家裝公司檔案管理制度總則目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司經(jīng)營(yíng)管理中的作用，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及全體員工。檔案定義本制度所稱檔案是指公司在各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由綜合管理部集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)和歷史面貌。3.完整性原則：保證檔案的齊全、完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)綜合管理部1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中收集、整理、保管公司各類(lèi)檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目等基礎(chǔ)管理工作，確保檔案便于查找和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的借閱、查閱、歸還等日常管理，監(jiān)督檔案使用情況。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、銷(xiāo)毀，確保檔案的時(shí)效性和安全性。6.開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。各部門(mén)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理、立卷和保管工作，并定期向綜合管理部移交。2.明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案管理，確保檔案工作的順利開(kāi)展。3.配合綜合管理部做好檔案的查閱、借閱等相關(guān)工作。檔案的分類(lèi)與編號(hào)檔案分類(lèi)1.行政管理類(lèi)：包括公司設(shè)立、變更、注銷(xiāo)等相關(guān)文件，股東會(huì)決議、董事會(huì)決議、公司章程等；公司各項(xiàng)規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等；行政公文、會(huì)議紀(jì)要、大事記等。2.人事管理類(lèi)：?jiǎn)T工招聘、錄用、培訓(xùn)、考核、晉升、獎(jiǎng)懲、離職等相關(guān)材料；員工檔案、勞動(dòng)合同、薪酬福利資料等。3.財(cái)務(wù)管理類(lèi)：財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告，財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告，會(huì)計(jì)憑證、賬簿、發(fā)票等財(cái)務(wù)資料。4.市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)類(lèi)：市場(chǎng)調(diào)研分析報(bào)告、營(yíng)銷(xiāo)策劃方案、廣告宣傳資料、客戶信息資料等。5.工程管理類(lèi)：工程合同、施工圖紙、施工組織設(shè)計(jì)、工程進(jìn)度報(bào)告、工程驗(yàn)收資料等。6.設(shè)計(jì)資料類(lèi)：設(shè)計(jì)方案、效果圖、施工圖、設(shè)計(jì)變更記錄等。7.客戶服務(wù)類(lèi)：客戶投訴記錄、售后服務(wù)報(bào)告、客戶滿意度調(diào)查資料等。8.其他類(lèi)：不屬于以上分類(lèi)的其他檔案資料。檔案編號(hào)1.采用分類(lèi)編號(hào)法，對(duì)每一類(lèi)檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)由字母和數(shù)字組成，字母表示檔案類(lèi)別，數(shù)字表示該類(lèi)別下的檔案順序號(hào)。2.例如：行政管理類(lèi)檔案編號(hào)為XZGL001，人事管理類(lèi)檔案編號(hào)為RSGL001，以此類(lèi)推。3.編號(hào)應(yīng)保持唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的識(shí)別和管理。檔案的收集與整理收集要求1.各部門(mén)應(yīng)按照檔案管理規(guī)定，及時(shí)收集本部門(mén)在工作中形成的各類(lèi)檔案資料，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.檔案收集應(yīng)遵循全面、及時(shí)、準(zhǔn)確的原則，不得遺漏重要文件和資料。3.對(duì)于外來(lái)文件，如政府部門(mén)文件、合作單位文件等，應(yīng)及時(shí)登記并歸檔。整理要求1.綜合管理部和各部門(mén)應(yīng)定期對(duì)收集到的檔案進(jìn)行整理，按照檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類(lèi)、排序。2.整理檔案時(shí)，應(yīng)去除文件中的金屬物，對(duì)破損的文件進(jìn)行修補(bǔ)，確保文件的整潔和完好。3.每份檔案應(yīng)編制目錄，目錄應(yīng)包括文件編號(hào)、文件名稱、日期、頁(yè)數(shù)等信息，便于查找和利用。4.檔案整理完成后，應(yīng)按照編號(hào)順序裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類(lèi)別、編號(hào)、年度等信息。檔案的保管保管場(chǎng)所1.公司設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司章程、股東會(huì)決議、董事會(huì)決議、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等具有重要?dú)v史價(jià)值和法律意義的文件。3.長(zhǎng)期保管的檔案保管期限為10年以上，主要包括工程合同、重要的業(yè)務(wù)文件等。4.短期保管的檔案保管期限為110年，主要包括一般性的業(yè)務(wù)文件、行政文件等。檔案保管措施1.建立檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫(kù)、出庫(kù)、保管期限等信息。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤(pán)點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并采取相應(yīng)措施。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性。4.嚴(yán)格遵守檔案保管的各項(xiàng)規(guī)定，防止檔案被篡改、丟失或損壞。檔案的利用借閱規(guī)定1.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱用途、借閱期限等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)綜合管理部審批。2.綜合管理部對(duì)《檔案借閱申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后，由檔案管理人員辦理借閱手續(xù)，向借閱人提供檔案，并登記借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。3.借閱檔案應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞、丟失檔案。如因保管不善造成檔案損壞或丟失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。查閱規(guī)定1.因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、編號(hào)、查閱用途等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)綜合管理部審批。2.綜合管理部對(duì)《檔案查閱申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后，由檔案管理人員在指定地點(diǎn)提供檔案供查閱人查閱，并對(duì)查閱過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)保持檔案的整潔和完好，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換文件等。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)綜合管理部同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。利用登記1.檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案的借閱、查閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括借閱人姓名、部門(mén)、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息。2.定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為公司決策提供參考依據(jù)。檔案的鑒定與銷(xiāo)毀鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，各部門(mén)負(fù)責(zé)人為成員。檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)公司檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的保管期限和銷(xiāo)毀范圍。鑒定內(nèi)容1.檔案鑒定工作應(yīng)從檔案的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性、時(shí)效性和價(jià)值等方面進(jìn)行綜合評(píng)估。2.對(duì)保管期限已滿且確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)予以銷(xiāo)毀；對(duì)保管期限未滿但已失去利用價(jià)值的檔案，可進(jìn)行降密或銷(xiāo)毀處理。銷(xiāo)毀程序1.檔案鑒定工作小組根據(jù)鑒定結(jié)果，編制《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，注明檔案的名稱、編號(hào)、保管期限、銷(xiāo)毀原因等信息。2.《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理人員負(fù)責(zé)組織實(shí)施銷(xiāo)毀。3.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。4.檔案銷(xiāo)毀過(guò)程中，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)督，銷(xiāo)毀完畢后，監(jiān)督人員應(yīng)在《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。5.《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》應(yīng)長(zhǎng)期保存，以備查考。檔案信息化管理信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。2.逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，為公司各部門(mén)提供便捷的檔案查詢和利用服務(wù)。數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案管理規(guī)定，將紙質(zhì)檔案信息錄入檔案管理信息系統(tǒng)，確保錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，及時(shí)錄入新形成的檔案信息，刪除已銷(xiāo)毀或不再保存的檔案信息。安全管理1.加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全性和保密性。2.定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。3.制定檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)對(duì)可能出現(xiàn)的系統(tǒng)故障、數(shù)據(jù)丟失等情況，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。監(jiān)督與檢查監(jiān)督檢查職責(zé)1.綜合管理部負(fù)責(zé)對(duì)公司各部門(mén)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保檔案管理制度的有效執(zhí)行。2.定期對(duì)各部門(mén)檔案管理工作進(jìn)行考核評(píng)估，將考核結(jié)果納入部門(mén)績(jī)效考核體系。檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定與銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)。2.檔案管理工作的規(guī)范性和準(zhǔn)確性，如檔案分類(lèi)、編號(hào)、編目等是否符合規(guī)定。3.檔案保管場(chǎng)所的安全狀況，如防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等措施是否落實(shí)。4.檔案信息化管理工作的開(kāi)展情況，如數(shù)據(jù)錄入、維護(hù)、安全管理等是否符合要求。問(wèn)題整改1.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，綜合管理部應(yīng)及時(shí)下達(dá)《整改通知書(shū)》，要求責(zé)任部門(mén)限期整改。2.責(zé)