出廠查驗記錄管理制度一、總則（一）目的為加強公司產品出廠查驗管理，規范出廠查驗記錄工作，確保產品質量符合規定要求，保障產品安全、有效，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有產品的出廠查驗記錄管理活動，包括產品的生產、檢驗、放行等環節。（三）職責1.質量部門負責制定和完善出廠查驗記錄相關標準和流程。組織實施產品出廠查驗工作，確保查驗過程規范、結果準確。審核和保管出廠查驗記錄，對記錄的完整性、準確性和可追溯性負責。2.生產部門按照質量部門要求，組織產品生產，確保產品生產過程符合工藝規范。配合質量部門進行產品出廠查驗，提供必要的生產信息和協助。負責對生產過程中的相關記錄進行整理和保存，確保記錄真實、完整。3.銷售部門在產品銷售過程中，向客戶提供準確的產品質量信息，協助處理客戶對產品質量的疑問和投訴。及時反饋客戶對產品質量的意見和建議，為質量改進提供依據。4.其他部門各部門應按照本制度要求，做好本部門與出廠查驗記錄管理相關的工作，確保各項工作協調一致。二、出廠查驗記錄的內容（一）產品基本信息1.產品名稱、型號、規格。2.產品批次編號。3.生產日期、生產班組。（二）原材料信息1.原材料名稱、規格、型號。2.原材料供應商名稱。3.原材料進貨日期、批次。4.原材料質量證明文件編號及內容。（三）生產過程記錄1.生產設備編號及運行狀況。2.生產工藝參數記錄，如溫度、壓力、時間等。3.各工序操作人員簽名及操作時間。（四）檢驗項目及結果1.外觀檢驗：產品外觀是否有缺陷、劃痕、變形等，檢驗結果應詳細描述。2.尺寸檢驗：各項關鍵尺寸的實測值，與設計圖紙或標準要求的對比情況。3.性能檢驗：如物理性能、化學性能、電氣性能等的檢驗結果，應注明檢驗方法和使用的儀器設備。4.功能檢驗：產品各項功能是否正常實現，檢驗過程及結果記錄。（五）檢驗人員信息1.檢驗人員姓名、崗位。2.檢驗日期。（六）不合格品處理記錄1.不合格品發現的批次、數量。2.不合格品的詳細描述及不合格原因分析。3.不合格品處理方式，如返工、返修、報廢等，處理過程記錄及相關責任人簽名。（七）產品放行信息1.放行人員姓名、崗位。2.放行日期。3.放行依據，如檢驗結果符合標準要求、相關文件批準等。三、出廠查驗記錄的填寫要求（一）準確性1.記錄內容應真實、準確反映產品出廠查驗的實際情況，不得虛假填寫或篡改數據。2.各項檢驗數據應使用法定計量單位，確保數據的一致性和準確性。（二）完整性1.按照本制度規定的記錄內容，逐項填寫完整，不得遺漏重要信息。2.對于檢驗過程中的異常情況或特殊事件，應詳細記錄其發生時間、地點、經過及處理結果。（三）及時性1.檢驗人員應在完成相應檢驗項目后及時填寫記錄，不得拖延。2.生產過程中的各項記錄應隨著生產進度同步填寫，確保記錄的時效性。（四）清晰性1.記錄應字跡清晰、工整，易于辨認。2.不得使用鉛筆、圓珠筆以外的其他筆填寫記錄，避免字跡模糊或褪色。3.對于修改處，應在修改內容旁簽名并注明修改日期，確保修改痕跡可追溯。四、出廠查驗記錄的審核（一）自檢1.檢驗人員完成檢驗記錄填寫后，應首先進行自我檢查，確保記錄內容準確、完整、清晰。2.對檢驗結果的準確性進行再次核對，如有疑問及時復查檢驗過程或重新進行檢驗。（二）互檢1.同一班組或崗位的檢驗人員之間應相互檢查記錄，發現問題及時提醒并協助糾正。2.通過互檢，促進檢驗人員之間的經驗交流和技能提升，確保記錄質量的一致性。（三）專檢1.質量部門指定專人對出廠查驗記錄進行專業審核。2.審核人員應具備豐富的產品質量知識和檢驗經驗，按照相關標準和制度要求，對記錄的完整性、準確性、規范性進行全面審查。3.重點審核檢驗項目是否齊全、檢驗結果是否符合標準、不合格品處理是否得當等內容。4.對于審核中發現的問題，審核人員應及時與相關責任人溝通，要求其限期整改，并跟蹤整改情況。五、出廠查驗記錄的保存（一）保存方式1.出廠查驗記錄應采用紙質記錄與電子記錄相結合的方式進行保存。2.紙質記錄應分類裝訂成冊，在每冊首頁編制目錄，便于查找和查閱。3.電子記錄應進行備份存儲，存儲介質應選擇安全可靠的設備，如硬盤、光盤等，并定期進行數據完整性檢查。（二）保存期限1.一般產品的出廠查驗記錄保存期限為[X]年，自產品放行之日起計算。2.對于涉及產品質量追溯、法律法規要求或客戶特殊要求的產品，其出廠查驗記錄保存期限應按照相關規定執行，一般不少于[X]年。（三）保存地點1.紙質記錄應存放在專門的文件柜中，文件柜應具備防火、防潮、防蟲等功能。2.電子記錄應存儲在公司指定的服務器或存儲設備中，并設置相應的訪問權限，確保數據安全。六、出廠查驗記錄的查閱與使用（一）查閱權限1.公司內部人員因工作需要查閱出廠查驗記錄時，應填寫《出廠查驗記錄查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等信息。2.申請表經所在部門負責人批準后，方可到質量部門查閱記錄。3.質量部門應指定專人負責記錄的查閱工作，按照申請表要求提供相應的記錄，并做好查閱登記，記錄查閱人姓名、部門、查閱時間、查閱內容等信息。4.涉及產品質量追溯、不合格品處理等重要記錄的查閱，需經質量部門負責人批準。（二）使用規定1.查閱人員應在規定的查閱地點查閱記錄，不得擅自將記錄帶出查閱場所。2.查閱人員不得在記錄上進行涂改、標記、損壞等行為，如需復印或摘錄相關內容，應經質量部門同意，并按照規定辦理手續。3.查閱人員應對查閱過程中獲取的產品質量信息嚴格保密，不得泄露給無關人員，不得用于與工作無關的目的。（三）外部查閱1.因法律法規要求、客戶投訴處理或其他特殊原因，需要向公司外部提供出廠查驗記錄時，應按照公司相關規定辦理審批手續。2.審批通過后，由質量部門負責按照要求提供記錄，并確保提供的記錄內容準確、完整、合法。3.對于提供給客戶的記錄，應與客戶簽訂保密協議，明確雙方的權利和義務，防止客戶不當使用記錄信息。七、出廠查驗記錄的追溯（一）追溯范圍1.產品從原材料采購到生產加工、出廠銷售的全過程，均應能夠通過出廠查驗記錄進行追溯。2.追溯內容包括產品的原材料來源、生產過程信息、檢驗結果、不合格品處理情況、產品流向等。（二）追溯流程1.當需要進行產品質量追溯時，由相關部門或人員提出追溯申請，說明追溯的原因、產品信息等內容。2.質量部門根據追溯申請，查閱相應的出廠查驗記錄，按照記錄中的信息逐步追溯產品的生產過程和相關信息。3.在追溯過程中，如發現記錄不完整或存在疑問，質量部門