境外超市采購管理制度一、總則（一）目的為規范公司境外超市采購行為，加強采購管理，確保采購工作的順利進行，保障公司利益，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及境外超市的采購活動，包括但不限于商品采購、服務采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規以及相關國際條約和規定。2.效益性原則：在保證采購質量的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。3.公正性原則：采購過程應公平、公正、公開，維護供應商的合法權益。4.保密性原則：對于采購過程中涉及的商業機密、供應商信息等應嚴格保密。二、采購計劃與預算（一）采購計劃的制定1.各部門應根據業務需求，提前制定境外超市采購計劃。采購計劃應明確采購商品或服務的名稱、規格、數量、預計采購時間等詳細信息。2.采購計劃需經部門負責人審核后提交至采購部門。采購部門匯總各部門采購計劃，結合公司庫存情況、市場動態等因素進行綜合分析，制定公司整體境外超市采購計劃。（二）采購預算的編制1.采購部門根據采購計劃編制采購預算，采購預算應包括采購金額、運輸費用、關稅、保險費等各項費用。2.采購預算需經財務部門審核，確保預算的合理性和準確性。財務部門根據公司財務狀況和資金安排，對采購預算進行調整和審批。（三）采購計劃與預算的調整1.在采購執行過程中，如因市場變化、業務需求變更等原因需要調整采購計劃或預算，相關部門應及時提出申請。2.申請調整采購計劃或預算需經原審核部門審核，并報公司管理層審批。審批通過后，采購部門按照調整后的計劃和預算執行采購工作。三、供應商管理（一）供應商的選擇1.采購部門應建立供應商信息庫，收集和整理潛在供應商的相關資料，包括企業資質、產品質量、價格水平、售后服務等方面。2.通過多種渠道對潛在供應商進行評估和篩選，如實地考察、樣品檢驗、市場調研、客戶評價等。選擇具有良好信譽、產品質量可靠、價格合理、服務優質的供應商作為合作對象。3.對于首次合作的供應商，應要求其提供營業執照、稅務登記證、組織機構代碼證、產品認證證書等相關資質文件，并進行嚴格審核。（二）供應商的評估與考核1.采購部門定期對供應商進行評估和考核，評估指標包括產品質量、交貨期、價格、售后服務等方面。2.根據評估結果，對供應商進行分類管理，對于表現優秀的供應商給予獎勵和優先合作機會，對于表現不佳的供應商采取警告、整改、暫停合作等措施。3.建立供應商檔案，記錄供應商的基本信息、合作情況、評估考核結果等內容，為供應商管理提供依據。（三）供應商的淘汰與更換1.如發現供應商存在嚴重質量問題、交貨期延誤、價格欺詐等違規行為，或連續多次評估考核不合格，采購部門應及時與其終止合作，并將其從供應商信息庫中刪除。2.對于因業務發展需要更換供應商的情況，采購部門應按照供應商選擇的流程，重新進行評估和篩選，確保新供應商能夠滿足公司采購需求。四、采購流程（一）采購申請1.各部門根據業務需求填寫采購申請表，詳細說明采購商品或服務的名稱、規格、數量、用途、預計采購時間等信息。2.采購申請表需經部門負責人審核簽字后提交至采購部門。（二）采購審批1.采購部門收到采購申請表后，對采購申請進行初步審核，審核內容包括采購申請的合理性、必要性、與采購計劃和預算的匹配性等。2.對于金額較大或重要的采購申請，采購部門應提交公司管理層進行審批。審批通過后，采購部門方可開展采購工作。（三）采購詢價與比價1.采購部門根據采購申請，向多家潛在供應商發出詢價函，要求供應商提供產品報價、交貨期、付款方式等詳細信息。2.對供應商的報價進行整理和分析，選擇至少三家供應商進行比價。比價過程中應綜合考慮產品質量、價格、售后服務等因素，確保選擇性價比最優的供應商。（四）采購合同的簽訂1.確定中標供應商后，采購部門應與供應商簽訂采購合同。采購合同應明確雙方的權利和義務，包括商品或服務的名稱、規格、數量、價格、交貨期、質量標準、付款方式、違約責任等條款。2.采購合同需經公司法律顧問審核，確保合同的合法性和有效性。審核通過后，由公司授權代表與供應商簽訂合同。（五）采購訂單的下達1.采購部門根據采購合同，向供應商下達采購訂單。采購訂單應明確采購商品或服務的具體要求、交貨時間、交貨地點等信息。2.采購訂單需經供應商確認后生效。供應商應按照采購訂單的要求及時組織生產和發貨。（六）采購驗收1.采購商品到貨前，采購部門應通知相關部門做好驗收準備工作。驗收部門應根據采購合同和相關標準對采購商品進行驗收。2.驗收內容包括商品的數量、規格、質量、外觀等方面。如發現商品存在質量問題或與采購合同不符，驗收部門應及時通知采購部門與供應商協商解決。3.驗收合格的商品，驗收部門應出具驗收報告。采購部門根據驗收報告辦理入庫手續或支付貨款。（七）采購付款1.采購部門根據采購合同和驗收報告，填寫付款申請單，提交財務部門審核。2.財務部門審核付款申請單的真實性、準確性和合法性，審核通過后按照公司財務制度辦理付款手續。3.對于采用預付款方式的采購業務，財務部門應在付款前對供應商的信用狀況進行評估，確保預付款的安全。五、采購風險管理（一）市場風險1.密切關注國際市場動態，及時了解商品價格波動、匯率變化等市場信息，采取相應的風險防范措施，如套期保值、簽訂長期采購合同等。2.加強市場調研，分析市場趨勢，合理安排采購計劃和庫存，避免因市場變化導致采購成本增加或庫存積壓。（二）供應商風險1.對供應商進行嚴格的資質審核和信用評估，選擇信譽良好、實力雄厚的供應商作為合作對象。2.與供應商簽訂詳細的采購合同，明確雙方的權利和義務，約定違約責任和賠償條款，降低供應商違約風險。3.建立供應商應急管理機制，如在供應商出現突發情況無法按時交貨時，能夠及時調整采購渠道，確保公司業務不受影響。（三）質量風險1.加強采購商品的質量檢驗，嚴格按照采購合同和相關標準進行驗收，確保采購商品的質量符合要求。2.要求供應商提供產品質量保證文件，如質量認證證書、檢驗報告等。對于重要商品，可委托第三方檢測機構進行檢驗。3.建立質量反饋機制，及時處理采購商品出現的質量問題。如因供應商原因導致質量問題，應要求供應商承擔相應的責任，采取換貨、退貨、賠償等措施。（四）法律風險1.采購活動必須遵守國家法律法規以及相關國際條約和規定，確保采購行為的合法性。2.加強對采購合同的審核和管理，確保合同條款符合法律法規要求，避免因合同糾紛給公司帶來法律風險。3.定期組織采購人員進行法律法規培訓，提高采購人員的法律意識和風險防范能力。六、采購監督與審計（一）內部監督1.公司內部審計部門定期對境外超市采購活動進行審計監督，檢查采購流程是否合規、采購合同是否履行、采購成本是否合理等。2.采購部門應建立健全內部監督機制，加強對采購人員的日常管理和監督，防止采購過程中出現違規行為。（二）外部審計1.公司可委托外部審計機構對境外超市采購活動進行專項審計，全面評估采購工作的合規性、效益性和風險管理情況。2.根據外部審計意見，及時整改采購工作中存在的問題，完善采購管理制度。七、采購人員管理（一）采購人員的職責1.負責境外超市采購業務的具體實施，包括采購計劃的執行、供應商的選擇與管理、采購合同的簽訂與執行、采購訂單的下達與跟蹤等。2.收集和整理市場信息，分析市場動態，為公司采購決策提供參考依據。3.與供應商保持良好的溝通與合作關系，協調解決采購過程中出現的問題。4.遵守公司采購管理制度和相關法律法規，廉潔自律，保守公司商業機密。（二）采購人員的培訓與發展1.定期組織采購人員參加業務培訓，包括采購知識、法律法規、市場動態等方面的培訓，提高采購人員的業務水平和綜合素質。2.為采購人員提供職業發展機會，鼓勵采購人員不斷學習和進步，提升自身能力。（三）采購人員的考核與