機關常用文書是國家黨政機關為反映情況、解決處理日常事務時使用的各種文書的總稱，起著交流情況、加強聯(lián)系、指導工作、總結(jié)經(jīng)驗、宣傳教育、提供資料等的作用，在秘書寫作中使用頻率高、范圍廣。

與黨政公文相比，事務性文書的語言較生動活潑；結(jié)構(gòu)布局較靈活多樣；表達上可綜合使用記敘、議論、說明、圖表等多種表達方式。第一節(jié)計劃一、計劃的概念及種類

計劃是企事業(yè)單位、社會團體或者個人對未來一段時間內(nèi)要完成的工作預先做出安排時所使用的一種事務文書。計劃是個統(tǒng)稱。通常所說的規(guī)劃、綱要、要點、設想、打算、安排、方案等均屬于計劃這一大家庭的成員，只是在目標遠近、時間長短和計劃內(nèi)容等方面有所區(qū)別。種類要點設想打算方案安排規(guī)劃綱要二、計劃的特點（一）目標的可預測性（二）措施的切實可行性（三）行動的制約規(guī)范性三、計劃的類型按性質(zhì)不同，計劃可分為指令性計劃、指導性計劃等。按時間長短，計劃可分為長期計劃（5－10年及10年以上）、中期計劃（2－4年）、年度計劃、季度計劃、月計劃、周計劃等。按指導范圍，計劃可分為；家計劃、地區(qū)計劃、部門計劃、個人計劃等。按內(nèi)容劃分要，計劃可分為綜合（全面）計劃、專項計劃；按寫作形式劃分，常有條文式計劃、表格式計劃、條文表格結(jié)合式計劃。四、計劃的結(jié)構(gòu)與寫法（一）標題計劃的標題形式比較靈活，常見的有如下幾種：1．計劃制定者（單位）名稱+時限+事由+文種。2．計劃制定者（單位）名稱+事由+文種。3．時限+事由+文種。4．關于+事由+文種。5．事由+文種。（二）正文1．條文式計劃的正文結(jié)構(gòu)是：引語+主體+結(jié)尾（1）引語：簡要說明制定計劃的背景、依據(jù)或指導思想、工作目的。（2）主體：計劃的三要素：目標、措施、步驟。目標應具體明確地指出需要完成的任務、要求、預期效果、工作原則等，這部分主要解決“做什么”的問題；措施是指要采取的方式方法、手段以及可利用的條件。有時還寫明在某項工作中具體的人員安排和責任人，這部分是解決“怎樣做”的問題；步驟是指進程、階段或時限，這部分是解決“何時做”的問題。措施和步驟都應周全細致、切實可行。有時這兩項是融為一體的。條文式計劃的主體部分常采用條款式，用序列號標明措施和步驟。當文件較長、層次較多時，就要使用多層序列號，顯得條理清晰。（3）結(jié)尾：通常用富于號召性、鼓動性的語言，簡潔有力地提出希望和要求。有時可省略結(jié)尾。2．表格式計劃在企事業(yè)單位的常規(guī)性工作中大量使用，甚至有的一份表格就是一篇文書的全部，如秘書為領導設計一天或一周的工作安排就常用表格的形式體現(xiàn)，還有如教學部門、培訓機構(gòu)每學期安排的課程表等。表格式文書由于其制作便捷，內(nèi)容項目非常直觀明了，因而在有序有效地指揮指導工作方面的發(fā)揮了巨大的作用，深受秘書及寫作者的青睞。設計表格的項目時應注意全面、準確，便于填寫、歸類和檢查，能夠正確反映任務需求。設計的表格還要注意美觀大方，同一欄的內(nèi)容最好集中在同一頁紙上，不要任意割斷為兩頁。表格式計劃可以只有表格，也可以加上少量的文字說明。3．條文表格結(jié)合式計劃是以條文為主，表格為輔，兩者結(jié)合使用，往往可以使計劃簡明直觀、準確清晰。這比全部采用條文式要顯得簡潔。

（三）署名計劃的署名應寫在正文之下，成文日期之上。有的在標題中寫明計劃的制定者，則文末就不必再署名了。（四）成文日期計劃的成文原位置比較靈活。級別較高的計劃，成文日期常寫在標題之下，正文之上、居中位置。也可直接寫在正文之后，居右落款的位置。如果文末有署名，則應寫在署名之下。上報或下發(fā)的計劃就在署名和日期上加蓋公章，內(nèi)部計劃則不蓋公章，只作為部門資料建設的一部分用以存檔，如教研室工作計劃等。第二節(jié)總結(jié)一、總結(jié)的概念

總結(jié)是對以往工作進行回顧、檢查、分析、研究，從中提煉出規(guī)律性的東西，用以指導今后工作的一種機關常用事務文書?？偨Y(jié)雖不是黨和國家機關法定的正式公文文種，但它的使用頻率之高、對推動各方面工作的重要程度卻不亞于“通知”、“報告”、“請示”等。二、總結(jié)的特點總結(jié)與計劃是一對銜接緊密、相輔相成的文種。今年的“總結(jié)”是對去年的“計劃”的檢驗，因此，寫總結(jié)時必須以去年的計劃做前提；今年的總結(jié)勢必又成為制訂明年計劃的基礎。總結(jié)不同于報告，它不是一般的情況綜合，而是在情況綜合的基礎上，通過分析、概括、提煉、歸納出幾個專門問題，也就是通常所說的經(jīng)驗和體會，與一般工作報告相比，理性的成分濃了，規(guī)律性的東西多了，對問題的認識走向立體化。三、總結(jié)的類型按時間長短可分為年度總結(jié)、季度總結(jié)、月總結(jié)等。按指導范圍可分為地區(qū)總結(jié)、部門總結(jié)、專項總結(jié)。按內(nèi)容取向可分為專題性總結(jié)、綜合性總結(jié)。按結(jié)構(gòu)形式可分為以下五種：一是“三大塊”式。二是因果倒置式。三是條款并列式。四是正反對比式。五是層層遞進式。四、總結(jié)的結(jié)構(gòu)與寫法（一）標題總結(jié)的標題有兩大類：一是類計劃式的標題。規(guī)范的是由總結(jié)者（單位）名稱+時限+事由+文種四要素組成的形式，在這一基本結(jié)構(gòu)形式基礎上根據(jù)實際情況可省略前面兩項。

簡式標題，主要用于基層單位內(nèi)部作總結(jié)時使用。二是類一般文章式標題，由正標題+副標題構(gòu)成。這類標題有彩強的文學色，比較有吸引力，因而通過新聞媒體發(fā)布的總結(jié)常選擇這種標題。（二）正文總結(jié)的正文結(jié)構(gòu)是：引語+主體+結(jié)尾引語：文章開頭應簡單概括說明工作、活動或任務的全貌或總體情況，點明總結(jié)的內(nèi)容和目的。主要有以下以下幾種開頭方式：概述式：概括介紹基本（工作背景、時間、地點等）。結(jié)論式：提出總結(jié)的結(jié)論，使讀者明白總結(jié)的核心所在。提示式：對工作的主要內(nèi)容進行提示性的簡要概括。提問式：開頭提出問題以引起讀者對該文的關注，明確總結(jié)的重點。主體：包括三個要素，即基本情況+經(jīng)驗+不足。基本情況包括總結(jié)對象涉及的環(huán)境背景、具體任務、實施步驟等，即介紹“做了什么”和“做得怎樣”。經(jīng)驗指工作成效和帶規(guī)律性的、有指導意義的體會。除了所取得的成就之外，對工作中曾出現(xiàn)的失誤也應實事求是地說明。主體部分的結(jié)構(gòu)形式通?？刹捎们闆r－經(jīng)驗－不足的順序，分三大部分進行總結(jié)，這是傳統(tǒng)方法。根據(jù)需要還可用其他形式，如階段式，用于對周期長、階段性顯著的工作進行總結(jié)，把整個工作按時間若干階段進行總結(jié)；并列式，以具體的工作項目為順序，把要總結(jié)的內(nèi)容按性質(zhì)逐條排列，夾敘夾議，這種形式較適用于專題性總結(jié)。此外，也可按時間的順序、圍繞的中心、突出的重點等進行總結(jié)。結(jié)尾：用簡短、堅定的語言，表明工作信心和努力方向，也可提職希望或號召來收束全文。第三節(jié)調(diào)查報告一、調(diào)查報告的概念調(diào)查報告就是根據(jù)特定的目的，運用辯證唯物主義觀點，對某一事物、問題、事件進行調(diào)查研究之后，寫成的有事實、有觀點、有分析、有結(jié)論的書面報告。二、調(diào)查報告的作用調(diào)查報告是機關工作中常用的一種文體，也是新聞報道中常見的一種特殊體裁。調(diào)查報告是調(diào)查研究的結(jié)晶，調(diào)查研究是調(diào)查報告的基礎，沒有調(diào)查研究也就沒有調(diào)查報告，調(diào)查報告作為使用頻率很高的文體之一，在工作中發(fā)揮著十分重要的作用。它不僅是各級領導機關掌握全面情況，獲悉信息反饋，制定各項方針、政策、路線的重要依據(jù)，也是宣傳黨和政府的各項方針、政策的有力武器，它不僅是人們了解社會現(xiàn)狀、認識客觀事物、揭露事件真象、掌握發(fā)展動態(tài)、總結(jié)經(jīng)驗教訓、搜集信息資料的一種手段，也是打擊歪風邪氣，樹立社會主義新風尚的武器。好的調(diào)查報告，可以在群眾中產(chǎn)生巨大的、深遠的影響，對實際工作起著很大的推動和指導工作。三、調(diào)查報告的特點客觀的真實性先進的典型性較強的時效性強烈的針對性1、基本情況的調(diào)查報告2、典型經(jīng)驗的調(diào)查報告3、新生事物的調(diào)查報告4、揭露問題的調(diào)查報告5、歷史事實的調(diào)查報告四、調(diào)查報告的種類

調(diào)查研究是一項十分艱巨而又復的工作，這就要求調(diào)查人員既要有堅韌不拔、百折不撓的精神，又要有實事求是、堅持原則的科學態(tài)度。其主要表現(xiàn)在以下三個方面：

1、要尊重客觀實際。2、要虛心向人民群眾學習。3、要有鍥而不舍的態(tài)度。五、調(diào)查研究的態(tài)度1、專項調(diào)查法。2、典型調(diào)查法。3、抽樣調(diào)查法。4、普遍調(diào)查法。

5、綜合調(diào)查法。6、統(tǒng)計調(diào)查法。7、民意調(diào)查法。8、對比調(diào)查法。六、調(diào)查研究的方法

1、標題（1）一般文章標題。即直接寫明調(diào)查的對象，歸納出主要內(nèi)容，或直述主旨。（2）公文式標題。即明確標出調(diào)查對象、主要事由和文種。（3）提問式標題。即以提問的形式提示調(diào)查報告的基本內(nèi)容。(4)正副標題結(jié)合式。即正標題揭示報告的主旨或表明主要觀點，副標題表明調(diào)查的對象和內(nèi)容?？傊?，標題是文章的眼睛。調(diào)查報告的標題雖然具有一定的靈活性，但也要求醒目、準確、簡明、確切地概括出正文的內(nèi)容，做到文題相符。七、調(diào)查報告的格式2、前言調(diào)查報告的前言，或是概括全文主要內(nèi)容，或是交代調(diào)查意圖，或是說明調(diào)查時間地點，或是先提問題后作結(jié)論，或是先作結(jié)論后擺問題，都要求簡潔明快，直截了當，抓住要害，揭示本質(zhì)。前言的寫法并沒有固定的形式，常見的有敘述式、設問式、開宗明義式、承轉(zhuǎn)式、議論式等。前言的作用主要是為主體部分的展開作準備。因此，前言的文字要洗煉，概括性要強。3、主體主體，即調(diào)查報告的正文部分。主體是前言的延伸和發(fā)展，也是結(jié)語產(chǎn)生的依據(jù)。因此，主體部分必須通過具體事例、確鑿無誤的數(shù)據(jù)，針對文章中提出的問題加以闡述分析，并作出明確回答。主體部分內(nèi)容光較多，應根據(jù)觀點將材料分類，恰當?shù)伢w現(xiàn)出報告的層次性，有次序、有步驟地將主旨表達出來。根據(jù)調(diào)查的目的和寫作意圖來看，常見的結(jié)構(gòu)方式有以下幾種：（1）縱式結(jié)構(gòu)。（2）橫式結(jié)構(gòu)。（3）綜合式結(jié)構(gòu)。4、結(jié)語結(jié)語的寫法應視調(diào)查報告的內(nèi)容來定，常見的有以下幾種：（1）總結(jié)全文，深化主題，引出科學的結(jié)論。（2）由點到面，由遠而近，從更高的角度，更廣闊的背景上闡明普遍意義。（3）針對調(diào)查所得，提出解決問題的辦法、措施、建議和意見。

（4）以簡潔明快、熱情洋溢的話語，發(fā)出號召，提出希望與要求。

（5）補充交待在正文中沒有涉及而又值得重視的問題和情況，提出有益建議，等等。5、署名調(diào)查報告的署名，可以放在標題下方，寫明調(diào)查單位的名稱或個人的姓名；也可以放在報告的末尾，并在署名下方，注明年、月、日。1、深入細致，做好調(diào)查研究工作。2、實事求是，詳盡地占有材料。3、認真分析，揭示事物的本質(zhì)規(guī)律。4、精心篩選，材料與觀點要統(tǒng)一。八、調(diào)查報告的寫作要求第四節(jié)述職報告一、述職報告的概念述職報告是指某一單位領導者或某一崗位工作人員，就自己任職期間的德、能、勤、績和崗位職責執(zhí)行情況進行自我總結(jié)和評估，向上級領導和群眾匯報，并請求評議，提出意見和批評的一種書面報告。述職報告是近年產(chǎn)生的一種新的實用文體。它有利于上級領導的考核；有利于群眾監(jiān)督；有利于述職者自身監(jiān)督，不斷提高自身素質(zhì)。隨著干部人事制度的改革，述職報告將不斷發(fā)展和逐步規(guī)范化。二、述職報告的特點實績的呈現(xiàn)性述職的準確性語言的樸實性三、述職報告的種類（一）從時間上分，有年度述職報告、任職述職報告、臨時述職報告；（二）從內(nèi)容上分，有綜合性述職報告、專題性述職報告；（三）從報告主體分，有領導班子集體述職報告、個人述職報告等等。四、述職報告的寫法（一）標題述職報告的標題有三種寫法：1、直書式標題。即直接寫《述職報告》。2、概括式標題。即把任職時間放在文種之前，構(gòu)成《××××年任××職務期間的述職報告》的形式。3、正、副標題式。即正題寫報告的中心思想，然后用副題補充、說明何職，何人的報告。（二）稱謂

述職報告一般是在大會上講，應在正文之前頂格寫上稱謂。如：各位領導、同志們等。（三）正文第一部分開頭：即簡要概述述職者分管的主要工作及其工作環(huán)境，指出執(zhí)行崗位職責的時間，引入下文。

第二部分主體：即主要講自己的工作和成績。首先，講指導思想；其次，講對工作規(guī)律的認識；再次，寫出主要成績；最后，寫經(jīng)驗和教訓。

第三部分結(jié)尾：即對全文的總結(jié)。一般用幾句表態(tài)性的話收束全文；或?qū)懡窈蟮拇蛩?；或表述自己盡職盡責，爭任職位的決心。（四）署名和日期述職報告的署名由報告人簽署，寫在正文之下右側(cè)，名字下面寫明報告的具體時間。有的署名和日期放在標題之下亦可。五、述職報告的寫作要求（一）實事求是，客觀公正（二）語言精練，詳略得當（三）以理服人，以情感人（四）嚴肅認真，謙虛謹慎（五）強化角色，處好關系第五節(jié)大事記一、大事記的概念大事記是黨政機關、企事業(yè)單位、社會團體簡要地記載自己重要工作或自己轄區(qū)所發(fā)生的重大事件的一種應用文體。大事記能全面地反映機關、單位的主要活動過程，是各機關了解歷史，研究現(xiàn)實，總結(jié)工作經(jīng)驗與教訓，制定發(fā)展規(guī)劃，進行科學研究的第一手資料，必須認真做好這項工作。二、大事記的特點紀實性簡潔性連續(xù)性三、大事記的類型（一）國家或地區(qū)大事記（二）機關大事記（三）專題大事記（四）個人生平大事記四、大事記的作用（一）史料作用今天的大事，明天就成了歷史。大事記猶如“記憶庫”，對于溯歷史，查找過去情況都能提供