商貿企業合同管理制度總則一、目的為加強商貿企業合同管理，規范合同簽訂、履行、變更、解除等行為，防范合同風險，維護企業合法權益，提高企業經濟效益，根據《中華人民共和國民法典》等相關法律法規，結合本企業實際情況，制定本制度。二、適用范圍本制度適用于本商貿企業及其所屬各部門、分支機構與其他法人、其他組織或自然人之間簽訂的各類合同，包括買賣合同、租賃合同、服務合同、借款合同等。三、管理原則1.合法合規原則：合同的簽訂和履行必須符合國家法律法規和企業規章制度的要求。2.平等自愿原則：合同當事人在平等、自愿的基礎上進行協商，達成一致意見。3.誠實守信原則：合同當事人應當誠實守信，履行合同約定的義務，不得欺詐、脅迫或惡意串通。4.風險防范原則：在合同簽訂前，應對對方的資信狀況、履約能力等進行充分調查和評估，采取必要的風險防范措施。5.全程管理原則：對合同的整個生命周期進行管理，包括合同的起草、審核、簽訂、履行、變更、解除等環節。四、管理機構與職責1.合同管理委員會組成：由企業總經理擔任主任，分管法務、財務、業務等部門的副總經理擔任副主任，各部門負責人為成員。職責：負責制定企業合同管理制度，審議重大合同，協調解決合同管理中的重大問題。2.法務部門職責：負責合同的法律審核，提供法律咨詢和法律支持，處理合同糾紛。3.財務部門職責：負責合同的財務審核，監督合同的履行情況，確保合同款項的及時支付和收取。4.業務部門職責：負責合同的起草和談判，提供合同履行的相關信息，協助法務部門處理合同糾紛。5.其他部門職責：配合合同管理部門完成合同管理的相關工作，提供必要的支持和協助。合同的起草與審核一、合同的起草1.合同的起草由業務部門負責，業務部門應根據業務需求和合同目的，起草合同文本。2.合同起草應遵循合法合規、平等自愿、誠實守信、風險防范等原則，明確合同雙方的權利和義務，條款應具體、明確、可操作。3.合同起草人員應具備一定的法律知識和業務經驗，熟悉合同相關法律法規和企業規章制度，確保合同文本的合法性和規范性。二、合同的審核1.合同起草完成后，應提交法務部門進行法律審核。法務部門應重點審核合同的合法性、合規性、條款的完整性和準確性等方面。2.合同經法務部門審核后，應提交財務部門進行財務審核。財務部門應重點審核合同的付款方式、結算方式、發票開具等方面，確保合同的財務風險可控。3.合同經法務部門和財務部門審核后，應提交合同管理委員會進行審議。合同管理委員會應重點審議合同的重大事項、風險控制措施等方面，確保合同的合理性和可行性。4.合同經合同管理委員會審議通過后，方可簽訂。未經審核或審議通過的合同，不得簽訂。三、合同審核的流程1.合同起草人員將合同文本提交至法務部門，法務部門在收到合同文本后[X]個工作日內完成法律審核，并出具審核意見。2.法務部門將審核通過的合同文本提交至財務部門，財務部門在收到合同文本后[X]個工作日內完成財務審核，并出具審核意見。3.財務部門將審核通過的合同文本提交至合同管理委員會，合同管理委員會在收到合同文本后[X]個工作日內完成審議，并出具審議意見。4.合同管理委員會審議通過的合同，由合同簽訂人員按照規定的程序進行簽訂。四、合同審核的要求1.合同審核人員應認真履行審核職責，對合同的合法性、合規性、條款的完整性和準確性等方面進行嚴格審核，確保合同文本符合企業的利益和要求。2.合同審核人員應在規定的時間內完成審核工作，如因特殊情況不能按時完成審核工作，應及時向合同起草人員說明情況，并延長審核時間。3.合同審核人員在審核合同過程中，如發現合同存在問題或風險，應及時向合同起草人員提出修改意見或建議，合同起草人員應根據審核意見或建議對合同進行修改。4.合同審核人員應將審核意見或建議記錄在合同審核意見表中，作為合同簽訂的依據。合同的簽訂一、合同的簽訂權限1.合同金額在[X]萬元以下的，由業務部門負責人簽訂。2.合同金額在[X]萬元至[X]萬元之間的，由分管副總經理簽訂。3.合同金額在[X]萬元以上的，由總經理簽訂。4.涉及重大事項或法律風險較高的合同，應由合同管理委員會審議通過后，由總經理簽訂。二、合同的簽訂程序1.合同簽訂人員在簽訂合同前，應認真核對合同文本的內容，確保合同文本與審核通過的合同文本一致。2.合同簽訂人員應在合同文本上簽字或蓋章，并加蓋企業合同專用章。合同專用章的使用應嚴格按照企業印章管理制度的規定進行管理。3.合同簽訂人員應將簽訂的合同及時報送法務部門和財務部門備案。三、合同的簽訂要求1.合同簽訂人員應具備一定的法律知識和業務經驗，熟悉合同相關法律法規和企業規章制度，確保合同的簽訂符合企業的利益和要求。2.合同簽訂人員在簽訂合同過程中，應嚴格遵守合同簽訂的權限和程序，不得越權簽訂合同或違反合同簽訂的程序。3.合同簽訂人員應認真履行合同簽訂的職責，對合同的簽訂內容進行嚴格審查，確保合同的簽訂合法、合規、有效。4.合同簽訂人員應將合同簽訂的相關信息及時記錄在合同簽訂登記表中，作為合同管理的依據。合同的履行一、合同的履行主體1.合同的履行主體為合同雙方當事人，雙方應按照合同約定的義務履行合同。2.如合同約定由第三方履行合同義務的，應在合同中明確第三方的權利和義務，并對第三方的履行行為進行監督和管理。二、合同的履行跟蹤1.業務部門應負責合同履行的跟蹤工作，及時了解合同履行的進展情況，協調解決合同履行中出現的問題。2.財務部門應負責合同款項的支付和收取工作，按照合同約定的付款方式和結算方式及時支付和收取款項，并對合同款項的支付和收取情況進行監督和管理。3.法務部門應負責合同履行的法律監督工作，及時了解合同履行中的法律問題，提供法律咨詢和法律支持，處理合同糾紛。三、合同的履行變更1.如合同履行過程中需要變更合同內容，應經合同雙方協商一致，并簽訂書面的變更協議。變更協議應明確變更的內容、變更的時間、變更的效力等方面。2.合同變更協議應按照合同簽訂的程序進行審核和簽訂，未經審核或簽訂的變更協議無效。3.合同變更協議簽訂后，應及時將變更協議報送法務部門和財務部門備案。四、合同的履行解除1.如合同履行過程中需要解除合同，應經合同雙方協商一致，并簽訂書面的解除協議。解除協議應明確解除的原因、解除的時間、解除的效力等方面。2.合同解除協議應按照合同簽訂的程序進行審核和簽訂，未經審核或簽訂的解除協議無效。3.合同解除協議簽訂后，應及時將解除協議報送法務部門和財務部門備案，并按照合同約定的方式處理合同解除后的事宜。合同的檔案管理一、合同檔案的建立1.企業應建立合同檔案管理制度，對合同的簽訂、履行、變更、解除等環節形成的文件、資料進行歸檔管理。2.合同檔案應包括合同文本、合同審核意見表、合同簽訂登記表、變更協議、解除協議、履行情況報告等相關文件、資料。二、合同檔案的保管1.合同檔案應由專人負責保管，保管人員應具備一定的檔案管理知識和技能，確保合同檔案的安全、完整。2.合同檔案應存放在專門的檔案柜或檔案室中，實行專人專管、專柜存放、專人負責的管理制度。3.合同檔案的保管期限應根據合同的性質、金額、履行期限等因素確定，一般為[X]年至[X]年。保管期限屆滿后，應按照企業檔案管理制度的規定進行銷毀或移交。三、合同檔案的查閱1.企業內部人員因工作需要查閱合同檔案的，應填寫合同檔案查閱申請表，經合同管理部門負責人批準后，方可查閱。2.企業外部人員因工作需要查閱合同檔案的，應填寫合同檔案查閱申