公司快遞物品管理制度一、總則1.目的為加強公司快遞物品管理，規范快遞物品的收發流程，提高工作效率，確保快遞物品的安全、準確、及時傳遞，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作過程中涉及的快遞物品收發管理。3.職責分工人事行政部負責制定、修訂和完善公司快遞物品管理制度。負責與快遞公司建立合作關系，選擇優質、可靠的快遞公司，并定期評估其服務質量。負責公司快遞物品收發的日常管理工作，包括快遞的收寄、登記、保管、分發等。負責對公司快遞費用進行統計、核算和報銷審核。負責對違反快遞物品管理制度的行為進行調查和處理。各部門負責本部門快遞物品的收發需求統計和申報工作。負責指定專人負責本部門快遞物品的領取和簽收工作。負責對本部門員工進行快遞物品管理制度的培訓和宣傳，確保員工了解并遵守相關規定。員工負責按照本制度的規定，正確辦理快遞物品的寄發和領取手續。負責對所寄發快遞物品的內容進行核實，確保符合法律法規和公司規定。負責妥善保管個人快遞物品，如有丟失或損壞，自行承擔相應責任。二、快遞物品寄發管理1.寄發流程寄件申請：員工因工作需要寄發快遞物品時，應填寫《快遞寄發申請表》，詳細注明寄件人姓名、部門、聯系方式、收件人姓名、地址、聯系電話、快遞物品名稱、數量、重量、價值等信息，并說明寄發原因。審批：《快遞寄發申請表》經部門負責人審核簽字后，交人事行政部審批。人事行政部根據快遞物品的性質、金額等因素進行審批，對于涉及重要文件、合同、貴重物品等的寄發，需報公司領導審批。交寄：經審批通過后，員工將填寫完整的《快遞寄發申請表》連同快遞物品一并交至人事行政部。人事行政部負責選擇合適的快遞公司，并按照快遞公司的要求進行包裝、稱重、計費等操作，完成交寄手續。寄件記錄：人事行政部對每次寄發的快遞物品進行詳細記錄，包括寄件日期、寄件人、收件人、快遞單號、快遞物品名稱、數量、重量、價值、寄發原因、快遞公司等信息，并建立電子臺賬，以便查詢和統計。2.包裝要求員工應根據快遞物品的性質、大小、重量等因素選擇合適的包裝材料，確保快遞物品在運輸過程中不受損壞。對于易碎品、貴重物品等，應進行特殊包裝，如使用泡沫、氣墊、紙箱等進行加固，并在外包裝上標明“易碎品”、“貴重物品”等字樣。快遞物品的包裝應密封完好，防止在運輸過程中發生泄漏、丟失等情況。3.費用標準公司根據快遞物品的重量、體積、距離等因素制定快遞費用標準，具體標準見附件《快遞費用標準表》。員工寄發快遞物品時，應按照公司規定的費用標準支付快遞費用。如因特殊情況需要超出標準支付費用的，需提前報人事行政部審批。人事行政部定期對快遞費用進行統計和分析，如發現費用異常情況，應及時與相關部門和員工溝通，查明原因并采取相應措施。4.寄件限制員工不得利用公司快遞服務寄發私人物品，如有違反，公司將按照相關規定進行處理。禁止寄發國家法律法規禁止流通或限制流通的物品，如易燃易爆物品、毒品、武器彈藥等。對于涉及公司商業機密、知識產權等重要信息的快遞物品，應采取加密、保密等措施，確保信息安全。三、快遞物品收件管理1.收件流程通知：快遞公司將快遞物品送達公司后，人事行政部負責及時通知收件人領取。通知方式可采用電話、郵件、短信等方式。領取：收件人收到通知后，應在規定時間內到人事行政部領取快遞物品。領取時，需出示有效身份證件，并在《快遞收件登記表》上簽字確認。分發：人事行政部根據收件人的部門和崗位，將快遞物品及時分發給收件人。對于無法及時分發的快遞物品，人事行政部應妥善保管，并做好記錄。異常處理：如發現快遞物品存在破損、丟失、少件等異常情況，收件人應立即通知人事行政部。人事行政部負責與快遞公司聯系，核實情況并協商解決辦法。如因快遞公司原因造成的損失，由快遞公司承擔賠償責任；如因收件人自身原因造成的損失，由收件人自行承擔責任。2.收件登記人事行政部對每次收到的快遞物品進行詳細登記，包括收件日期、快遞單號、寄件人、收件人、快遞物品名稱、數量、重量、價值等信息，并建立電子臺賬，以便查詢和統計。收件登記信息應準確、完整，如發現登記信息有誤，應及時更正。3.特殊收件處理對于重要文件、合同、貴重物品等特殊快遞物品，人事行政部應及時通知收件人，并按照公司規定的流程進行處理。如需要專人簽收、保密保管等，應嚴格執行相關規定。對于收件人不在公司或不方便領取的快遞物品，人事行政部可根據實際情況采取以下處理方式：與快遞公司協商，將快遞物品暫存于快遞公司指定的地點，待收件人方便時再領取。與收件人協商，將快遞物品轉寄至收件人指定的其他地址。對于無法聯系到收件人或收件人拒絕領取的快遞物品，人事行政部應及時與快遞公司溝通，按照快遞公司的規定進行處理。四、快遞物品保管與安全1.保管要求人事行政部應設立專門的快遞物品保管區域，確保快遞物品存放安全、有序。快遞物品應分類存放，按照寄件人、收件人、快遞單號等信息進行標識，便于查找和管理。對于貴重物品、重要文件等特殊快遞物品，應單獨存放，并采取必要的安全措施，如保險柜存放、專人保管等。人事行政部應定期對快遞物品保管區域進行清理和盤點，確保快遞物品數量準確、完好無損。2.安全措施加強快遞物品保管區域的安全防范措施，安裝監控設備，確保24小時監控。嚴格限制非授權人員進入快遞物品保管區域，如有特殊情況需要進入，需經人事行政部負責人批準，并進行登記。對于快遞物品的出入庫情況，應進行詳細記錄，包括出入庫日期、快遞單號、寄件人、收件人、快遞物品名稱、數量、重量、價值等信息，以便追溯和查詢。如發現快遞物品保管區域存在安全隱患，應及時采取措施進行整改，確保快遞物品安全。五、快遞費用結算與報銷1.費用結算人事行政部每月與快遞公司核對快遞費用明細，確保費用準確無誤。快遞公司根據雙方核對后的費用明細，向公司開具發票。人事行政部收到發票后，應及時進行審核，確保發票內容與快遞費用明細一致。人事行政部按照公司財務制度的規定，辦理快遞費用的結算手續，將快遞費用支付給快遞公司。2.報銷流程員工寄發快遞物品后，應按照公司報銷制度的規定，填寫《費用報銷單》，并附上《快遞寄發申請表》、快遞發票等相關憑證。《費用報銷單》經部門負責人審核簽字后，交人事行政部審核。人事行政部根據快遞物品的寄發情況、費用標準等因素進行審核，對于符合報銷規定的費用，予以批準；對于不符合報銷規定的費用，予以駁回，并說明原因。經人事行政部審核通過后的《費用報銷單》，交公司財務部門進行報銷。財務部門按照公司財務制度的規定，對報銷憑證進行審核，審核無誤后予以報銷。六、監督與檢查1.監督機制人事行政部負責對公司快遞物品管理制度的執行情況進行監督檢查，定期或不定期對快遞物品的收發流程、保管情況、費用結算等進行檢查，確保制度的有效執行。各部門負責人負責對本部門員工快遞物品寄發和領取情況進行監督檢查，發現問題及時督促員工整改，并向人事行政部報告。公司鼓勵員工對違反快遞物品管理制度的行為進行舉報，對于舉報屬實的，公司將給予舉報人一定的獎勵。2.檢查內容快遞物品的收發流程是否符合規定，包括寄件申請、審批、交寄、收件、分發等環節。快遞物品的包裝是否符合要求，是否存在安全隱患。快遞物品的保管是否安全、有序，是否存在丟失、損壞等情況。快遞費用的結算是否準確、合規，是否存在虛報、冒領等情況。員工是否遵守快遞物品管理制度，是否存在利用公司快遞服務寄發私人物品等違規行為。3.問題處理對于監督檢查中發現的問題，人事行政部應及時下達整改通知書，要求相關部門或員工限期整改。對于違反快遞物品管理制度的行為，人事行政部應進行調查核實，并根據情節輕重給予相應的處理，包括警告、罰款、辭退等。對于因