創新檔案安全管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案安全管理，確保檔案的完整性、準確性和保密性，維護公司合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、整理、保管、利用等過程中的安全管理。（三）基本原則1.安全第一原則：始終將檔案安全放在首位，采取有效措施預防和應對各類安全風險。2.預防為主原則：強化安全意識，加強日常管理，提前發現和消除安全隱患。3.責任到人原則：明確各部門和人員在檔案安全管理中的職責，確保責任落實。二、檔案管理職責分工（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善檔案安全管理制度，并組織實施。2.對公司各類檔案進行集中統一管理，確保檔案的有序存放和妥善保管。3.定期對檔案安全狀況進行檢查和評估，及時發現并整改安全問題。4.負責檔案信息系統的安全維護，保障檔案數據的安全。5.組織開展檔案安全培訓和宣傳教育活動，提高員工的安全意識。（二）各部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理、歸檔工作，并確保檔案的真實、完整。2.按照檔案管理部門的要求，定期向檔案管理部門移交檔案。3.配合檔案管理部門做好檔案安全管理工作，遵守檔案安全規定。4.負責本部門檔案的日常安全保管，采取必要的安全防護措施。（三）員工個人職責1.嚴格遵守檔案安全管理制度，妥善保管和使用本人工作中涉及的檔案。2.不得擅自銷毀、涂改、出借檔案，不得泄露檔案機密信息。3.在檔案使用完畢后，及時歸還檔案管理部門或本部門指定人員。三、檔案收集與整理安全管理（一）收集要求1.各部門應明確檔案收集責任人，按照檔案形成規律和歸檔范圍，及時收集本部門工作中產生的各類檔案。2.收集的檔案應齊全完整，字跡清晰，簽署完備，載體形式符合要求。3.對于重要檔案或特殊載體檔案，應采取特殊的收集措施，確保檔案的安全。（二）整理規范1.檔案管理部門應制定統一的檔案整理標準，包括分類方法、編號規則、裝訂要求等。2.各部門在整理檔案時，應按照整理標準進行分類、編號、編目，確保檔案的系統性和規范性。3.整理過程中，應注意保護檔案的原始面貌，不得隨意裁剪、拼接或涂改檔案。四、檔案保管安全管理（一）保管場所1.檔案管理部門應設立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防光、防塵等安全防護設施。2.庫房應保持清潔衛生，溫度、濕度適宜，定期進行通風換氣。3.檔案庫房應安裝監控設備，確保24小時監控無死角。（二）檔案存儲1.檔案應按照類別、年度、保管期限等進行分類存放，便于查找和管理。2.紙質檔案應采用檔案盒或檔案柜進行存放，電子檔案應進行備份存儲，并定期進行數據維護。3.對于珍貴、易損檔案，應采取特殊的保護措施，如專柜存放、復制備份等。（三）安全檢查1.檔案管理部門應定期對檔案庫房進行安全檢查，檢查內容包括庫房設施設備、檔案存儲狀況、安全防護措施等。2.安全檢查應形成記錄，對于發現的問題應及時整改，并跟蹤復查。3.遇有重大節日、重要活動或特殊時期，應增加安全檢查的頻次。五、檔案利用安全管理（一）利用申請1.公司內部人員因工作需要查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內容、期限等，經所在部門負責人審批后，提交檔案管理部門。2.外部單位或個人因特殊原因需要查閱公司檔案，應提交正式申請函，說明查閱理由和范圍，經公司分管領導審批后，由檔案管理部門安排查閱。（二）利用審批1.檔案管理部門對查閱申請進行審核，對于涉及公司機密或重要信息的檔案，應報公司保密委員會審批。2.審批通過后，檔案管理部門應按照規定的查閱范圍和期限提供檔案，并做好查閱登記。（三）利用過程1.查閱人員應在檔案管理部門指定的場所進行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱場所。2.查閱過程中，應愛護檔案，不得涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料。3.如需復制檔案，應經檔案管理部門同意，并按照規定的程序進行復制。（四）歸還與注銷1.查閱完畢后，查閱人員應及時將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續。2.檔案管理部門應對查閱申請進行注銷，并將相關記錄存檔。六、檔案信息化安全管理（一）系統建設1.檔案管理部門應建立完善的檔案信息管理系統，確保系統的功能滿足檔案管理的需求。2.系統建設應遵循國家相關標準和規范，具備數據備份、恢復、加密、訪問控制等安全功能。3.系統開發和維護人員應具備專業的技術能力和安全意識，確保系統的安全穩定運行。（二）數據安全1.檔案電子數據應進行定期備份，備份數據應存儲在不同的介質上，并異地存放。2.對檔案信息系統的訪問應進行嚴格的權限控制，設置不同的用戶角色和權限，確保數據的保密性和完整性。3.加強對檔案數據的加密管理，對重要數據應進行加密存儲和傳輸。（三）網絡安全1.檔案信息系統應與互聯網進行物理隔離，防止外部網絡攻擊。2.安裝防火墻、入侵檢測系統等網絡安全設備，實時監測和防范網絡安全威脅。3.定期對網絡設備和系統進行漏洞掃描和修復，確保網絡安全。七、檔案銷毀安全管理（一）銷毀鑒定1.檔案管理部門應定期對超過保管期限或已失去保存價值的檔案進行鑒定，提出銷毀意見。2.銷毀鑒定工作應由檔案管理部門牽頭，組織相關部門和人員共同進行，確保鑒定結果的準確性和公正性。（二）銷毀審批1.經鑒定需要銷毀的檔案，應填寫《檔案銷毀申請表》，詳細說明銷毀檔案的名稱、數量、年度、保管期限等，經檔案管理部門負責人審核，報公司分管領導審批。2.對于涉及公司機密或重要信息的檔案，銷毀前應報公司保密委員會審批。（三）銷毀實施1.銷毀檔案應在指定的場所進行，采用符合環保要求的銷毀方式，確保檔案信息無法恢復。2.銷毀過程應進行全程監督，銷毀人員和監督人員應在銷毀記錄上簽字確認。3.銷毀記錄應包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數量、銷毀方式等信息，并存檔備查。八、檔案安全應急管理（一）應急預案制定1.檔案管理部門應制定檔案安全應急預案，明確應急處置的組織機構、職責分工、應急響應程序、處置措施等。2.應急預案應定期進行修訂和演練，確保其有效性和可操作性。（二）應急處置1.發生檔案安全事故時，應立即啟動應急預案，迅速采取措施進行處置，最大限度地減少損失。2.及時向上級主管部門報告事故情況，配合相關部門進行調查和處理。3.對事故原因進行分析總結，采取改進措施，防止類似事故再次發生。九、監督與考核（一）監督檢查1.公司內部審計部門應定期對檔案安全管理制度的執行情況進行監督檢查，發現問題及時督促整改。2.檔案管理部門應加強對各部門檔案安全管理工作的日常監督，確保制度的有效落實。（二）考核評價1.將檔案安全管理工作納入公司績效考核體系，對各部門和人員的檔案安全管理工作進行考核評價。2.考核結果與部門和個人的績效獎金、晉升等掛鉤，對檔案安全管理工作成績突出的部門和個人給予表彰和