外貿人員資料管理制度一、總則（一）目的為了加強公司外貿人員資料的規范化管理，確保外貿人員信息的完整性、準確性和安全性，提高工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體外貿人員，包括但不限于外貿業務人員、外貿跟單員、外貿單證員等。（三）基本原則1.合法性原則：嚴格遵守國家法律法規及相關政策要求，確保外貿人員資料管理工作合法合規。2.準確性原則：保證外貿人員資料的真實、準確、完整，如實記錄和反映外貿人員的各項信息。3.保密性原則：對外貿人員資料嚴格保密，防止信息泄露，保護公司和外貿人員的合法權益。4.及時性原則：及時更新和維護外貿人員資料，確保資料的時效性和有效性。二、外貿人員資料分類（一）個人基本資料1.個人信息：包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、婚姻狀況、聯系方式（電話、郵箱、微信號等）。2.教育背景：最高學歷、畢業院校、所學專業、入學時間、畢業時間。3.家庭住址：現居住地址及聯系電話。（二）入職相關資料1.入職申請表：詳細記錄應聘崗位、期望薪資、到崗時間等信息。2.身份證復印件：清晰的身份證正反面復印件。3.學歷證書復印件：最高學歷證書復印件，如有學位證書一并提供。4.離職證明：原工作單位開具的離職證明（如有工作經歷）。5.勞動合同：與公司簽訂的勞動合同文本。（三）工作業績資料1.業務訂單記錄：包括訂單編號、客戶名稱、訂單金額、訂單日期、完成情況等。2.銷售業績報表：按時間段統計的銷售額、利潤額、客戶開發數量等數據。3.客戶反饋記錄：客戶對業務人員服務質量、產品質量等方面的反饋意見。（四）培訓與發展資料1.培訓記錄：參加公司內部培訓、外部培訓的課程名稱、培訓時間、培訓成績等。2.職業發展規劃：個人制定的職業發展規劃及與上級溝通確認的記錄。（五）考核與獎懲資料1.績效考核記錄：定期績效考核的成績、考核評語、改進建議等。2.獎懲記錄：獲得的公司內部獎勵（如優秀員工獎、銷售冠軍獎等）及受到的處罰（如警告、罰款等）情況。三、資料收集與錄入（一）收集渠道1.招聘環節：在招聘過程中，由應聘人員填寫入職申請表，并提交相關個人資料復印件。2.入職手續辦理：新員工入職時，人力資源部門負責收集其身份證、學歷證書等資料原件進行審核，并留存復印件。3.日常工作：各部門負責人負責收集本部門外貿人員的工作業績資料、培訓記錄等，并及時提交給人力資源部門。（二）錄入要求1.專人負責：人力資源部門指定專人負責外貿人員資料的錄入工作，確保錄入人員具備一定的計算機操作技能和責任心。2.準確錄入：錄入人員應認真核對資料內容，確保錄入信息與原始資料一致，避免出現錯誤或遺漏。3.分類存儲：按照資料分類，將外貿人員資料準確錄入到公司的人力資源管理系統中，并建立相應的電子文件夾進行備份存儲，方便查詢和管理。四、資料審核與審批（一）審核流程1.初步審核：人力資源部門錄入人員在完成資料錄入后，首先進行初步審核，檢查資料的完整性和準確性。2.部門審核：將錄入的資料發送至外貿人員所在部門負責人進行審核，確認資料內容與實際情況相符，并對工作業績等相關資料進行核實。3.最終審核：人力資源部門負責人對經過部門審核的資料進行最終審核，確保資料符合公司管理制度要求。（二）審批權限1.一般資料：個人基本資料、入職相關資料等一般性資料，經人力資源部門負責人審核通過后即可生效。2.重要資料：涉及工作業績、考核與獎懲等重要資料，需經分管領導審批后才能正式歸檔。五、資料存儲與保管（一）存儲方式1.電子存儲：將外貿人員資料以電子文檔形式存儲在公司的人力資源管理系統中，并定期進行數據備份，備份數據存儲在專用的服務器或外部存儲設備上。2.紙質存儲：對于一些重要的原始資料，如勞動合同、學歷證書原件等，應進行紙質存檔，存放在專門的檔案柜中，并按照類別和時間順序進行整理。（二）保管責任1.人力資源部門：負責外貿人員資料的整體保管工作，確保資料的安全存儲和有效利用。2.檔案管理人員：具體承擔紙質資料的整理、歸檔和借閱登記等工作，嚴格遵守檔案管理制度。（三）存儲期限1.長期保存資料：個人基本資料、入職相關資料等作為員工的永久性檔案，應長期保存。2.定期清理資料：工作業績資料、培訓與發展資料、考核與獎懲資料等，保存期限為[X]年，期滿后經審批可進行清理。六、資料查閱與使用（一）查閱權限1.本人查閱：外貿人員有權查閱自己的個人資料，可向人力資源部門提出申請，經核實身份后進行查閱。2.部門查閱：因工作需要，本部門負責人可查閱本部門外貿人員的相關資料，但僅限于與工作相關的內容。3.特殊查閱：其他部門或外部單位因特殊原因需要查閱外貿人員資料的，須經公司分管領導批準，并辦理相關查閱手續。（二）查閱流程1.申請：查閱人填寫《外貿人員資料查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等信息。2.審批：申請表提交至相應審批人進行審批，審批通過后交人力資源部門。3.查閱：人力資源部門根據審批意見，安排專人協助查閱人進行資料查閱，并做好查閱記錄。（三）資料使用規定1.僅限內部使用：查閱的外貿人員資料僅用于公司內部工作需要，不得擅自對外提供或泄露給無關人員。2.使用記錄：對于查閱和使用外貿人員資料的情況，應進行詳細記錄，包括查閱人、查閱時間、查閱內容等，以備追溯和查詢。七、資料更新與維護（一）定期更新1.個人基本資料更新：外貿人員個人基本信息如有變更，應在變更后[X]個工作日內填寫《個人資料變更申請表》，提交至人力資源部門進行更新。2.工作業績資料更新：各部門應及時收集和更新外貿人員的工作業績資料，確保數據的準確性和及時性。每月[具體日期]前，將上月的業務訂單記錄、銷售業績報表等資料提交給人力資源部門。（二）動態維護1.培訓與發展：根據外貿人員參加培訓的情況，及時更新培訓記錄，并跟蹤其職業發展規劃的執行情況，適時進行調整和指導。2.考核與獎懲：在績效考核周期結束后，及時更新績效考核記錄，并根據公司獎懲制度，對獲得獎勵或受到處罰的外貿人員進行相應記錄。八、資料安全與保密（一）安全措施1.網絡安全：加強公司人力資源管理系統的網絡安全防護，設置防火墻、入侵檢測系統等，防止外部非法入侵。2.數據備份：定期對電子資料進行備份，并將備份數據存儲在不同的物理位置，以防止數據丟失。3.訪問控制：對人力資源管理系統設置不同的用戶權限，嚴格限制無關人員的訪問。（二）保密規定1.簽訂保密協議：新員工入職時，應簽訂保密協議，明確其在工作期間對公司各類資料的保密義務。2.保密培訓：定期組織外貿人員進行保密培訓，提高其保密意識和防范能力。3.違規處理：對于違反保密規定，泄