外籍人員卡片管理制度一、總則（一）目的為加強公司對外籍人員的管理，規(guī)范外籍人員卡片的使用與管理流程，確保外籍人員信息的準確、及時更新，提高公司對外籍人員服務與管理的效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于所有在公司工作的外籍人員，包括但不限于全職員工、兼職員工、實習生等。（三）基本原則1.合法性原則：外籍人員卡片的管理應符合國家相關(guān)法律法規(guī)及政策要求。2.準確性原則：卡片信息應準確、完整地反映外籍人員的真實情況。3.保密性原則：嚴格保護外籍人員的個人信息，防止信息泄露。4.動態(tài)管理原則：根據(jù)外籍人員的工作變動、個人信息變更等情況，及時更新卡片信息。二、卡片內(nèi)容及分類（一）卡片內(nèi)容1.基本信息：包括姓名、性別、出生日期、國籍、護照號碼、聯(lián)系方式等。2.工作信息：所在部門、職位、入職日期、合同期限等。3.出入境信息：簽證類型、有效期、入境日期、出境日期等。4.健康信息：疫苗接種情況、健康狀況等。5.緊急聯(lián)系人信息：姓名、關(guān)系、聯(lián)系方式等。（二）卡片分類1.入職卡片：外籍人員入職時填寫并提交的卡片，記錄其初始信息。2.變更卡片：當外籍人員的基本信息、工作信息、出入境信息等發(fā)生變更時，填寫的卡片用于更新相關(guān)信息。3.離職卡片：外籍人員離職時填寫的卡片，記錄其離職原因、離職日期等信息。三、卡片管理職責（一）人力資源部門1.負責外籍人員卡片的設(shè)計、制作與發(fā)放。2.收集、審核、錄入外籍人員的卡片信息，并確保信息的準確性和完整性。3.定期對外籍人員卡片信息進行更新與維護，建立外籍人員信息數(shù)據(jù)庫。4.負責與其他部門溝通協(xié)調(diào)，確保外籍人員卡片管理制度的有效執(zhí)行。（二）外籍人員所在部門1.負責本部門外籍人員卡片信息的初審，確保信息的真實性和準確性。2.及時通知本部門外籍人員信息變更情況，并協(xié)助人力資源部門進行信息更新。3.配合人力資源部門做好外籍人員卡片的管理工作，如卡片的領(lǐng)取、歸還等。（三）外籍人員本人1.如實填寫卡片相關(guān)信息，并對信息的真實性負責。2.及時向所在部門或人力資源部門報告?zhèn)€人信息變更情況。3.妥善保管個人卡片，不得轉(zhuǎn)借、涂改或故意損壞。四、卡片辦理流程（一）入職卡片辦理1.外籍人員收到錄用通知后，應在規(guī)定時間內(nèi)到人力資源部門領(lǐng)取入職卡片。2.按照卡片內(nèi)容要求，如實填寫個人信息，并簽字確認。3.將填寫完整的入職卡片提交給所在部門負責人審核。4.所在部門負責人審核通過后，將卡片交回人力資源部門。5.人力資源部門對卡片信息進行終審，無誤后錄入公司外籍人員信息數(shù)據(jù)庫，并發(fā)放正式卡片。（二）變更卡片辦理1.當外籍人員的基本信息、工作信息、出入境信息等發(fā)生變更時，應及時填寫變更卡片。2.將變更卡片提交給所在部門負責人審核，審核內(nèi)容包括變更事項的真實性和必要性。3.所在部門負責人審核通過后，簽字并加蓋部門公章，然后將卡片交回人力資源部門。4.人力資源部門對變更卡片進行終審，審核通過后更新外籍人員信息數(shù)據(jù)庫，并更換相應卡片。（三）離職卡片辦理1.外籍人員提出離職申請后，應在離職前到人力資源部門領(lǐng)取離職卡片。2.填寫離職卡片相關(guān)內(nèi)容，包括離職原因、離職日期等，并簽字確認。3.將離職卡片提交給所在部門負責人審核。4.所在部門負責人審核通過后，簽字并加蓋部門公章，然后將卡片交回人力資源部門。5.人力資源部門對離職卡片進行終審，確認無誤后辦理離職手續(xù)，并將外籍人員卡片收回存檔。五、卡片信息更新與維護（一）定期更新1.人力資源部門應定期對外籍人員卡片信息進行更新，至少每半年一次。2.更新內(nèi)容包括基本信息、工作信息、出入境信息等，確保信息的及時性和準確性。（二）實時更新1.當外籍人員的個人信息發(fā)生變更時，應在變更后的[X]個工作日內(nèi)填寫變更卡片，并提交給人力資源部門進行更新。2.如外籍人員的簽證到期、續(xù)簽、出入境日期變更等信息，所在部門或外籍人員本人應及時通知人力資源部門，以便及時更新卡片信息。（三）信息審核1.人力資源部門在更新外籍人員卡片信息時，應進行嚴格的審核，確保信息的真實性和合法性。2.對于重要信息的變更，如國籍、護照號碼等，應要求外籍人員提供相關(guān)證明材料，并進行核實。六、卡片保管與使用（一）保管1.外籍人員應妥善保管個人卡片，不得隨意丟棄或轉(zhuǎn)借他人。2.如卡片遺失或損壞，應及時向人力資源部門報告，并申請補辦。3.人力資源部門應建立卡片保管登記制度，記錄卡片的發(fā)放、回收、補辦等情況。（二）使用1.公司各部門在工作中需要查閱外籍人員卡片信息時，應填寫查閱申請表，經(jīng)部門負責人批準后，到人力資源部門查閱。2.人力資源部門應嚴格控制卡片信息的查閱范圍，確保外籍人員個人信息的安全。3.未經(jīng)外籍人員本人同意，任何部門和個人不得擅自對外公開其卡片信息。七、數(shù)據(jù)安全與保密（一）數(shù)據(jù)安全措施1.人力資源部門應采取必要的數(shù)據(jù)安全措施，如數(shù)據(jù)備份、加密存儲等，防止外籍人員卡片信息丟失或損壞。2.定期對數(shù)據(jù)存儲設(shè)備進行檢查和維護，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。（二）保密制度1.公司所有員工應嚴格遵守外籍人員卡片信息保密制度，不得泄露外籍人員的個人信息。2.與外籍人員卡片信息管理相關(guān)的工作人員，應簽訂保密協(xié)議，明確保密責任和義務。3.如發(fā)現(xiàn)有泄露外籍人員卡片信息的行為，公司將依法追究相關(guān)人員的責任。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.人力資源部門應定期對公司外籍人員卡片管理制度的執(zhí)行情況進行檢查，確保制度的有效實施。2.檢查內(nèi)容包括卡片信息的準確性、完整性、更新及時性，卡片的保管與使用情況等。（二）外部監(jiān)督1.積極配合國家相關(guān)部門對外籍人員管理工作的監(jiān)督檢查，及時提供所需的外籍人員卡片信息。2.對于國家相關(guān)部門提出的整改意見，應認真落實，及時改進公司外籍人員卡片管理工作。九、違規(guī)處理（一）外籍人員違規(guī)處理1.如外籍人員故意提供虛假卡片信息，公司將視情節(jié)輕重給予警告、罰款、解除勞動合同等處理。2.如外籍人員未按規(guī)定保管或使用卡片，導致信息泄露或卡片損壞，公司將要求其承擔相應的責任，并視情節(jié)給予相應的處罰。（二）公司員工違規(guī)處理1.公司員工違反外籍人員卡片信息保密制度，泄露外籍人員個人信息的，公司將視情節(jié)輕重給予警告、罰款、解除勞動合同等處理。2.如公司員工在卡片管理工作中存在失職行為，導致卡片信息錯誤、遺漏或延誤更新，公司將對相關(guān)責任人進行批評教育，并要求其及時整改。情節(jié)嚴重的，給予相應的處罰。十、附則（一）解釋權(quán)本制度由公司人力資