公司內(nèi)控文件管理制度一、總則（一）目的為加強公司內(nèi)控文件管理，確保公司文件的規(guī)范性、完整性和有效性，提高公司運營效率，保障公司各項工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在文件管理工作中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則：公司文件管理工作實行集中統(tǒng)一管理，確保文件管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。2.分級負(fù)責(zé)原則：各部門負(fù)責(zé)人為本部門文件管理的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)本部門文件的收集、整理、保管和歸檔等工作。3.及時有效原則：文件的起草、審核、發(fā)布、執(zhí)行等環(huán)節(jié)應(yīng)確保及時、準(zhǔn)確、有效，以適應(yīng)公司業(yè)務(wù)發(fā)展的需要。4.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司保密制度，確保文件信息的安全與保密。二、文件分類與編號（一）文件分類1.公司制度類：包括公司章程、基本管理制度、一般管理制度等，是公司運營管理的基本準(zhǔn)則。2.部門文件類：各部門根據(jù)工作需要制定的內(nèi)部管理文件，如部門職責(zé)、工作流程、操作規(guī)范等。3.業(yè)務(wù)文件類：與公司業(yè)務(wù)活動直接相關(guān)的文件，如合同、協(xié)議、報告、報表等。4.會議文件類：公司各類會議形成的文件，如會議通知、議程、紀(jì)要等。5.人事文件類：涉及公司人事管理的文件，如招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬、福利等方面的文件。6.行政文件類：關(guān)于公司行政管理工作的文件，如辦公事務(wù)、后勤保障、車輛管理等方面的文件。7.財務(wù)文件類：公司財務(wù)方面的文件，如預(yù)算、決算、財務(wù)報表、審計報告等。（二）文件編號1.編號規(guī)則公司制度類文件：編號格式為“公司名稱縮寫+ZD+年份+序號”，例如“ABCZD2023001”，其中“ABC”為公司名稱縮寫，“ZD”表示制度類文件，“2023”為年份，“001”為文件序號。部門文件類：編號格式為“部門名稱縮寫+BM+年份+序號”，例如“HRBM2023002”，其中“HR”為人力資源部門名稱縮寫，“BM”表示部門文件，“2023”為年份，“002”為文件序號。業(yè)務(wù)文件類：編號格式為“業(yè)務(wù)類別縮寫+YW+年份+序號”，例如“銷售YW2023003”，其中“銷售”為業(yè)務(wù)類別縮寫，“YW”表示業(yè)務(wù)文件，“2023”為年份，“003”為文件序號。會議文件類：編號格式為“會議類型縮寫+HY+年份+序號”，例如“董事會HY2023004”，其中“董事會”為會議類型縮寫，“HY”表示會議文件，“2023”為年份，“004”為文件序號。人事文件類：編號格式為“人事類別縮寫+RS+年份+序號”，例如“招聘RS2023005”，其中“招聘”為人事類別縮寫，“RS”表示人事文件，“2023”為年份，“005”為文件序號。行政文件類：編號格式為“行政類別縮寫+XZ+年份+序號”，例如“辦公XZ2023006”，其中“辦公”為行政類別縮寫，“XZ”表示行政文件，“2023”為年份，“006”為文件序號。財務(wù)文件類：編號格式為“財務(wù)類別縮寫+CW+年份+序號”，例如“預(yù)算CW2023007”，其中“預(yù)算”為財務(wù)類別縮寫，“CW”表示財務(wù)文件，“2023”為年份，“007”為文件序號。2.編號說明編號中的年份為文件發(fā)布的年份，以公元紀(jì)年表示。序號為該類文件在當(dāng)年內(nèi)的順序號，從001開始依次遞增。三、文件起草與審核（一）起草1.文件起草由相關(guān)部門或人員負(fù)責(zé)，起草人應(yīng)根據(jù)工作實際需要，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、清晰、簡潔，符合公司的政策和法律法規(guī)要求。2.起草文件時應(yīng)明確文件的主題、目的、適用范圍、主要內(nèi)容、執(zhí)行要求等要素，并按照公司規(guī)定的格式進(jìn)行編寫。3.涉及多個部門的文件，應(yīng)由主辦部門牽頭，會同相關(guān)部門共同起草。（二）審核1.文件起草完成后，應(yīng)提交至相關(guān)審核部門進(jìn)行審核。審核部門應(yīng)按照職責(zé)分工，對文件的合法性、合規(guī)性、準(zhǔn)確性、完整性等進(jìn)行全面審核。2.審核人應(yīng)認(rèn)真閱讀文件內(nèi)容，提出明確的審核意見，并簽字確認(rèn)。審核意見應(yīng)包括對文件內(nèi)容的修改建議、是否同意發(fā)布等。3.對于重要文件或涉及公司重大利益的文件，應(yīng)組織相關(guān)部門和人員進(jìn)行會審，充分征求各方面的意見和建議，確保文件的科學(xué)性和可行性。四、文件發(fā)布與執(zhí)行（一）發(fā)布1.經(jīng)審核通過的文件，由公司指定的負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)發(fā)布。批準(zhǔn)發(fā)布的文件應(yīng)加蓋公司公章，并在公司內(nèi)部發(fā)布平臺上進(jìn)行公示。2.文件發(fā)布后，應(yīng)及時將文件發(fā)放至相關(guān)部門和人員，并做好發(fā)放記錄。發(fā)放記錄應(yīng)包括文件名稱、編號、發(fā)放部門、發(fā)放時間、領(lǐng)取人等信息。3.對于需要對外發(fā)布的文件，應(yīng)按照公司規(guī)定的程序進(jìn)行審批，并確保文件的格式和內(nèi)容符合對外發(fā)布的要求。（二）執(zhí)行1.各部門和人員應(yīng)嚴(yán)格按照文件要求執(zhí)行相關(guān)工作，確保文件的有效落實。在執(zhí)行過程中，如發(fā)現(xiàn)文件存在問題或需要調(diào)整，應(yīng)及時向文件管理部門反饋。2.文件管理部門應(yīng)定期對文件的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)和解決執(zhí)行過程中存在的問題，確保文件的執(zhí)行效果。3.對于違反文件規(guī)定的行為，應(yīng)按照公司相關(guān)制度進(jìn)行嚴(yán)肅處理，以維護(hù)文件的權(quán)威性和嚴(yán)肅性。五、文件修訂與廢止（一）修訂1.文件在執(zhí)行過程中，如因政策法規(guī)變化、公司業(yè)務(wù)調(diào)整、實際工作需要等原因，需要對文件進(jìn)行修訂的，由相關(guān)部門或人員提出修訂申請。2.修訂申請應(yīng)說明修訂的原因、內(nèi)容、依據(jù)等，并提交修訂后的文件草案。修訂申請經(jīng)審核通過后，按照文件起草與審核的程序進(jìn)行修訂和發(fā)布。3.文件修訂后，應(yīng)及時更新文件發(fā)放記錄，并在公司內(nèi)部發(fā)布平臺上進(jìn)行公示，確保相關(guān)部門和人員能夠及時獲取最新版本的文件。（二）廢止1.文件因以下原因需要廢止的，由相關(guān)部門或人員提出廢止申請：文件已被新的文件替代；文件所依據(jù)的法律法規(guī)、政策等已發(fā)生重大變化，導(dǎo)致文件不再適用；文件已完成其歷史使命，無需繼續(xù)執(zhí)行；文件存在嚴(yán)重問題，無法繼續(xù)執(zhí)行。2.廢止申請應(yīng)說明廢止的原因、文件名稱、編號等，并提交廢止申請報告。廢止申請經(jīng)審核通過后，由公司發(fā)布廢止通知，宣布文件廢止。3.文件廢止后，應(yīng)及時從公司內(nèi)部發(fā)布平臺上刪除，并收回已發(fā)放的文件，確保文件不再被使用。六、文件保管與歸檔（一）保管1.文件保管實行分級負(fù)責(zé)制，各部門負(fù)責(zé)保管本部門形成的文件，并指定專人負(fù)責(zé)文件的日常管理工作。2.文件保管人員應(yīng)建立文件保管臺賬，對文件的名稱、編號、日期、來源、去向等信息進(jìn)行詳細(xì)記錄，確保文件的可追溯性。3.文件保管應(yīng)選擇安全、干燥、通風(fēng)的場所，并配備必要的保管設(shè)備，如文件柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備等，確保文件的安全與完整。4.對于重要文件和機密文件，應(yīng)采取加密存儲、專人保管、限制訪問等措施，確保文件信息的安全保密。（二）歸檔1.文件歸檔應(yīng)按照公司規(guī)定的歸檔范圍和時間要求進(jìn)行，確保文件的及時歸檔。歸檔文件應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確，并按照分類編號的要求進(jìn)行整理。2.歸檔文件應(yīng)編制歸檔目錄，注明文件的名稱、編號、日期、來源、保管期限等信息，便于查詢和利用。3.歸檔文件應(yīng)移交至公司檔案管理部門進(jìn)行集中保管，檔案管理部門應(yīng)建立檔案管理制度，對檔案的收集、整理、保管、利用等工作進(jìn)行規(guī)范管理。4.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查和盤點，確保檔案的安全與完整。對于超過保管期限的檔案，應(yīng)按照公司規(guī)定的程序進(jìn)行鑒定和銷毀。七、文件查閱與借閱（一）查閱1.公司員工因工作需要查閱文件的，應(yīng)填寫《文件查閱申請表》，注明查閱文件的名稱、編號、查閱目的等信息，并提交所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.《文件查閱申請表》經(jīng)審批通過后，申請人應(yīng)到文件保管部門或檔案管理部門進(jìn)行查閱。查閱時，應(yīng)在指定的地點進(jìn)行，不得擅自將文件帶出查閱場所。3.文件保管人員或檔案管理人員應(yīng)按照申請人的查閱需求提供文件，并對查閱過程進(jìn)行監(jiān)督，確保文件的安全與完整。查閱完畢后，應(yīng)及時收回文件，并在《文件查閱申請表》上記錄查閱情況。（二）借閱1.公司員工因工作需要借閱文件的，應(yīng)填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件的名稱、編號、借閱期限、借閱目的等信息，并提交所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.《文件借閱申請表》經(jīng)審批通過后，申請人應(yīng)到文件保管部門或檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱時，應(yīng)向文件保管人員或檔案管理人員提交有效身份證件，并簽訂《文件借閱承諾書》，承諾遵守文件借閱規(guī)定，按時歸還文件，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改、丟失文件等。3.文件保管人員或檔案管理人員應(yīng)按照申請人的借閱需求提供文件，并在《文件借閱登記表》上記錄借閱情況，包括借閱人姓名、部門、借閱文件名稱、編號、借閱期限、歸還日期等信息。4.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)提前向文件保管部門或檔案