公司資料丟失管理制度一、總則（一）目的為加強公司資料管理，防止公司資料丟失，確保公司資料的完整性、準確性和安全性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。（三）定義1.公司資料：指公司在運營過程中產生或獲取的各類文件、檔案、數據、圖表、記錄等信息載體，包括但不限于合同協議、財務報表、業務報告、技術文檔、客戶資料、員工檔案等。2.丟失：指因保管不善、意外事件、人為疏忽等原因導致公司資料無法找回或無法正常使用。二、資料分類與保管責任（一）資料分類1.行政文件類：包括公司規章制度、會議紀要、工作計劃與總結、行政公文等。2.財務資料類：涵蓋財務報表、賬目、憑證、審計報告、稅務資料等。3.業務文檔類：如銷售合同、采購訂單、項目文檔、市場調研報告、業務數據統計等。4.技術資料類：包含技術研發文檔、產品設計圖紙、工藝文件、技術標準等。5.客戶資料類：有客戶信息檔案、往來函件、合作項目記錄等。6.員工檔案類：涉及員工個人簡歷、入職離職手續文件、培訓記錄、績效考核資料等。（二）保管責任1.部門職責各部門負責本部門所產生資料的收集、整理、保管和定期歸檔工作。部門負責人為本部門資料管理的第一責任人，應指定專人負責具體資料管理工作。對于跨部門產生的資料，由主辦部門負責牽頭組織相關部門共同完成資料的收集、整理和保管，并明確各部門在資料管理中的職責分工。2.個人職責涉及資料管理工作的員工應妥善保管所負責的資料，嚴格遵守資料保管的相關規定和流程，確保資料的安全與完整。在工作調動、離職等情況下，應將所保管的資料按規定移交給指定的人員或部門，不得私自留存或銷毀。三、資料保管要求（一）存儲介質選擇1.根據資料的性質、重要程度和使用頻率，選擇合適的存儲介質，如紙質檔案、電子硬盤、光盤、服務器存儲等。2.對于重要且需長期保存的資料，應采用多種存儲介質進行備份，并分別存儲于不同的物理位置，以防止因單一存儲介質損壞而導致資料丟失。（二）存儲環境要求1.紙質資料應存放在干燥、通風、防火、防潮、防蟲的檔案柜中，并按照類別、年份、編號等進行有序排列，便于查找和管理。2.電子資料應存儲在安全可靠的服務器或存儲設備上，并定期進行數據備份。同時，要設置合理的訪問權限，防止未經授權的人員訪問和修改資料。存儲電子資料的設備應放置在溫度、濕度適宜的環境中，避免因環境因素導致設備損壞或數據丟失。（三）標識與索引1.對所有資料進行清晰、明確的標識，注明資料的名稱、類別、日期、編號、保管部門等信息，以便于識別和查找。2.建立完善的資料索引系統，無論是紙質資料還是電子資料，都應編制詳細的索引目錄，方便快速定位所需資料。索引目錄應定期更新，確保與實際資料情況一致。（四）定期盤點1.各部門應定期對本部門保管的資料進行盤點，確保資料的數量、完整性與索引記錄一致。盤點周期為每季度一次，并形成盤點報告。2.公司行政部門應定期組織對全公司資料進行抽查盤點，以監督各部門資料管理工作的執行情況。對于發現的問題，及時督促相關部門進行整改。四、資料丟失預防措施（一）培訓教育1.人力資源部門應定期組織公司員工參加資料管理相關培訓，提高員工對資料重要性的認識和資料保管的技能水平。培訓內容包括資料分類、存儲方法、安全保密規定、應急處理措施等。2.新員工入職時，應進行專門的資料管理培訓，使其了解公司資料管理的基本要求和流程，明確自身在資料管理中的職責。（二）安全意識提升1.通過內部宣傳、案例分析等方式，增強員工的安全意識，提醒員工注意資料的保管和使用安全，防止因疏忽大意導致資料丟失。2.強調保密意識，要求員工嚴格遵守公司的保密制度，不得隨意透露公司資料信息，避免因信息泄露引發資料丟失風險。（三）流程規范1.制定完善的資料收集、整理、歸檔、借閱、歸還等流程，并嚴格執行。明確各環節的操作要求和責任人，確保資料在流轉過程中的安全與完整。2.在資料處理過程中，如復印、掃描、傳輸等，應采取必要的安全措施，防止資料在操作過程中丟失或損壞。（四）技術防范1.加強對公司網絡系統和存儲設備的安全防護，安裝防火墻、殺毒軟件等安全防護工具，并定期進行更新和維護，防止因網絡攻擊、病毒感染等原因導致資料丟失。2.對重要資料進行加密存儲，設置高強度密碼，并定期更換密碼。同時，采用數據加密傳輸技術，確保在網絡傳輸過程中資料的安全性。五、資料丟失報告與處理（一）報告流程1.當發現公司資料丟失時，資料保管責任人應立即向所在部門負責人報告。部門負責人在接到報告后，應在[X]小時內組織初步調查，并將情況上報公司分管領導。2.對于可能涉及重要商業機密、重大經濟損失或嚴重影響公司正常運營的資料丟失事件，公司分管領導應在接到報告后的[X]小時內，將情況通報給公司總經理，并啟動應急處理機制。（二）調查處理1.成立由相關部門人員組成的調查小組，對資料丟失事件進行全面深入的調查。調查內容包括資料丟失的時間、地點、經過、可能原因、涉及人員等。2.根據調查結果，分析資料丟失事件對公司造成的影響和損失程度，并制定相應的處理措施。處理措施包括但不限于采取補救措施減少損失、追究相關責任人責任、完善資料管理制度等。3.對于因人為疏忽或故意行為導致資料丟失的責任人，公司將根據情節輕重，按照公司相關規定給予批評教育、警告、罰款、辭退等處理；對于涉嫌違法犯罪的，將依法移送司法機關處理。（三）損失評估1.由財務部門會同相關業務部門，對資料丟失事件給公司造成的經濟損失進行評估。評估內容包括直接經濟損失（如合同違約賠償、數據恢復費用等）和間接經濟損失（如業務中斷損失、客戶信任度下降損失等）。2.根據損失評估結果，確定公司應采取的經濟補償措施和風險防范措施，以降低資料丟失事件對公司造成的不利影響。六、資料恢復與補救（一）數據恢復1.對于丟失的電子資料，如具備數據恢復條件，應立即聯系專業的數據恢復機構進行數據恢復。在數據恢復過程中，要密切配合數據恢復機構，提供必要的信息和協助，確保數據恢復的成功率和完整性。2.數據恢復后，應對恢復的數據進行嚴格的驗證和測試，確保其準確性和可用性。同時，要及時將恢復的數據進行備份，并按照規定進行妥善保管。（二）文件補辦1.對于丟失的紙質文件或無法通過數據恢復解決的資料問題，相關部門應盡快組織人員進行補辦。補辦過程中，要盡量收集原始資料的相關信息和線索，確保補辦的文件與原始文件內容一致。2.補辦的文件應按照公司資料管理規定進行審核、審批和歸檔，確保其合法性和有效性。同時，要對文件補辦過程進行記錄，以備后續查詢和追溯。（三）應急演練1.公司應定期組織資料丟失應急演練，檢驗和提高公司應對資料丟失事件的應急處理能力。應急演練內容包括模擬資料丟失場景、啟動應急響應機制、實施調查處理和恢復補救措施等。2.根據應急演練結果，總結經驗教訓，對應急預案和處理流程進行優化和完善，確保在實際發生資料丟失事件時，能夠迅速、有效地進行應對，最大限度地減少損失。七、監督與考核（一）監督機制1.公司行政部門負責對各部門資料管理工作進行日常監督檢查，定期或不定期對各部門資料的保管情況、制度執行情況等進行抽查。2.設立舉報渠道，鼓勵員工對發現的資料管理違規行為進行舉報。對于經查實的舉報，給予舉報人適當的獎勵，并對違規行為進行嚴肅處理。（二）考核辦法1.將資料管理工作納入員工績效考核體系，對在資料管理工作中表現優秀的部門和個人給予表彰和獎勵；對因工作失誤導致資料丟失或資料管理不善的部門和個人，按照績效考核相關規定進行扣分或處罰。