公用證件使用管理制度一、總則（一）目的為加強公司公用證件的管理，規范公用證件的使用行為，確保公用證件的安全與正確使用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有公用證件的管理與使用，包括但不限于營業執照副本、組織機構代碼證、稅務登記證、資質證書、安全生產許可證等各類對外使用的證件。（三）管理原則1.嚴格審批原則：公用證件的使用必須經過嚴格的審批流程，確保使用目的合法合規。2.安全保管原則：明確公用證件的保管責任，采取有效措施確保證件的安全，防止丟失、損壞或被盜用。3.規范使用原則：規定公用證件的使用范圍、使用方式和使用期限，確保使用過程規范有序。4.責任追究原則：對違反公用證件使用管理制度的行為，追究相關責任人的責任。二、公用證件的種類與用途（一）營業執照副本用于公司開展各類經營活動，如簽訂合同、辦理業務、稅務登記等。（二）組織機構代碼證證明公司的組織機構代碼，用于辦理相關業務的身份識別。（三）稅務登記證用于公司納稅申報、繳納稅款等稅務相關事宜。（四）資質證書根據公司所具備的資質條件頒發的證書，用于證明公司在特定領域的專業能力和資格，如建筑資質證書、行業準入資質證書等，在參與項目投標、承接業務等方面具有重要作用。（五）安全生產許可證對于涉及安全生產的行業，該證書是公司合法開展生產經營活動的必備憑證，證明公司具備安全生產條件。（六）其他公用證件根據公司業務需要，可能還會有其他特定用途的公用證件，如行業認證證書、榮譽證書等，其用途根據具體證書性質而定。三、公用證件的保管（一）保管部門1.營業執照副本、組織機構代碼證、稅務登記證等一般性公用證件，由公司行政部門負責保管。2.資質證書、安全生產許可證等專業性較強的公用證件，由相關業務部門指定專人負責保管，如資質證書由工程管理部門保管，安全生產許可證由安全管理部門保管。（二）保管要求1.設立專用的證件保管柜，確保證件存放安全、有序。保管柜應具備防盜、防火、防潮、防蟲等功能。2.對公用證件進行分類存放，并建立詳細的證件清單，記錄證件名稱、編號、頒發部門、有效期、領取時間、保管人等信息。清單應定期更新，確保信息準確無誤。3.保管人員應妥善保管公用證件，不得擅自將證件轉借他人或帶出公司。如因工作需要帶出公司，必須經過嚴格的審批流程，并采取必要的安全措施，確保證件安全。4.定期對公用證件進行檢查，如發現證件有損壞、丟失或過期等情況，應及時報告并采取相應措施。對于損壞的證件，應及時申請更換；對于丟失的證件，應立即啟動掛失程序，并配合相關部門補辦；對于過期的證件，應及時辦理延期手續。四、公用證件的使用審批（一）使用申請1.公司內部各部門因工作需要使用公用證件時，應填寫《公用證件使用申請表》，詳細說明使用目的、使用時間、使用地點、使用方式等信息。2.申請表應由部門負責人簽字審核，確保申請內容真實、合理、必要。（二）審批流程1.一般性公用證件的使用申請，由行政部門負責人審批。行政部門負責人應根據申請內容，審核其必要性和合規性，如符合要求，則予以批準；如不符合要求，應說明理由并退回申請。2.專業性較強的公用證件的使用申請，除部門負責人簽字審核外，還需經相關業務部門負責人審批。相關業務部門負責人應從專業角度對申請進行審核，確保使用行為符合業務要求和行業規范。3.涉及公司重大事項或重要業務的公用證件使用申請，需經公司分管領導審批。分管領導應綜合考慮公司整體利益和風險因素，做出最終審批決定。（三）審批權限1.行政部門負責人審批權限：一般性公用證件使用申請，單次使用時間不超過[X]天，使用范圍在本市內的申請。2.相關業務部門負責人審批權限：專業性較強的公用證件使用申請，單次使用時間不超過[X]天，使用范圍在本市內，且不涉及重大業務風險的申請。3.公司分管領導審批權限：涉及公司重大事項、重要業務、跨地區使用、單次使用時間超過[X]天或存在較大業務風險的公用證件使用申請。（四）審批時間1.對于緊急情況需要立即使用公用證件的申請，審批部門應在[X]小時內完成審批。2.對于非緊急情況的申請，審批部門應在收到申請后的[X]個工作日內完成審批。五、公用證件的使用規范（一）使用方式1.公用證件原則上不得外借，如因特殊情況確需外借的，必須經過嚴格的審批流程，并簽訂《公用證件外借承諾書》，明確外借期限、使用責任等事項。外借期限一般不得超過[X]天，如需延長，應重新辦理審批手續。2.公用證件的復印件使用時，必須注明“此復印件僅用于[具體用途]，再次復印無效”字樣，并由使用部門負責人簽字確認。3.公用證件的電子掃描件使用時，應確保掃描件清晰、完整，并按照公司電子文件管理規定進行存儲和使用。如需對外提供電子掃描件，必須經過審批，并采取加密等安全措施，防止文件泄露。（二）使用范圍1.公用證件只能用于公司內部工作需要和經審批同意的對外業務活動，不得用于任何違法違規或與公司業務無關的事項。2.在使用公用證件時，必須嚴格按照審批的使用目的和范圍使用，不得擅自擴大使用范圍或更改使用用途。（三）使用期限1.公用證件的使用期限應嚴格按照審批意見執行，不得超期使用。如因特殊情況需要延長使用期限，必須重新辦理審批手續。2.在使用期限屆滿后，使用部門應及時將公用證件歸還保管部門，并辦理歸還手續。保管部門應對歸還的證件進行檢查，如發現證件有損壞或丟失等情況，應按照本制度相關規定追究使用部門和責任人的責任。六、監督與檢查（一）監督部門公司行政部門負責對公用證件的使用情況進行日常監督檢查，定期或不定期對公用證件的保管和使用情況進行抽查。（二）檢查內容1.公用證件的保管情況，包括保管環境、保管記錄、證件完整性等。2.公用證件的使用審批情況，包括申請流程是否合規、審批手續是否齊全、審批意見是否落實等。3.公用證件的使用規范情況，包括使用方式是否正確、使用范圍是否符合規定、使用期限是否超期等。（三）檢查頻率1.行政部門每月至少對公用證件的保管和使用情況進行一次全面檢查，并形成檢查記錄。2.對于重點業務部門或涉及重要公用證件的使用情況，行政部門應不定期進行專項檢查。（四）問題處理1.在監督檢查過程中，如發現公用證件保管或使用存在問題，行政部門應及時發出《公用證件使用問題整改通知書》，要求責任部門限期整改。2.責任部門應按照整改通知書的要求，制定詳細的整改措施，并在規定期限內完成整改。整改完成后，應向行政部門提交整改報告，行政部門對整改情況進行復查。3.對于違反公用證件使用管理制度的行為，行政部門應視情節輕重，對責任部門和責任人進行批評教育、警告、罰款等處罰；如造成公司損失的，還應依法追究相關責任人的賠償責任；構成犯罪的，移交司法機關依法處理