大學采購合同管理制度一、總則（一）目的為加強大學采購合同管理，規范采購行為，維護學校合法權益，提高采購效益，根據國家法律法規及學校相關規定，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于大學各部門、各單位在教學、科研、行政等活動中簽訂的各類采購合同。（三）基本原則1.依法依規原則：采購合同的簽訂、履行、變更、終止等應嚴格遵守國家法律法規和學校規章制度。2.公平公正原則：合同雙方應遵循公平、公正的原則，明確各自的權利和義務，保障雙方合法權益。3.誠實守信原則：合同雙方應誠實守信，全面履行合同約定的義務，不得擅自變更或解除合同。4.效益優先原則：采購合同的簽訂和執行應注重提高資金使用效益，確保采購項目質量。二、采購合同管理職責分工（一）采購部門1.負責采購項目的策劃、組織和實施，按照規定的采購方式和程序進行采購活動。2.會同相關部門制定采購合同文本，明確合同條款和雙方權利義務。3.負責與供應商進行商務談判，起草采購合同，并提交學校相關部門審核。4.負責采購合同的簽訂、履行、變更、終止等日常管理工作，協調解決合同執行過程中出現的問題。5.定期對采購合同執行情況進行統計和分析，向學校相關部門報告采購合同管理工作情況。（二）財務部門1.負責審核采購合同的資金預算和支付條款，確保采購資金的合理使用和支付安全。2.按照合同約定和財務管理制度辦理采購款項的支付手續。3.對采購合同執行情況進行財務監督，定期與采購部門核對賬目，確保資金使用合規。（三）法務部門1.負責對采購合同文本進行合法性審查，提出法律意見和建議。2.參與采購合同糾紛的處理，提供法律咨詢和法律援助。3.協助學校相關部門開展合同法律風險防范培訓和宣傳工作。（四）使用部門1.負責提出采購需求，參與采購項目的技術規格、質量標準等制定工作。2.負責對采購合同標的物的驗收工作，確保所購物品或服務符合合同要求。3.配合采購部門做好采購合同的履行工作，及時反饋合同執行過程中出現的問題。（五）審計部門1.負責對采購合同的簽訂、履行、變更、終止等情況進行審計監督，檢查合同執行的真實性、合法性和效益性。2.對采購合同執行過程中發現的違規問題提出審計意見和建議，督促相關部門進行整改。三、采購合同簽訂管理（一）合同文本起草1.采購部門應根據采購項目的特點和要求，會同相關部門起草采購合同文本。合同文本應包括但不限于以下內容：合同雙方的名稱、地址、聯系方式；采購項目的名稱、規格、數量、質量標準；合同價格及付款方式；交貨時間、地點及驗收方式；雙方的權利和義務；違約責任；爭議解決方式等。2.合同文本應使用規范的語言文字，條款應明確、具體、完整，避免模糊不清或歧義性表述。（二）合同審核1.采購合同起草完成后，應提交學校相關部門進行審核。審核內容包括合同的合法性、合規性、合理性、完整性等。2.法務部門負責對合同文本進行合法性審查，提出法律意見和建議；財務部門負責對合同的資金預算和支付條款進行審核；使用部門負責對合同標的物的技術規格、質量標準等進行審核；審計部門負責對合同簽訂、履行等情況進行審計監督。3.各審核部門應在規定的時間內完成審核工作，并出具審核意見。采購部門應根據審核意見對合同文本進行修改完善，確保合同符合要求。（三）合同簽訂1.經審核通過的采購合同，由學校法定代表人或其授權的代理人簽字，并加蓋學校公章或合同專用章。2.合同簽訂應嚴格按照規定的程序進行，確保合同簽訂過程合法、合規、公正。合同簽訂后，應及時將合同副本分送相關部門存檔。四、采購合同履行管理（一）合同執行跟蹤1.采購部門應建立采購合同執行跟蹤機制，及時掌握合同執行情況，協調解決合同執行過程中出現的問題。2.采購部門應定期與供應商溝通，了解合同履行進度，督促供應商按時、按質、按量履行合同義務。3.對于合同執行過程中出現的重大問題或突發事件，采購部門應及時向學校相關部門報告，并采取有效措施進行處理。（二）貨物驗收1.使用部門應按照合同約定和相關標準對采購貨物進行驗收。驗收內容包括貨物的數量、規格、質量、性能等。2.驗收合格的，使用部門應出具驗收報告；驗收不合格的，使用部門應及時通知采購部門，采購部門應與供應商協商解決，如協商不成，可按照合同約定追究供應商的違約責任。（三）款項支付1.財務部門應按照合同約定和財務管理制度辦理采購款項的支付手續。支付前，財務部門應審核采購合同執行情況、驗收報告等相關資料，確保支付依據充分、合規。2.對于不符合合同約定或支付條件的款項，財務部門有權拒絕支付，并及時通知采購部門。采購部門應與供應商協商解決，如協商不成，可按照合同約定追究供應商的違約責任。五、采購合同變更與終止管理（一）合同變更1.在采購合同履行過程中，如因特殊原因需要變更合同條款的，合同雙方應協商一致，并簽訂書面變更協議。2.合同變更協議應作為原合同的補充文件，與原合同具有同等法律效力。采購部門應及時將合同變更情況通知學校相關部門，并辦理相關手續。（二）合同終止1.采購合同履行完畢或因不可抗力、政策調整等原因無法繼續履行的，合同雙方應協商一致，簽訂書面終止協議。2.合同終止后，合同雙方應按照合同約定和相關法律法規的規定，履行各自的義務，如清理賬目、返還財物、辦理結算等。采購部門應及時將合同終止情況通知學校相關部門，并辦理相關手續。六、采購合同檔案管理（一）檔案收集1.采購合同簽訂后，采購部門應及時收集合同文本、招投標文件、談判記錄、驗收報告、支付憑證等相關資料，并整理歸檔。2.檔案資料應齊全、完整、真實，能夠反映采購合同的簽訂、履行、變更、終止等全過程。（二）檔案整理1.采購部門應按照檔案管理的要求，對收集的檔案資料進行分類、編號、裝訂等整理工作，確保檔案資料規范、有序。2.檔案整理應遵循便于查閱、保管的原則，建立健全檔案管理制度，明確檔案管理人員的職責。（三）檔案保管1.采購合同檔案應妥善保管，防止檔案資料丟失、損壞、泄密等情況發生。檔案保管期限應按照國家法律法規和學校相關規定執行。2.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查、核對，發現問題及時處理。對于超過保管期限的檔案，應按照規定進行銷毀處理。（四）檔案查閱1.因工作需要查閱采購合同檔案的，應填寫檔案查閱申請表，經相關部門負責人批準后，方可查閱。2.檔案查閱人員應遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、復印、轉借檔案資料。查閱完畢后，應及時將檔案資料歸還檔案管理人員。七、采購合同風險管理（一）風險識別1.采購部門應定期對采購合同進行風險識別，分析合同執行過程中可能存在的風險因素，如供應商違約、質量問題、價格波動、法律糾紛等。2.風險識別應采用科學的方法和工具，如問卷調查、案例分析、專家咨詢等，確保風險識別的準確性和全面性。（二）風險評估1.采購部門應根據風險識別結果，對采購合同風險進行評估，確定風險等級和影響程度。2.風險評估應綜合考慮風險發生的可能性、影響范圍、損失程度等因素，采用定性與定量相結合的方法進行評估。（三）風險應對1.針對不同等級的采購合同風險，采購部門應制定相應的風險應對措施，如加強供應商管理、完善合同條款、建立風險預警機制、購買保險等。2.風險應對措施應具有針對性、可操作性和有效性，能夠降低風險發生的可能性和影響程度，保障采購合同的順利履行。八、監督與考核（一）監督檢查1.學校相關部門應定期對采購合同管理工作進行監督檢查，檢查內容包括合同簽訂、履行、變更、終止等情況，以及合同檔案管理、風險管理等工作。2.監督檢查應采用定期檢查與不定期抽查相結合的方式進行，確保監督檢查工作的常態化和有效性。對于檢查中發現的問題，應及時下達整改通知書，督促相關部門進行整改。（二）考核評價1.學校應建立采購合同管理考核評價機制，對采購部門及相關人員的采購合同管理工作進行考核評價。考核評價內容包括合同管理工作的規范性、合同執行情況、資金使用效益、風險防控能力等。2.考核評價結