及時、完整收集。對收集到的檔案進行初步整理，按照檔案管理要求進行分類和裝訂。2.檔案整理協(xié)助綜合管理部對本部門檔案進行進一步的整理和規(guī)范化處理，確保檔案的質(zhì)量。配合綜合管理部完成檔案的編目、編號等工作。3.檔案保管負(fù)責(zé)本部門檔案的臨時保管，確保檔案的安全。按照綜合管理部的要求，定期將本部門檔案移交至綜合管理部檔案庫房統(tǒng)一保管。4.檔案利用根據(jù)工作需要，向綜合管理部提出檔案查閱申請，并配合綜合管理部做好檔案查閱工作。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類公司檔案分為以下十大類：1.行政管理類：包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，公司章程、制度、規(guī)定，會議記錄、紀(jì)要，工作計劃、總結(jié)，各類通知、通報等。2.人事管理類：包括員工招聘、錄用、培訓(xùn)、考核、晉升、獎懲、離職等相關(guān)文件，人事檔案，勞動合同等。3.財務(wù)管理類：包括財務(wù)預(yù)算、決算報告，財務(wù)報表，會計憑證，審計報告，稅務(wù)資料等。4.市場營銷類：包括市場調(diào)研報告，營銷策劃方案，銷售合同，客戶資料等。5.生產(chǎn)管理類：包括生產(chǎn)計劃、調(diào)度記錄，產(chǎn)品質(zhì)量檢驗報告，設(shè)備維護記錄，安全生產(chǎn)資料等。6.技術(shù)研發(fā)類：包括研發(fā)項目立項報告、可行性研究報告，技術(shù)方案、圖紙，實驗記錄，專利、著作權(quán)等知識產(chǎn)權(quán)相關(guān)文件。7.質(zhì)量管理類：包括質(zhì)量體系文件，質(zhì)量檢驗標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，質(zhì)量認(rèn)證資料等。8.物資采購類：包括采購計劃、訂單，供應(yīng)商資料，采購合同，物資驗收記錄等。9.合同管理類：包括各類合同的簽訂、履行、變更、終止等相關(guān)文件。10.其他類：不屬于上述分類的其他檔案。（二）檔案編號檔案編號采用“年度+類別代碼+順序號”的方式，具體如下：1.年度：用四位數(shù)字表示，如“2023”。2.類別代碼：根據(jù)檔案分類，用兩位字母表示，如“XG”表示行政管理類。3.順序號：用四位數(shù)字表示，從“0001”開始依次編號。例如，2023年行政管理類的第一份檔案編號為“2023XG0001”。四、檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，及時收集本部門在日常工作中形成的各類檔案。2.檔案收集應(yīng)遵循全面、及時、準(zhǔn)確的原則，確保檔案的完整性和真實性。3.對于重要文件和資料，應(yīng)一式多份，分別保存于不同的地點，以防丟失或損壞。（二）整理要求1.檔案整理應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進行，確保檔案分類準(zhǔn)確、合理。2.對每份檔案進行編號、編目，填寫檔案目錄清單，包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息。3.對檔案進行裝訂，保持檔案的整齊、牢固，便于查閱和保管。4.對于破損、褪色的檔案，應(yīng)進行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的可讀性。五、檔案的保管（一）保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種，具體如下：1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管：凡是反映公司一般性工作活動，在較短時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年以下。（二）保管措施1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。2.檔案柜應(yīng)排列整齊，標(biāo)識清晰，便于查找和管理。3.對檔案進行定期檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。4.加強檔案庫房的安全保衛(wèi)工作，配備必要的安全設(shè)施，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)備，確保檔案的安全。5.對電子檔案應(yīng)進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點，以防數(shù)據(jù)丟失。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，各部門檔案管理人員為成員，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實施。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)檔案鑒定工作小組應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司實際情況，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對檔案的保管期限進行鑒定。鑒定標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)考慮檔案的重要性、歷史價值、現(xiàn)實利用價值等因素。（三）鑒定程序1.檔案鑒定工作小組定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限。2.對已到保管期限的檔案，檔案鑒定工作小組應(yīng)進行逐卷審查，提出存毀意見。3.對擬銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定的程序進行銷毀。（四）銷毀程序1.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點進行，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同實施。2.銷毀檔案時，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞剑绶贌⒎鬯榈龋_保檔案信息無法恢復(fù)。3.銷毀完畢后，檔案管理人員和監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)，并將檔案銷毀清冊歸檔保存。七、檔案的利用（一）利用范圍公司內(nèi)部各部門及員工因工作需要，均可查閱和利用公司檔案。（二）利用程序1.查閱檔案應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至綜合管理部。2.綜合管理部檔案管理人員對檔案查閱申請表進行審核，符合查閱條件的，予以批準(zhǔn)，并安排檔案查閱。3.檔案查閱應(yīng)在檔案查閱室進行，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱室，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損壞等。4.查閱人員如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定的程序進行登記。（三）特殊情況處理1.外單位因工作需要查閱公司檔案的，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合管理部安排查閱。查閱人員應(yīng)遵守公司檔案管理規(guī)定，不得泄露檔案信息。2.涉及公司機密的檔案，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，未經(jīng)公司批準(zhǔn)，不得向任何單位和個人透露檔案內(nèi)容。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的公司檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。（二）信息化管理措施1.制定檔案信息化管理制度，規(guī)范檔案數(shù)據(jù)的錄入、維護、備份、安全等管理工作。2.配備必要的計算機設(shè)備和軟件，建立