公司行政內(nèi)控管理制度一、總則（一）目的為加強公司行政內(nèi)部控制，規(guī)范行政工作流程，提高行政工作效率，防范行政風險，確保公司各項行政工作有序、高效運行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構(gòu)的行政部門，涵蓋行政事務(wù)管理、辦公用品管理、車輛管理、檔案管理、會議管理、印章管理等各項行政工作。（三）基本原則1.合法性原則：行政工作應(yīng)嚴格遵守國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。2.全面性原則：涵蓋行政工作的各個環(huán)節(jié)，確保無遺漏。3.制衡性原則：各項行政工作流程應(yīng)相互制約、相互監(jiān)督，避免權(quán)力過度集中。4.適應(yīng)性原則：根據(jù)公司發(fā)展戰(zhàn)略和實際情況，適時調(diào)整和完善制度。5.成本效益原則：在保證行政工作質(zhì)量的前提下，合理控制成本，提高效益。二、行政事務(wù)管理（一）辦公環(huán)境管理1.辦公區(qū)域應(yīng)保持整潔、衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒。2.員工應(yīng)愛護辦公設(shè)施和設(shè)備，如有損壞及時報修。3.嚴禁在辦公區(qū)域內(nèi)吸煙、大聲喧嘩、亂扔垃圾等行為。（二）辦公用品管理1.采購根據(jù)各部門需求，制定辦公用品采購計劃。選擇合格的供應(yīng)商，進行詢價、比價、議價，確保采購物品的質(zhì)量和價格合理。采購訂單需經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。2.入庫辦公用品到貨后，采購人員應(yīng)及時通知倉庫管理人員進行驗收。倉庫管理人員按照采購訂單核對物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等，無誤后辦理入庫手續(xù)，并填寫入庫單。3.發(fā)放各部門根據(jù)實際需求填寫辦公用品領(lǐng)用申請表，經(jīng)部門負責人審批后到倉庫領(lǐng)取。倉庫管理人員按照審批后的申請表發(fā)放辦公用品，并在領(lǐng)用表上簽字確認。對于限量發(fā)放的辦公用品，應(yīng)嚴格控制發(fā)放數(shù)量。4.盤點定期對辦公用品進行盤點，確保賬實相符。盤點結(jié)果如有差異，應(yīng)及時查明原因并進行處理。（三）通訊設(shè)備管理1.公司為員工配備必要的通訊設(shè)備，如手機、固定電話等。2.員工應(yīng)妥善保管通訊設(shè)備，如有丟失、損壞應(yīng)及時報告并承擔相應(yīng)責任。3.通訊費用按照公司相關(guān)規(guī)定進行報銷，嚴禁利用通訊設(shè)備從事與工作無關(guān)的活動。（四）郵件及快遞管理1.公司設(shè)立專門的郵件收發(fā)崗位，負責公司郵件、快遞的收發(fā)、登記和保管。2.收到郵件和快遞后，應(yīng)及時通知收件人領(lǐng)取，并做好登記工作。3.重要郵件和快遞應(yīng)及時轉(zhuǎn)交給相關(guān)部門或人員，不得延誤。4.員工個人的郵件和快遞應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)自行領(lǐng)取，不得長期占用公司資源。三、車輛管理（一）車輛配置根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求，合理配置車輛，包括轎車、商務(wù)車、貨車等。（二）車輛調(diào)度1.建立車輛調(diào)度管理制度，明確車輛調(diào)度流程。2.各部門因工作需要使用車輛時，應(yīng)提前填寫用車申請表，注明用車時間、地點、事由等信息，經(jīng)部門負責人審批后提交給車輛管理部門。3.車輛管理部門根據(jù)車輛使用情況和駕駛員工作安排，合理調(diào)度車輛，并及時通知駕駛員。4.駕駛員接到調(diào)度通知后，應(yīng)按時到達指定地點出車，確保行車安全。（三）車輛使用1.駕駛員應(yīng)嚴格遵守交通法規(guī)，確保行車安全。2.車輛使用過程中，應(yīng)保持車輛整潔，定期進行維護和保養(yǎng)。3.嚴禁駕駛員酒后駕車、疲勞駕車、超速行駛等違規(guī)行為。4.車輛使用完畢后，駕駛員應(yīng)及時將車輛返回公司，并做好車輛交接工作。（四）車輛維修與保養(yǎng)1.建立車輛維修與保養(yǎng)檔案，記錄車輛的維修和保養(yǎng)情況。2.車輛出現(xiàn)故障或需要保養(yǎng)時，駕駛員應(yīng)及時報告車輛管理部門。3.車輛管理部門根據(jù)車輛實際情況，安排車輛到指定的維修廠進行維修和保養(yǎng)。4.維修費用報銷需提供維修清單、發(fā)票等相關(guān)憑證，經(jīng)車輛管理部門審核、領(lǐng)導(dǎo)審批后辦理報銷手續(xù)。（五）車輛費用管理1.車輛費用包括燃油費、過路費、停車費、保險費、維修保養(yǎng)費等。2.燃油費實行定額管理，根據(jù)車輛型號和使用情況確定每月燃油定額，駕駛員憑加油發(fā)票報銷。3.過路費、停車費等實報實銷，報銷時需提供相應(yīng)的票據(jù)。4.保險費按照公司規(guī)定統(tǒng)一繳納，維修保養(yǎng)費按照審批后的報銷憑證進行報銷。四、檔案管理（一）檔案分類公司檔案分為行政檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等類別。（二）檔案收集1.各部門應(yīng)指定專人負責檔案的收集工作，確保檔案資料的完整性和準確性。2.檔案形成后，應(yīng)及時整理并移交檔案管理部門。3.檔案管理部門對接收的檔案進行審核，不符合要求的檔案應(yīng)退回原部門補充完善。（三）檔案整理與歸檔1.檔案管理部門按照檔案分類標準對檔案進行整理，編制檔案目錄。2.將整理好的檔案進行裝訂、編號，存入檔案柜或檔案庫房。3.建立電子檔案庫，對重要檔案進行數(shù)字化處理，便于查詢和利用。（四）檔案借閱1.因工作需要借閱檔案時，借閱人應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱時間、用途等信息，經(jīng)部門負責人審批后提交給檔案管理部門。2.檔案管理部門根據(jù)審批后的申請表辦理借閱手續(xù)，借閱人應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)歸還檔案。3.借閱檔案時，應(yīng)嚴格遵守檔案借閱制度，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印檔案。4.歸還檔案時，檔案管理部門應(yīng)對檔案進行檢查，如有損壞或丟失，借閱人應(yīng)承擔相應(yīng)責任。（五）檔案保管與保密1.檔案管理部門應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)施，確保檔案的安全。2.對涉及公司機密的檔案，應(yīng)嚴格保密，采取加密存儲、限制訪問等措施。3.定期對檔案進行檢查和清理，對過期或無用的檔案進行銷毀處理，銷毀過程應(yīng)進行記錄。五、會議管理（一）會議分類公司會議分為股東大會、董事會、監(jiān)事會、總經(jīng)理辦公會、部門例會、專題會議等。（二）會議組織1.會議主辦部門負責會議的組織工作，包括會議通知、議程安排、資料準備、場地布置等。2.會議通知應(yīng)提前發(fā)送給參會人員，明確會議時間、地點、主題、議程等信息。3.準備會議資料，如會議報告、文件、圖表等，確保資料準確、完整。4.根據(jù)會議規(guī)模和需求，合理安排會議場地，確保會議環(huán)境舒適、安靜。（三）會議記錄1.設(shè)立專門的會議記錄人員，負責會議記錄工作。2.會議記錄應(yīng)準確、完整地記錄會議內(nèi)容，包括會議時間、地點、參會人員、會議議程、討論內(nèi)容、決議事項等。3.會議記錄應(yīng)及時整理，形成會議紀要，經(jīng)會議主持人審核后發(fā)送給參會人員和相關(guān)部門。（四）會議決議執(zhí)行1.會議決議形成后，相關(guān)部門應(yīng)按照決議要求認真組織實施。2.建立會議決議跟蹤機制，定期對決議執(zhí)行情況進行檢查和督促。3.對于執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，應(yīng)及時反饋給會議主辦部門，由會議主辦部門協(xié)調(diào)解決。六、印章管理（一）印章種類公司印章包括公章、法人章、合同專用章、財務(wù)專用章、部門章等。（二）印章保管1.設(shè)立印章保管崗位，明確印章保管人員的職責。2.公章、法人章等重要印章應(yīng)由專人保管，不得隨意交他人代管。3.印章保管人員應(yīng)妥善保管印章，確保印章安全，防止印章被盜用、丟失或損壞。（三）印章使用1.印章使用應(yīng)嚴格履行審批手續(xù)，填寫印章使用申請表，注明使用印章的名稱、用途、使用時間、使用部門等信息，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可使用印章。2.印章使用時，應(yīng)在印章使用登記表上進行登記，登記內(nèi)容包括印章名稱、使用日期、使用部門、使用人、批準人等。3.嚴禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋印章。（四）印章交接1.印章保管人員因工作變動等原因需要交接印章時，應(yīng)辦理印章交接手續(xù)。2.交接雙方應(yīng)在印章交接清單上簽字確認，注明交接印章的名稱、數(shù)量、交接時間等信息。3.交接手續(xù)完成后，原印章保管人員應(yīng)將印章及相