大型公司采購管理制度總則1.目的本制度旨在規范公司采購行為，確保采購工作的公開、公平、公正，提高采購效率，降低采購成本，保證所采購物資和服務的質量，滿足公司生產經營的需要。2.適用范圍本制度適用于公司內所有采購活動，包括但不限于原材料、設備、辦公用品、服務等的采購。3.基本原則合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規和公司相關規定。效益原則：在保證質量的前提下，追求采購成本的最小化，實現公司效益最大化。誠信原則：采購人員應誠實守信，與供應商建立良好的合作關系。公開透明原則：采購過程應公開透明，接受公司內部監督。采購組織與職責1.采購部門采購部職責負責制定和執行公司采購計劃，確保生產經營所需物資和服務的及時供應。開發、評估、選擇供應商，建立供應商檔案，維護供應商關系。組織采購談判，簽訂采購合同，跟蹤合同執行情況。負責采購物資的驗收、付款等工作，處理采購過程中的問題和糾紛。定期分析采購數據，總結采購經驗，提出改進采購工作的建議。采購人員崗位職責采購經理全面負責采購部的日常管理工作，制定采購部工作計劃和目標，并組織實施。審核采購計劃、采購合同，監督采購工作的執行情況。協調與其他部門的關系，解決采購過程中的重大問題。負責供應商的開發、評估、選擇和管理，建立良好的供應商合作關系。定期向上級領導匯報采購工作進展情況，提出改進采購工作的建議。采購專員根據采購計劃，負責具體的采購業務操作，包括詢價、比價、議價、下單等。收集供應商信息，進行供應商初步篩選和評估，協助采購經理建立供應商檔案。負責采購合同的起草、簽訂、執行和跟蹤，及時處理合同執行過程中的問題。參與采購物資的驗收工作，確保采購物資的質量符合要求。協助采購經理進行采購數據分析，提供采購決策支持。2.其他相關部門需求部門根據生產經營需要，提出物資和服務的采購需求，填寫采購申請單。參與采購物資的選型、技術要求制定等工作，提供必要的技術支持。負責采購物資的驗收工作，對驗收結果負責。財務部門負責審核采購合同，監督采購資金的支付。參與采購成本的核算和控制，提供財務分析和建議。負責采購發票的審核、入賬等工作。質量部門參與采購物資的選型、技術要求制定等工作，提供質量標準和技術支持。負責采購物資的質量檢驗和驗收工作，對采購物資的質量負責。對不合格采購物資提出處理意見，跟蹤處理結果。采購流程1.采購申請需求部門根據生產經營需要，填寫采購申請單，詳細說明采購物資或服務的名稱、規格、型號、數量、用途、預算等信息。采購申請單需經需求部門負責人審核簽字后，提交至采購部。2.采購計劃制定采購部收到采購申請單后，進行匯總和分析，結合庫存情況，制定采購計劃。采購計劃應明確采購物資或服務的名稱、規格、型號、數量、采購時間、采購方式等內容。采購計劃需經采購部負責人審核簽字后，報公司領導審批。3.供應商選擇與管理供應商開發采購部根據采購計劃，通過多種渠道收集供應商信息，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。對收集到的供應商信息進行整理和分析，篩選出潛在供應商名單。采購專員對潛在供應商進行實地考察，了解其生產經營狀況、質量管理水平、價格水平、售后服務等情況。根據考察結果，對潛在供應商進行評估，填寫供應商評估表，給出評估意見。供應商選擇采購部根據供應商評估結果，選擇合適的供應商進行采購談判。采購談判應至少選擇三家以上供應商參與，通過詢價、比價、議價等方式，確定最終供應商。采購談判過程中，應明確采購物資或服務的價格、質量標準、交貨期、付款方式、售后服務等條款，并簽訂采購合同。供應商管理采購部建立供應商檔案，記錄供應商的基本信息、評估結果、合作情況等內容。定期對供應商進行評估和考核，根據考核結果調整供應商合作關系。與供應商保持密切溝通，及時解決合作過程中出現的問題。4.采購合同簽訂采購部根據采購談判結果，起草采購合同，明確雙方的權利和義務。采購合同需經采購部負責人審核簽字后，提交至公司法律顧問審核。公司法律顧問審核通過后，采購合同報公司領導審批。采購合同經公司領導審批后，由采購專員與供應商簽訂。5.采購訂單下達采購專員根據采購合同，下達采購訂單，明確采購物資或服務的名稱、規格、型號、數量、交貨期、交貨地點等信息。采購訂單需經采購部負責人審核簽字后，發送給供應商。6.采購物資驗收采購物資到貨前，采購專員通知需求部門和質量部門做好驗收準備。采購物資到貨時，采購專員、需求部門和質量部門共同對采購物資進行驗收。驗收內容包括物資的數量、規格、型號、質量、外觀等方面。驗收合格后，由需求部門填寫驗收報告，采購專員將驗收報告提交至財務部門作為付款依據。如驗收不合格，采購專員應及時與供應商溝通，要求其更換或處理不合格物資，并跟蹤處理結果。7.采購付款財務部門根據采購合同和驗收報告，審核采購付款申請。審核通過后，財務部門按照采購合同約定的付款方式和時間，辦理采購付款手續。采購付款完成后，財務部門應及時進行賬務處理，并將付款憑證反饋給采購部。采購風險管理1.風險識別市場風險：市場價格波動、供應短缺等因素可能導致采購成本增加或物資供應中斷。供應商風險：供應商信譽不佳、生產能力不足、產品質量問題等可能影響采購物資的質量和交貨期。合同風險：采購合同條款不明確、合同執行過程中出現糾紛等可能給公司帶來經濟損失。內部管理風險：采購流程不規范、采購人員違規操作等可能導致采購工作出現失誤。2.風險評估采購部定期對采購風險進行評估，分析風險發生的可能性和影響程度。根據風險評估結果，制定相應的風險應對措施。3.風險應對市場風險應對建立市場價格監測機制，及時掌握市場價格動態，合理安排采購時機。與供應商簽訂長期合作合同，鎖定采購價格，降低價格波動風險。建立物資儲備制度，確保關鍵物資的供應安全。供應商風險應對加強供應商管理，定期對供應商進行評估和考核，淘汰不合格供應商。與供應商建立戰略合作伙伴關系，共同應對市場風險。要求供應商提供質量保證金或購買保險，降低因供應商原因導致的損失風險。合同風險應對加強采購合同管理，嚴格審核合同條款，確保合同的合法性、完整性和有效性。建立合同執行跟蹤機制，及時發現和解決合同執行過程中出現的問題。加強與法律顧問的溝通，及時處理合同糾紛。內部管理風險應對完善采購流程，明確各環節的職責和操作規范，加強內部監督。加強采購人員培訓，提高采購人員的業務水平和職業道德素質。建立采購工作績效考核制度，對采購人員的工作業績進行考核和評價。采購監督與審計1.內部監督公司內部審計部門定期對采購活動進行審計，檢查采購流程的執行情況、采購合同的簽訂和履行情況、采購資金的使用情況等。采購部定期向公司領導匯報采購工作進展情況，接受公司領導的監督和指導。公司設立舉報郵箱和舉報電話，接受員工對采購