工勤人員檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司工勤人員檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在公司人力資源管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體工勤人員檔案的管理。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司工勤人員檔案由人力資源部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，如實(shí)反映工勤人員的基本情況、工作經(jīng)歷、業(yè)績(jī)表現(xiàn)等。3.保密安全原則：嚴(yán)格遵守檔案保密規(guī)定，確保檔案信息的安全，防止檔案丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、借閱和使用，提高工作效率。二、檔案內(nèi)容（一）個(gè)人基本信息1.姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌。2.身份證號(hào)碼、聯(lián)系方式（包括手機(jī)號(hào)碼、電子郵箱等）。3.家庭住址、婚姻狀況、家庭成員信息。（二）入職材料1.入職申請(qǐng)表：詳細(xì)記錄工勤人員的求職意向、教育背景、工作經(jīng)歷等信息。2.身份證復(fù)印件：確保清晰可辨，留存以備核實(shí)身份。3.學(xué)歷證書復(fù)印件：包括最高學(xué)歷及相關(guān)專業(yè)證書，驗(yàn)證學(xué)歷真實(shí)性。4.職業(yè)資格證書復(fù)印件：如與工作崗位相關(guān)的技能證書、從業(yè)資格證等。5.體檢報(bào)告：入職時(shí)的健康體檢證明，確保符合崗位工作要求。6.照片：近期免冠一寸照片，用于檔案及相關(guān)證件制作。（三）工作經(jīng)歷1.工作履歷表：按時(shí)間順序詳細(xì)記錄工勤人員的工作經(jīng)歷，包括工作單位、職位、工作時(shí)間、工作職責(zé)及業(yè)績(jī)等。2.勞動(dòng)合同：與公司簽訂的勞動(dòng)合同原件及續(xù)簽合同，明確雙方權(quán)利義務(wù)。3.離職證明：如曾在其他單位工作，需提供離職證明，說明離職原因及時(shí)間。4.培訓(xùn)記錄：參加公司內(nèi)部或外部培訓(xùn)的相關(guān)資料，包括培訓(xùn)課程名稱、時(shí)間、培訓(xùn)成果等。（四）考核評(píng)價(jià)1.年度考核表：每年對(duì)工勤人員進(jìn)行考核的結(jié)果記錄，包括工作業(yè)績(jī)、工作態(tài)度、團(tuán)隊(duì)協(xié)作等方面的評(píng)價(jià)。2.專項(xiàng)考核記錄：針對(duì)特定項(xiàng)目或任務(wù)的考核評(píng)價(jià)，如技能競(jìng)賽、項(xiàng)目完成情況等。3.獎(jiǎng)勵(lì)與處罰記錄：記錄工勤人員獲得的公司內(nèi)部獎(jiǎng)勵(lì)（如優(yōu)秀員工、創(chuàng)新獎(jiǎng)等）及受到的處罰（如違紀(jì)處分、警告等）。（五）薪資福利1.薪資調(diào)整記錄：包括薪資調(diào)整的時(shí)間、原因、調(diào)整幅度等信息。2.福利發(fā)放記錄：如社保、公積金繳納情況，節(jié)日福利、帶薪年假等福利的享受記錄。（六）職業(yè)發(fā)展1.崗位變動(dòng)記錄：記錄工勤人員在公司內(nèi)部的崗位調(diào)動(dòng)情況，包括調(diào)動(dòng)時(shí)間、新崗位名稱及原因。2.晉升記錄：如有晉升情況，詳細(xì)記錄晉升時(shí)間、晉升職位及晉升依據(jù)。3.職業(yè)規(guī)劃相關(guān)材料：如個(gè)人職業(yè)發(fā)展規(guī)劃書、參加職業(yè)技能提升活動(dòng)的記錄等。（七）其他材料1.個(gè)人榮譽(yù)證書復(fù)印件：如獲得的行業(yè)榮譽(yù)、社會(huì)榮譽(yù)等。2.培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書復(fù)印件：參加各類培訓(xùn)并取得結(jié)業(yè)證書的相關(guān)材料。3.其他與工勤人員工作或個(gè)人發(fā)展相關(guān)的重要材料。三、檔案建立與收集（一）檔案建立1.新員工入職時(shí)，人力資源部門負(fù)責(zé)指導(dǎo)其填寫入職申請(qǐng)表，并收集相關(guān)入職材料。2.對(duì)收集到的材料進(jìn)行審核，確保材料真實(shí)、完整、有效。審核通過后，按照檔案內(nèi)容分類整理，建立個(gè)人檔案。3.為每個(gè)工勤人員檔案分配唯一的編號(hào)，以便于管理和查詢。編號(hào)規(guī)則可采用入職年份+部門代碼+順序號(hào)的形式，如202301001，表示2023年入職，在1部門的第1位員工。（二）檔案收集1.人力資源部門定期收集工勤人員的各類檔案材料，確保檔案內(nèi)容及時(shí)更新。收集周期可根據(jù)實(shí)際情況設(shè)定，一般為每季度一次。2.各部門負(fù)責(zé)協(xié)助人力資源部門收集本部門工勤人員的相關(guān)材料，并及時(shí)提交。如涉及員工工作業(yè)績(jī)、考核評(píng)價(jià)等材料，由部門負(fù)責(zé)人審核簽字后交人力資源部門。3.工勤人員本人應(yīng)主動(dòng)向人力資源部門提交與個(gè)人工作或發(fā)展相關(guān)的重要材料，如獲得的榮譽(yù)證書、培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書等。四、檔案整理與歸檔（一）整理原則1.遵循檔案內(nèi)容的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，同類材料集中存放，便于查找和使用。3.對(duì)每份檔案材料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)清晰、準(zhǔn)確，便于識(shí)別和管理。（二）整理方法1.對(duì)每份檔案材料進(jìn)行排序，按照檔案內(nèi)容的重要性和時(shí)間順序排列。2.去除材料中的金屬物（如訂書釘、回形針等），確保檔案的整潔和安全。3.對(duì)破損或褪色的材料進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案內(nèi)容的可讀性。4.編制檔案目錄，詳細(xì)記錄檔案中每份材料的名稱、編號(hào)、日期、頁(yè)碼等信息，便于查閱和檢索。（三）歸檔要求1.整理好的檔案材料應(yīng)及時(shí)歸檔，放入專門的檔案盒或檔案柜中。檔案盒或檔案柜應(yīng)標(biāo)明部門、年份、工勤人員姓名等信息，便于查找。2.建立檔案索引，將檔案編號(hào)、姓名、部門等信息進(jìn)行登記，形成索引表，方便快速定位檔案位置。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，核對(duì)檔案數(shù)量、內(nèi)容是否完整，確保檔案管理的準(zhǔn)確性。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.人力資源部門工作人員因工作需要可查閱工勤人員檔案。2.公司領(lǐng)導(dǎo)因工作需要可查閱相關(guān)工勤人員檔案，但需經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.其他部門因工作需要查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字，人力資源部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可查閱。（二）查閱流程1.查閱人填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，提交相關(guān)審批人簽字。2.將申請(qǐng)表交至人力資源部門檔案管理人員處，檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)表提供的信息，查找并提供相應(yīng)檔案。3.查閱人在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出指定區(qū)域。查閱過程中應(yīng)保持檔案整潔，不得涂改、損壞檔案內(nèi)容。4.查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，檔案管理人員核對(duì)檔案無誤后，在申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)。（三）借閱權(quán)限1.因特殊情況需要借閱工勤人員檔案的，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》。2.借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損或抽取、撤換檔案材料。4.借閱人歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案是否完整、有無損壞，如有問題應(yīng)及時(shí)記錄并向借閱人核實(shí)。六、檔案保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。未經(jīng)公司批準(zhǔn)，嚴(yán)禁向任何單位或個(gè)人提供檔案信息。2.在檔案查閱、借閱過程中，檔案管理人員應(yīng)監(jiān)督查閱、借閱人遵守保密規(guī)定，不得在無關(guān)人員面前展示檔案內(nèi)容。3.對(duì)涉及公司機(jī)密或個(gè)人隱私的檔案材料，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、限制訪問等措施，確保信息安全。（二）安全管理1.檔案存放地點(diǎn)應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，確保檔案的安全保存。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)立即報(bào)告并采取相應(yīng)措施。3.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全教育，提高安全意識(shí)，確保檔案管理工作的安全進(jìn)行。七、檔案信息化管理（一）建立電子檔案系統(tǒng)1.公司應(yīng)建立工勤人員電子檔案系統(tǒng)，將紙質(zhì)檔案內(nèi)容進(jìn)行數(shù)字化掃描錄入，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化管理。2.電子檔案系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱審批、統(tǒng)計(jì)分析等功能，方便檔案的管理和使用。（二）數(shù)據(jù)維護(hù)與更新1.定期對(duì)電子檔案系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。2.檔案管理人員應(yīng)及時(shí)更新電子檔案系統(tǒng)中的信息，確保檔案內(nèi)容與紙質(zhì)檔案一致。如工勤人員的基本信息、工作經(jīng)歷、考核評(píng)價(jià)等發(fā)生變化，應(yīng)在電子檔案系統(tǒng)中同步更新。（三）信息安全保障1.加強(qiáng)對(duì)電子檔案系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限管理，確保只有授權(quán)人員能夠訪問和操作檔案信息。2.采取數(shù)據(jù)加密、防火墻、入侵檢測(cè)等技術(shù)手段，防止電子檔案信息被非法獲取、篡改或泄露。八、檔案銷毀（一）銷毀條件1.工勤人員離職、退休、死亡或因其他原因不再屬于公司管理范圍，且檔案保存期限已滿的。2.檔案內(nèi)容已失去保存價(jià)值，如過期的培訓(xùn)記錄、失效的合同等。3.檔案因損壞、霉變等原因無法修復(fù)，且已無參考價(jià)值的。（二）銷毀流程1.由檔案管理人員提出檔案銷毀申請(qǐng)，填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人審核，公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，確定銷毀方式和時(shí)間。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，采用粉碎、焚燒等