場所基本信息管理制度一、總則（一）目的為了加強公司場所基本信息的管理，確保信息的準確性、完整性和安全性，提高工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有辦公場所、生產場所、倉儲場所等各類場所基本信息的管理。（三）基本原則1.準確性原則：場所基本信息應真實、準確地反映實際情況。2.完整性原則：涵蓋場所的各項關鍵信息，不得遺漏重要內容。3.安全性原則：嚴格保護信息安全，防止信息泄露、篡改等情況發生。4.動態更新原則：隨著場所情況的變化，及時更新相關信息。二、場所基本信息的內容（一）場所概況1.場所名稱、地址、所屬部門。2.場所面積、層數、布局結構。3.場所用途，如辦公、生產、倉儲等。（二）場所設施設備信息1.辦公設備：電腦、打印機、復印機、傳真機等數量及型號。2.生產設備：生產線、加工機器、檢測儀器等詳細信息，包括品牌、規格、購置時間等。3.倉儲設備：貨架、叉車、搬運工具等情況。4.消防設施：滅火器、消火栓、自動噴水滅火系統等的配備及狀態。5.安防設施：監控攝像頭、門禁系統、報警裝置等信息。（三）場所人員信息1.場所內常駐人員名單，包括姓名、崗位、聯系方式。2.各崗位人員的職責分工與工作安排。（四）場所環境信息1.溫度、濕度、通風等環境條件參數。2.清潔衛生標準及執行情況。（五）場所相關文件資料1.場所建設規劃文件、圖紙。2.設備采購合同、維護保養記錄。3.安全管理制度、應急預案等相關文件。三、場所基本信息的收集（一）責任部門1.場所所屬部門負責本場所基本信息的初步收集。2.涉及多個部門的場所，由相關部門共同負責收集，指定牽頭部門協調。（二）收集流程1.各部門安排專人負責信息收集工作，按照規定的信息內容要求，全面、細致地進行調查。2.對于設施設備信息，由設備管理部門或使用部門提供詳細資料。3.人員信息由人力資源部門和場所所屬部門共同核實確定。4.環境信息通過專業檢測設備或日常檢查記錄獲取。5.文件資料由相關管理部門整理提供。（三）信息審核1.收集完成后，由場所所屬部門負責人對信息進行初審，確保信息的真實性和完整性。2.初審通過后，提交至公司綜合管理部門進行復審。3.綜合管理部門可組織相關專業人員進行實地核查或數據比對，對審核中發現的問題及時反饋給責任部門進行修正。四、場所基本信息的錄入與存儲（一）錄入系統1.審核通過的場所基本信息由專人錄入公司統一的信息管理系統。2.錄入人員應嚴格按照系統要求的格式和規范進行操作，確保信息準確無誤。3.對于重要信息，如設備關鍵參數、安全設施信息等，錄入后需進行二次核對。（二）存儲方式1.信息管理系統采用安全可靠的服務器進行存儲，定期進行數據備份，備份數據存儲在不同介質上，并異地存放。2.對紙質的場所相關文件資料，按照檔案管理規定進行分類歸檔，存放在專門的檔案室或文件柜中。（三）權限設置1.根據工作需要，為不同人員設置不同的系統訪問權限。2.場所所屬部門負責人及相關管理人員可查詢、修改本場所的基本信息；綜合管理部門有權對全公司場所信息進行匯總、統計和監督；涉及信息安全管理等特殊崗位人員，根據職責賦予相應的高級權限。3.嚴格限制無關人員對場所基本信息的訪問，防止信息泄露。五、場所基本信息的更新（一）定期更新1.每年定期對場所基本信息進行全面更新，確保信息的時效性。2.各部門在更新期前，對本部門負責的場所信息進行自查，發現有變化的及時整理上報。（二）實時更新1.當場所設施設備發生增減、更換、維修等情況時，使用部門應在2個工作日內將相關信息反饋給場所所屬部門，由所屬部門及時更新系統信息。2.場所人員崗位變動、聯系方式變更等信息，人力資源部門和場所所屬部門應在變動發生后1個工作日內完成信息更新。3.場所環境發生重大變化，如溫度、濕度異常，清潔衛生標準調整等，相關責任部門應立即記錄并更新信息。（三）更新流程1.信息變更部門填寫《場所基本信息變更申請表》，詳細說明變更內容及原因。2.將申請表提交至場所所屬部門負責人審核，審核通過后簽字確認。3.申請表流轉至綜合管理部門進行最終審批，審批通過后由信息錄入人員進行系統更新操作，并同步更新相關紙質資料。六、場所基本信息的查詢與使用（一）查詢申請1.公司內部人員因工作需要查詢場所基本信息的，需填寫《場所基本信息查詢申請表》，注明查詢目的、查詢內容及使用范圍。2.申請表經所在部門負責人簽字同意后，提交至綜合管理部門審批。（二）查詢審批1.綜合管理部門根據申請內容進行審核，對于涉及重要信息或敏感信息的查詢，需報公司分管領導審批。2.審批通過后，由綜合管理部門指定專人負責提供查詢服務，并記錄查詢情況，包括查詢人、查詢時間、查詢內容等。（三）信息使用規范1.查詢人員應嚴格按照審批的使用范圍使用場所基本信息，不得擅自擴大使用范圍或泄露給無關人員。2.如需復制、摘抄場所基本信息，需經綜合管理部門同意，并注明出處。3.對于涉及商業機密、技術秘密等場所基本信息，應按照公司保密制度進行管理，防止信息泄露引發風險。七、場所基本信息的安全管理（一）安全防護措施1.信息管理系統采用防火墻、入侵檢測系統等安全防護軟件，防止外部網絡攻擊。2.定期對服務器進行安全漏洞掃描和修復，確保系統安全穩定運行。3.對存儲場所基本信息的介質進行加密處理，防止數據被非法獲取。（二）人員安全意識培訓1.組織涉及場所基本信息管理的人員參加安全意識培訓，提高信息安全防范意識。2.培訓內容包括信息安全法律法規、系統操作規范、數據保密要求等。（三）應急處置預案1.制定場所基本信息安全應急預案，明確信息泄露、系統故障等突發情況的應急處理流程。2.定期對應急預案進行演練，確保相關人員熟悉應急處置措施，能夠在緊急情況下迅速響應，降低損失。八、場所基本信息的監督與考核（一）監督檢查1.綜合管理部門定期對場所基本信息管理情況進行監督檢查，檢查內容包括信息的準確性、完整性、更新及時性以及安全管理措施的執行情況等。2.可通過實地查看、系統數據比對、文件資料查閱等方式進行檢查，對發現的問題及時下達整改通知，要求責任部門限期整改。（二）考核機制1.將場所基本信息管理工作納入部門績效考核體系，設定明確的考核指標和權重。2.考核指標包括信息準確率、更新及時率、信息安全事故發生率等。3.根據考核結果，對表現優秀的部門和個人進行表彰和獎勵，對未達標的部門進行督促整改，并視情況給予相應的處罰。九、附則（一）解釋權本制度由公司綜合管理部門負責解釋。（二）修訂與廢止1.本