勘察公司檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高公司管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。（三）檔案定義本制度所指檔案是指公司在各項經營活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統一管理原則：公司檔案由綜合管理部集中統一管理，確保檔案的完整性、準確性和系統性。2.分類管理原則：按照檔案的來源、內容、形式等進行分類，便于管理和查找。3.保密原則：嚴格遵守國家有關保密法律法規，確保檔案信息的安全。4.方便利用原則：建立健全檔案檢索體系，提高檔案利用效率，為公司各項工作提供服務。二、檔案管理機構及職責（一）綜合管理部綜合管理部是公司檔案管理的職能部門，負責檔案管理工作的組織、協調和指導，其主要職責如下：1.貫徹執行國家有關檔案管理的法律法規和公司檔案管理制度。2.制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。3.負責公司各類檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。4.對公司各部門檔案管理工作進行監督、檢查和指導。5.組織檔案管理人員的業務培訓，提高檔案管理水平。6.負責檔案信息化建設，建立和維護檔案管理信息系統。7.做好檔案的鑒定、銷毀和統計工作。（二）各部門各部門負責本部門檔案的收集、整理和初步立卷工作，并指定專人負責檔案管理，定期將整理好的檔案移交綜合管理部。其主要職責如下：1.負責本部門檔案材料的形成、積累和整理工作，確保檔案材料的齊全、完整。2.按照公司檔案管理制度的要求，對本部門檔案進行分類、編號、裝訂，并編制檔案目錄。3.定期將本部門整理好的檔案移交綜合管理部，并辦理交接手續。4.負責本部門檔案的查閱、借閱登記工作，確保檔案的安全。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設立、變更、注銷等過程中形成的文件材料。2.公司股東會、董事會、監事會等會議記錄、決議、紀要等文件材料。3.公司各項管理制度、規定、辦法等文件材料。4.公司工作計劃、總結、報告、統計報表等文件材料。5.公司勘察項目的相關文件材料，包括項目委托書、勘察合同、勘察報告、圖紙等。6.公司技術文件材料，如技術標準、規范、操作規程、科研成果等。7.公司財務文件材料，如會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。8.公司人事文件材料，如員工檔案、勞動合同、培訓記錄、考核材料等。9.公司行政文件材料，如公文、信函、通知、簡報等。10.公司對外宣傳、交流活動中形成的文件材料。11.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責檔案材料的收集工作，確保檔案材料及時、完整地收集上來。2.檔案材料應真實、準確、完整，不得偽造、篡改。3.對收集到的檔案材料應進行分類整理，按照不同類別分別存放。（三）整理方法1.分類：按照檔案的來源、內容、形式等進行分類，如可分為行政管理類、經營管理類、勘察業務類、技術類、財務類、人事類等。2.編號：對每一類檔案進行編號，以便于管理和查找。編號應遵循唯一性、系統性、穩定性的原則。3.裝訂：對紙張規格不一致、破損的檔案材料進行修整、裱糊和裝訂，使其整齊、牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、保管期限等內容，以便于查閱和檢索。四、檔案的歸檔（一）歸檔時間1.各部門應在每年年底前將本年度整理好的檔案移交綜合管理部歸檔。2.對于一些重要的、緊急的檔案材料，應及時移交綜合管理部歸檔。（二）歸檔手續1.各部門移交檔案時，應填寫檔案移交清單，詳細列出移交檔案的名稱、數量、日期等信息。2.綜合管理部接收檔案時，應認真核對檔案移交清單，對檔案進行檢查驗收，如發現問題應及時與移交部門溝通解決。3.檔案移交清單一式兩份，移交部門和綜合管理部各執一份，雙方簽字確認后生效。五、檔案的保管（一）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內對公司工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管。長期保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動，在較短時間內對公司工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管。短期保管期限為5年以下。（二）保管要求1.綜合管理部應設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應保持清潔、整齊、通風良好，溫度和濕度應符合國家有關標準。3.對不同保管期限、不同類別的檔案應分別存放，便于管理和查找。4.定期對檔案進行檢查和清點，如發現檔案有損壞、丟失等情況，應及時采取措施進行處理。六、檔案的利用（一）利用范圍公司內部員工因工作需要可以查閱、借閱公司檔案。外部單位或個人因特殊原因需要查閱、借閱公司檔案的，須經公司領導批準。（二）利用手續1.公司內部員工查閱、借閱檔案時，應填寫檔案查閱、借閱申請表，注明查閱、借閱的檔案名稱、日期、用途等信息，經所在部門負責人簽字同意后，到綜合管理部辦理查閱、借閱手續。2.綜合管理部對檔案查閱、借閱申請表進行審核，批準后提供檔案，并做好查閱、借閱登記工作。3.查閱、借閱檔案時，應在檔案管理人員的監督下進行，不得擅自涂改、抽取、損壞檔案。如需復印檔案，應經檔案管理人員同意，并登記復印內容。4.查閱、借閱檔案的期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續借手續。5.檔案查閱、借閱完畢后，應及時歸還綜合管理部，檔案管理人員應認真核對檔案，如發現問題應及時查明原因并處理。（三）利用限制1.涉及公司商業秘密、技術秘密、人事秘密等重要檔案，未經公司領導批準，不得查閱、借閱和復印。2.檔案查閱、借閱人員不得將檔案轉借他人或泄露給無關人員。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.綜合管理部應定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限是否合理，是否有繼續保存的價值。2.鑒定工作應由綜合管理部會同有關部門組成鑒定小組進行，鑒定小組應根據檔案的內容、來源、時間等因素，對檔案進行全面、客觀的分析和評估。3.鑒定小組應形成鑒定意見，填寫檔案鑒定表，注明檔案的名稱、數量、保管期限、鑒定意見等信息。（二）銷毀手續1.對已失去保存價值的檔案，經鑒定小組鑒定并報公司領導批準后，予以銷毀。2.檔案銷毀時，應填寫檔案銷毀清單，詳細列出銷毀檔案的名稱、數量、日期等信息。3.檔案銷毀清單一式兩份，一份由綜合管理部留存，一份作為銷毀檔案的依據。4.檔案銷毀應采用適當的方式進行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復。5.檔案銷毀過程中，應有專人負責監督，確保銷毀工作的安全、徹底。八、檔案的統計綜合管理部應建立檔案統計制度，對檔案