公司工作檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司工作檔案的規范化管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，充分發揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。（三）檔案定義本制度所指工作檔案是指公司在各項工作活動中形成的，具有保存價值的各種文件、資料、圖表、數據、記錄等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統一管理原則：公司工作檔案由人力資源部集中統一管理，確保檔案的完整性和系統性。2.真實性原則：檔案內容必須真實反映公司各項工作的實際情況。3.完整性原則：凡具有保存價值的文件、資料等都應歸檔，保證檔案的全面性。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密規定，對涉及公司機密的檔案進行妥善保管，防止泄露。二、檔案管理職責（一）人力資源部職責1.制定和完善公司工作檔案管理制度，并負責組織實施。2.負責檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、存儲等日常管理工作。3.建立檔案目錄數據庫，實現檔案信息的電子化管理，方便查詢和利用。4.定期對檔案進行清查、盤點，確保檔案的安全和完整。5.按照規定向公司內部各部門提供檔案查閱、借閱服務，并做好登記工作。6.負責檔案的鑒定、銷毀工作，對已失去保存價值的檔案提出銷毀意見，報公司領導批準后組織實施。（二）各部門職責1.負責本部門工作檔案的收集、整理、初步分類，并定期移交人力資源部。2.明確專人負責檔案管理工作，確保檔案的及時收集和妥善保管。3.在工作中形成的各類文件、資料等，應按照檔案管理要求進行規范整理，確保歸檔材料的質量。4.配合人力資源部做好檔案的查閱、借閱等相關工作，提供必要的協助。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司各類會議文件、記錄、紀要等。2.公司制定的各項規章制度、辦法、規定等。3.公司與外部單位簽訂的合同、協議、意向書等。4.公司各類工作計劃、總結、報告、報表等。5.公司員工的人事檔案、培訓檔案、考核檔案等。6.公司業務活動中產生的技術資料、圖紙、樣本、數據等。7.公司財務檔案，包括會計憑證、賬簿、報表等。8.公司行政事務檔案，如辦公用品采購記錄、車輛使用記錄等。9.公司宣傳資料、新聞報道、廣告策劃等。10.其他具有保存價值的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責檔案收集工作，確保檔案材料及時、完整地收集。2.對于重要文件和資料，應及時收集并送交人力資源部，不得積壓或擅自留存。3.收集的檔案材料應字跡清晰、內容完整、格式規范，如有破損或褪色等情況，應進行修復或復制。（三）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內容等因素進行分類，一般分為行政管理類、人事管理類、財務管理類、業務管理類等。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統性，便于查找和管理。3.裝訂：對紙張較多的檔案材料進行裝訂，確保整齊、牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、保管期限等信息，以便快速檢索。四、檔案的保管（一）保管期限1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，應永久保管。如公司成立的相關文件、公司章程、重要合同協議等。2.定期保管：定期保管的檔案分為3年、5年、10年、15年、20年等。具體保管期限根據檔案的性質和重要程度確定。例如，一般性的業務文件保管期限為3年，員工培訓記錄保管期限為5年等。（二）保管方式1.紙質檔案：設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案柜、貨架等存儲設備，對紙質檔案進行分類存放。檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度適宜，并有防火、防潮、防蟲、防盜等安全措施。2.電子檔案：建立電子檔案存儲系統，對電子檔案進行分類存儲，并定期進行備份。備份數據應存儲在不同的介質上，并分別存放于不同的地點。（三）檔案清查1.人力資源部每年定期對檔案進行清查盤點，核對檔案的數量、內容等是否與檔案目錄一致。2.清查過程中發現檔案有損壞、丟失等情況，應及時查明原因，并采取相應的補救措施。3.對清查結果進行記錄，形成檔案清查報告，報公司領導審閱。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱規定1.公司內部員工因工作需要查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容等，經所在部門負責人簽字同意后，到人力資源部辦理查閱手續。2.人力資源部檔案管理人員應根據申請表提供的信息，在檔案目錄中查找相關檔案，并將檔案提供給查閱人員在指定地點查閱。查閱人員不得擅自將檔案帶出指定地點。3.查閱檔案時，應保持檔案的整潔和完整，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損等。如需摘錄或復制檔案內容，應經檔案管理人員同意，并按照規定進行操作。4.查閱結束后，查閱人員應及時將檔案歸還檔案管理人員，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認。（二）借閱規定1.公司內部員工因工作需要借閱檔案，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限等，經所在部門負責人和人力資源部負責人簽字同意后，方可辦理借閱手續。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續借手續。3.借閱人員應妥善保管所借檔案，不得轉借他人，不得擅自復制、傳播檔案內容。如因保管不善造成檔案損壞、丟失等情況，應承擔相應的責任。4.借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應認真核對檔案的數量和完整性，確認無誤后在《檔案借閱登記表》上簽字注銷。（三）特殊情況查閱與借閱1.外單位人員因工作需要查閱或借閱公司檔案，應提前與公司相關部門聯系，經公司領導批準后，按照公司規定辦理查閱或借閱手續。查閱或借閱的檔案內容涉及公司機密的，應與公司簽訂保密協議。2.司法機關、行政機關等因辦案需要查閱或借閱公司檔案，應出具相關證明文件，并按照法定程序辦理查閱或借閱手續。公司應積極配合，提供必要的協助。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.人力資源部定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限是否合理，是否已失去保存價值。2.成立檔案鑒定小組，由人力資源部負責人、相關部門負責人及檔案管理人員組成。鑒定小組負責對檔案進行全面審查，提出鑒定意見。3.鑒定工作應根據國家有關檔案保管期限的規定，結合公司實際情況，從檔案的內容、來源、時間等方面進行綜合分析，確定檔案的鑒定結果。（二）銷毀程序1.對已鑒定為失去保存價值的檔案，由檔案管理人員填寫《檔案銷毀申請表》，詳細列出擬銷毀檔案的名稱、數量、保管期限等信息，報檔案鑒定小組審核。2.檔案鑒定小組審核通過后，報公司領導批準。3.經公司領導批準后，由人力資源部組織實施檔案銷毀工作。銷毀檔案時，應指定專人負責監銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。4.檔案銷毀后，監銷人員應在《檔案銷毀登記表》上簽字確認，并將銷毀情況報告公司領導。七、檔案信息化管理（一）建立檔案信息系統1.公司應建立完善的檔案信息系統，實現檔案的電子化管理。檔案信息系統應具備檔案錄入、查詢、借閱、統計等功能，方便檔案的日常管理和利用。2.檔案管理人員應按照檔案管理要求，將紙質檔案的相關信息錄入檔案信息系統，確保電子檔案與紙質檔案內容一致。（二）數據備份與安全1.定期對檔案信息系統中的數據進行備份，備份數據應存儲在不同的介質上，并分別存放于不同的地點。備份周期根據數據的重要程度和變化情況確定，一般為每周或每月進行一次全量備份，每天進行增量備份。2.加強檔案信息系統的安全管理，設置用戶權限，防止未經授權的人員訪問系統。采取數據加密、防火墻、防病毒等安全措施，確保檔案信息的安全。（三）電子檔案管理1.電子檔案應按照檔案分類標準進行分類存儲，建立清晰的目錄結構，便于查找和利用。2.對電子檔案的元數據進行