公司禮品系統管理制度一、總則（一）目的為規范公司禮品系統的管理，確保禮品的合理使用，提升公司形象，增強員工歸屬感，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各部門、全體員工以及因業務往來涉及的外部合作伙伴。（三）禮品定義本制度所指禮品包括但不限于節日禮品、商務禮品、員工福利禮品、獎勵禮品等各類用于公司內外交往的物品。二、禮品管理職責分工（一）人事部門1.負責制定和完善禮品系統管理制度，并監督執行。2.根據公司年度預算，統籌規劃禮品采購資金及禮品類型、數量等。3.組織禮品的采購、驗收、保管、發放等工作。4.建立禮品管理檔案，記錄禮品的采購、發放、使用等情況。（二）財務部門1.負責禮品采購資金的預算編制、審核及支付。2.對禮品采購費用進行核算和監督，確保費用支出合理合規。（三）使用部門1.根據業務需求，提前向人事部門提出禮品申請，并說明禮品用途、對象、數量等。2.負責本部門禮品的領取、發放及使用情況的反饋。（四）采購部門（如有）1.根據人事部門提供的禮品采購清單，負責禮品的供應商選擇、采購談判及合同簽訂。2.按照采購合同要求，確保禮品按時、按質、按量采購到位。三、禮品預算管理（一）預算編制1.人事部門應于每年年末根據公司下一年度的業務計劃、員工人數、節日安排、市場行情等因素，編制禮品采購預算草案。2.預算草案應詳細列出各類禮品的預計采購數量、單價、金額以及預算總金額，并提交財務部門審核。（二）預算審核與調整1.財務部門對禮品采購預算草案進行審核，重點審查預算的合理性、準確性以及與公司財務狀況的匹配性。2.如因特殊情況需要調整禮品預算，使用部門應提前向人事部門提出申請，說明調整原因、調整內容及預計增加或減少的金額。人事部門審核后，報公司管理層審批。經審批通過后，財務部門對預算進行相應調整。四、禮品采購管理（一）供應商選擇1.采購部門（如有）應建立禮品供應商庫，通過多種渠道收集供應商信息，包括網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。2.對潛在供應商進行評估，評估內容包括供應商的信譽、產品質量、價格水平、供貨能力、售后服務等。3.選擇至少三家符合要求的供應商進行詢價、比價，綜合考慮各方面因素，確定最終合作供應商，并簽訂采購合同。（二）采購流程1.使用部門根據業務需求填寫禮品采購申請表，經部門負責人審批后提交人事部門。2.人事部門審核禮品采購申請表，確認申請的合理性和必要性。審核通過后，將申請表交采購部門（如有）。3.采購部門（如有）根據申請表要求，向選定的供應商發送采購訂單，明確禮品的規格、數量、價格、交貨時間、交貨地點等要求。4.供應商按照采購訂單要求組織生產或采購禮品，并在規定時間內將禮品送達指定地點。5.采購部門（如有）負責組織禮品的驗收工作，會同人事部門、使用部門等相關人員對禮品的數量、質量、規格等進行核對。如發現禮品存在問題，應及時與供應商溝通協商解決。（三）采購合同管理1.采購部門（如有）應與供應商簽訂詳細的采購合同，明確雙方的權利和義務。2.采購合同應包括禮品的規格、數量、價格、交貨時間、交貨地點、質量標準、付款方式、售后服務等條款。3.采購部門（如有）應妥善保管采購合同，及時跟蹤合同執行情況，確保供應商按時履行合同義務。五、禮品保管管理（一）保管地點人事部門應設立專門的禮品倉庫或指定合適的保管地點，用于存放公司采購的禮品。保管地點應具備安全、防潮、防火、防盜等條件。（二）保管方式1.禮品應分類存放，標識清晰，便于查找和管理。2.建立禮品出入庫臺賬，詳細記錄禮品的入庫時間、名稱、規格、數量、供應商等信息，以及禮品的出庫時間、領取部門、領取人、用途等信息。3.定期對禮品進行盤點，確保賬實相符。如發現禮品短缺、損壞等情況，應及時查明原因并進行處理。六、禮品發放管理（一）發放原則1.公平公正原則：禮品發放應遵循公平公正的原則，確保每位符合條件的員工或合作伙伴都能得到相應的禮品。2.按需發放原則：根據不同的節日、活動、業務需求等，按需發放禮品，避免浪費。3.實名簽收原則：禮品發放時，應要求領取人實名簽收，確保禮品發放記錄真實可靠。（二）發放對象1.員工福利禮品：面向公司全體員工，根據公司規定的福利政策進行發放。2.節日禮品：在重要節日期間，向公司全體員工發放節日禮品。3.商務禮品：用于公司與外部合作伙伴的業務往來，如拜訪客戶、參加商務活動等。4.獎勵禮品：對在工作中表現優秀、為公司做出突出貢獻的員工進行獎勵時發放。（三）發放流程1.人事部門根據禮品發放計劃，提前準備好禮品，并通知使用部門領取。2.使用部門安排專人到人事部門領取禮品，并在禮品發放登記表上簽字確認。3.對于員工福利禮品、節日禮品等，人事部門應按照員工名單進行發放，確保每位員工都能領取到相應的禮品。發放方式可以采用集中發放、部門領取后再分發等方式。4.對于商務禮品，使用部門應根據業務需求填寫禮品領用申請表，經部門負責人審批后到人事部門領取。領取時應注明禮品的用途、贈送對象等信息。5.對于獎勵禮品，由人事部門根據公司的獎勵制度確定獎勵對象和禮品類型、數量等，并組織發放。發放時應舉行簡單的頒獎儀式，增強員工的榮譽感。七、禮品使用管理（一）使用范圍1.員工福利禮品：員工可根據公司規定自行使用福利禮品。2.商務禮品：用于公司與外部合作伙伴的業務交往，如贈送客戶、供應商等，以維護良好的合作關系。3.獎勵禮品：受獎勵員工可根據公司規定合理使用獎勵禮品。（二）使用審批1.員工使用福利禮品，一般無需審批，但應遵守公司相關規定和禮品使用說明。2.使用部門使用商務禮品時，應填寫禮品使用申請表，注明禮品用途、贈送對象、預計使用時間等信息，經部門負責人審批后報人事部門備案。3.受獎勵員工使用獎勵禮品時，應按照公司獎勵制度的要求進行使用，如需特殊用途，應提前向人事部門申請并說明原因，經批準后方可使用。（三）使用監督1.人事部門應定期對禮品的使用情況進行監督檢查，了解禮品是否按照規定的用途使用，是否達到預期效果等。2.如發現禮品使用過程中存在違規行為，如私自挪用、轉賣禮品等，人事部門應及時進行調查處理，并追究相關人員的責任。八、禮品登記與備案管理（一）禮品登記1.人事部門應建立禮品登記制度，對每一份禮品的采購、發放、使用等情況進行詳細登記。2.禮品登記內容應包括禮品名稱、規格、數量、采購日期、采購金額、供應商、發放對象、發放時間、使用情況等信息。（二）禮品備案1.對于涉及金額較大的禮品采購、重要商務禮品的贈送等情況，人事部門應及時向公司管理層備案。2.備案內容應包括禮品采購的原因、用途、預算執行情況、發放對象及反饋效果等信息，以便公司管理層了解禮品使用情況，進行決策參考。九、禮品盤點與清查管理（一）盤點周期1.人事部門應定期對禮品進行盤點，盤點周期為每季度一次。2.如遇特殊情況，如公司組織結構調整、禮品管理制度修訂等，應及時進行全面盤點。（二）盤點內容1.核對禮品的實際數量與庫存臺賬記錄是否一致。2.檢查禮品的質量狀況，是否存在損壞、變質等情況。3.查看禮品的存放環境是否符合要求，是否存在安全隱患。（三）清查處理1.盤點結束后，人事部門應編制禮品盤點報告，詳細記錄盤點結果。如發現賬實不符，應查明原因，分清責任。2.對于盤盈的禮品，應及時登記入賬，并查明來源；對于盤虧的禮品，應分析原因，屬于正常損耗的，經審批后核銷；屬于人為原因造成的，應追究相關人員的責任，并要求其賠償損失。十、禮品回收管理（一）回收情形1.因業務合作終止、客戶關系變更等原因，已贈送的商務禮品需要回收的。2.員工離職時，根據公司規定需要回收的福利禮品、獎勵禮品等。（二）回收流程1.對于需要回收的禮品，由相關部門或人員向人事部門提出回收申請，并說明回收原因。2.人事部門審核回收申請，如情況屬實，批準回收申請，并通知相關部門或人員進行禮品回收。3.禮品回收后，人事部門應及時進行登記，并妥善保管或按照規定進行處理。十一、禮品違規處理（一）違規行為界定1.未經審批擅自采購禮品的。2.私自挪用、截留、轉賣禮品的。3.虛報禮品用途、數量，騙取公司禮品的。4.在禮品采購、發放、使用過程中，存在其他違反公司規定或法律法規行為的。（二）處理措施1.對于發現的禮品違規行為，人事部門應進行調查核實。2.根據違規行為的情節輕重，給予相關責任人批評教育、警告、罰款、降