公司活動檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司活動檔案的管理，確?；顒訖n案的完整、準確、系統和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司組織的各類會議、培訓、團建、商務活動等相關活動檔案的管理。（三）定義1.活動檔案：指公司在舉辦各類活動過程中形成的，具有保存價值的文件、資料、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。2.活動主辦部門：負責活動策劃、組織、實施的公司內部部門。3.檔案管理部門：公司設立的專門負責檔案管理工作的部門，本制度中為[檔案管理部門名稱]。二、活動檔案管理職責（一）活動主辦部門職責1.負責活動全過程文件資料的收集、整理、分類和初步審核。2.按照檔案管理部門的要求，及時將整理好的活動檔案移交歸檔。3.確?；顒訖n案的真實、完整、準確，不得擅自銷毀、涂改或丟失檔案資料。（二）檔案管理部門職責1.制定活動檔案管理的具體細則和流程，并監督執行。2.對活動主辦部門移交的檔案進行接收、審核、整理、編目、上架、保管和提供利用。3.定期對活動檔案進行檢查、清點和統計，確保檔案的安全和完整。4.負責對活動檔案的數字化處理，建立電子檔案數據庫，提高檔案檢索和利用效率。三、活動檔案的收集（一）收集范圍1.活動策劃階段：包括活動方案、策劃書、預算報告、活動審批文件等。2.活動籌備階段：如活動通知、邀請函、參會人員名單、場地租賃合同、物資采購清單等。3.活動實施階段：現場照片、視頻、會議記錄、簽到表、活動總結報告等。4.活動結束后：活動效果評估報告、反饋意見、獲獎情況等。（二）收集要求1.活動主辦部門應指定專人負責活動檔案的收集工作，確保收集工作的及時性和準確性。2.收集的檔案資料應內容完整、字跡清晰、格式規范，簽字蓋章等手續齊全。3.對于電子文件，應確保其格式通用、存儲載體安全，并按照規定進行命名和分類。四、活動檔案的整理（一）分類原則1.按照活動類型進行分類，如會議檔案、培訓檔案、團建檔案、商務活動檔案等。2.對于同一類型的活動，再按照活動時間順序進行排列。（二）整理方法1.紙質檔案：將收集到的文件資料進行分類裝訂，去除無關的附件和空白頁，按照編號順序排列，并編制頁碼。2.電子檔案：按照分類原則建立文件夾結構，將電子文件存儲在相應的文件夾中，并根據文件內容進行命名，確保文件名能夠準確反映文件的主題和內容。（三）編目要求1.編制活動檔案目錄，目錄應包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等項目。2.檔案編號應具有唯一性，便于檔案的查找和管理。3.題名應準確概括檔案的主要內容，日期填寫文件的形成日期或活動的舉辦日期。五、活動檔案的歸檔（一）歸檔時間活動主辦部門應在活動結束后的[X]個工作日內，將整理好的活動檔案移交檔案管理部門歸檔。（二）歸檔流程1.活動主辦部門填寫《活動檔案移交清單》，詳細列出移交檔案的名稱、數量、日期等信息。2.檔案管理部門對移交的檔案進行核對，確認無誤后在《活動檔案移交清單》上簽字蓋章。3.雙方各保留一份《活動檔案移交清單》，作為檔案交接的憑證。六、活動檔案的保管（一）保管期限1.重要活動檔案：如涉及公司重大決策、戰略規劃、重要合同簽訂等活動的檔案，保管期限為[X]年。2.一般活動檔案：保管期限為[X]年。3.臨時性活動檔案：根據實際情況確定保管期限，但不得少于[X]年。（二）保管方式1.紙質檔案：應存放在專門的檔案柜中，按照檔案編號順序排列，確保檔案存放整齊、有序。2.電子檔案：應存儲在安全可靠的存儲設備上，并進行定期備份。備份存儲設備應異地存放，以防止數據丟失。3.聲像檔案：如照片、視頻等，應按照一定的分類方法進行整理和存儲，并建立相應的索引目錄，便于查找和利用。（三）檔案庫房管理1.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家規定的標準。2.庫房內應配備防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保檔案的安全。3.檔案管理人員應定期對檔案庫房進行檢查，發現問題及時處理。七、活動檔案的利用（一）利用原則1.遵循保密制度，確保檔案信息不泄露。2.按照規定的程序和權限進行檔案利用，不得擅自擴大利用范圍。3.以服務公司工作為宗旨，為公司的決策、管理、業務開展等提供有效支持。（二）利用流程1.公司內部人員因工作需要查閱活動檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱和編號等信息，經所在部門負責人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對查閱申請進行審核，符合條件的予以批準，并安排專人負責提供檔案查閱服務。3.查閱人員應在指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出庫房或進行涂改、復制等操作。如需復制檔案，應按照規定辦理相關手續。4.查閱完畢后，查閱人員應及時將檔案歸還檔案管理部門，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認。（三）借閱管理1.因特殊情況需要借閱活動檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，經所在部門負責人、檔案管理部門負責人和公司分管領導簽字同意后，方可辦理借閱手續。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應提前辦理續借手續。3.借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得轉借他人或用于非工作目的。如發生檔案丟失、損壞等情況，應承擔相應的賠償責任。八、活動檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門應定期對保管期滿的活動檔案進行鑒定，確定檔案的存毀價值。2.鑒定工作應由檔案管理部門牽頭，組織相關部門的人員組成鑒定小組，對檔案進行逐卷審查。3.鑒定小組應根據檔案的內容、來源、時間等因素，綜合判斷檔案的存毀價值，并填寫《檔案鑒定意見書》。（二）銷毀流程1.經鑒定確無保存價值的檔案，應編制《檔案銷毀清單》，報公司分管領導批準后進行銷毀。2.檔案銷毀應采用適當的方式進行，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無法恢復。3.銷毀過程中應指定專人負責監督，并在《檔案銷毀清單》上簽字確認。4.《檔案銷毀清單》應永久保存，作為檔案銷毀的憑證。九、監督與檢查（一）監督機制1.公司建立活動檔案管理監督機制，由檔案管理部門負責對活動主辦部門的檔案收集、整理、移交等工作進行監督檢查。2.定期對活動檔案的管理情況進行內部審計，確保檔案管理制度的有效執行。（二）檢查內容1.活動檔案的收集是否完整、及時。2.檔案的整理是否規范、準確。3.檔案的歸檔是否按時、有序。4.檔案的保管是否安全、妥善。5.檔案的利用是否符合規定、手續齊全。（三）問題處理1.對于檢查中發現的問題，檔案管理部門應及時向活動主辦部門發出《整改通知書》，要求其限期整改。2.活動主辦部門應認真落實整