家政公司信息管理制度一、總則（一）目的為加強家政公司信息管理，規范信息的收集、整理、存儲、使用、共享及安全保護等行為，確保公司信息資產的安全、完整和有效利用，提高公司運營效率和服務質量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于家政公司全體員工，包括管理人員、家政服務人員、后勤人員等，以及與公司有業務往來的合作伙伴、客戶等涉及公司信息接觸的相關方。（三）基本原則1.合法性原則：公司信息管理活動應嚴格遵守國家法律法規及相關政策要求。2.準確性原則：確保所管理的信息真實、準確、完整，避免虛假或誤導性信息。3.保密性原則：對涉及公司商業秘密、客戶隱私等敏感信息嚴格保密，防止信息泄露。4.及時性原則：及時收集、處理和更新信息，保證信息的時效性，以支持公司決策和業務開展。5.安全性原則：采取有效措施保障信息系統和信息數據的安全，防止信息被非法獲取、篡改或破壞。二、信息管理職責分工（一）信息管理部門職責1.負責制定和完善公司信息管理制度，并監督制度的執行情況。2.規劃和建設公司信息系統，確保系統的穩定運行和數據安全。3.組織開展公司信息資源的收集、整理、分類、存儲和維護工作。4.負責對公司信息進行分析和挖掘，為公司決策提供數據支持和信息服務。5.協調公司內部各部門之間的信息共享與交流，促進信息的有效利用。6.負責公司信息安全管理工作，制定安全策略，實施安全防護措施，定期進行安全檢查和風險評估。7.對涉及公司信息管理的相關人員進行培訓和指導，提高信息管理意識和技能。（二）各部門信息管理職責1.業務部門負責本部門業務相關信息的收集、整理和初步分析，及時反饋給信息管理部門。按照公司信息管理制度要求，規范填寫和提交各類業務報表、文件等信息資料。配合信息管理部門開展信息系統的使用和維護工作，及時反饋系統使用過程中出現的問題。嚴格遵守公司信息保密規定，對涉及客戶信息、業務機密等敏感信息進行妥善保管。2.人力資源部門負責員工基本信息、考勤記錄、績效考核等人力資源相關信息的管理。協助信息管理部門進行員工信息系統的建設和維護，確保員工信息的準確和完整。制定員工信息安全培訓計劃，組織開展信息安全意識培訓，提高員工信息安全意識。3.財務部門負責公司財務信息的管理，包括賬務數據、財務報表、預算信息等。配合信息管理部門做好財務信息系統的安全防護工作，確保財務數據的安全。按照相關規定，對財務信息進行備份和存儲，防止數據丟失。4.客戶服務部門負責客戶信息的收集、整理和維護，包括客戶基本資料、服務需求、反饋意見等。及時將客戶信息更新情況反饋給信息管理部門，確保客戶信息的準確性和時效性。通過客戶信息分析，為客戶提供個性化服務建議，提高客戶滿意度。三、信息收集與整理（一）信息收集渠道1.內部渠道各部門日常工作中產生的文件、報表、記錄等，如業務合同、考勤記錄、服務工單等。公司內部會議、培訓、活動等產生的信息，包括會議紀要、培訓資料、活動照片等。員工通過工作匯報、交流溝通等方式提供的信息。2.外部渠道客戶咨詢、投訴、反饋等信息，通過電話、郵件、在線平臺等方式收集。市場調研機構、行業協會等提供的行業動態、市場數據等信息。政府部門、監管機構發布的政策法規、行業標準等信息。互聯網、社交媒體等公開渠道獲取的與公司業務相關的信息。（二）信息收集要求1.明確信息收集的責任人，確保信息收集工作的及時、準確和完整。2.對于重要信息，應建立專門的收集流程和表單，規范信息的記錄和傳遞。3.收集的信息應具有真實性、可靠性和相關性，避免收集無關或重復的信息。4.及時更新信息，確保信息的時效性，對于變化頻繁的信息要定期進行收集和核對。（三）信息整理規范1.對收集到的信息進行分類整理，可按照業務類型、部門、時間等維度進行分類。2.對信息進行編碼和標注，以便于信息的存儲、檢索和使用。3.對信息進行審核和校驗，確保信息的準確性和完整性，對于存在問題的信息及時進行核實和修正。4.將整理好的信息進行歸檔存儲，建立電子檔案和紙質檔案相結合的檔案管理體系，便于信息的查閱和追溯。四、信息存儲與保管（一）存儲方式1.建立公司信息系統，將各類信息數據存儲在系統中，實現信息的集中管理和共享。2.對于重要的紙質文件和資料，應進行分類歸檔，存放在專門的檔案柜中，并做好標識和索引。3.定期對信息數據進行備份，可采用磁帶、光盤、硬盤等存儲介質，將備份數據存儲在異地，以防止數據丟失。（二）存儲環境要求1.信息系統的服務器應放置在安全、穩定、通風良好的機房內，配備必要的消防、防雷、防靜電等設施。2.檔案存儲場所應保持干燥、清潔、通風，防止文件受潮、發霉、蟲蛀等。3.對存儲信息的設備和介質進行定期檢查和維護，確保設備正常運行，介質無損壞。（三）信息保管期限1.按照國家法律法規和公司業務需求，確定各類信息的保管期限。2.一般業務信息保管期限為[X]年，重要業務信息、財務信息、客戶信息等保管期限為[X]年，涉及法律法規規定的信息保管期限按照相關規定執行。3.超過保管期限的信息，經審批后可進行銷毀處理，但應做好記錄。五、信息使用與共享（一）信息使用權限1.根據員工工作職責和崗位需求，設定不同的信息使用權限。2.一般員工只能訪問和使用與其工作相關的信息，如需訪問其他部門信息，應經相關部門負責人批準。3.部門負責人和管理人員可根據工作需要，訪問和使用本部門及相關部門的信息。4.涉及公司商業秘密、客戶隱私等敏感信息，未經授權不得訪問和使用。（二）信息共享原則1.遵循合法、合規、必要的原則，確保信息共享符合法律法規要求和公司利益。2.明確信息共享的范圍和目的，僅將必要的信息共享給相關方。3.在信息共享前，應獲得信息提供方和接收方的同意，并簽訂信息共享協議，明確雙方的權利和義務。4.對共享的信息進行加密處理，確保信息在傳輸和存儲過程中的安全。（三）信息共享流程1.需求部門填寫信息共享申請表，注明共享信息的名稱、內容、共享對象、共享目的等。2.將申請表提交給信息管理部門進行審核，信息管理部門對共享信息的合法性、必要性等進行評估。3.審核通過后，信息管理部門通知信息提供部門提供共享信息，并對信息進行加密處理后發送給接收方。4.接收方收到共享信息后，應按照協議要求使用信息，并做好信息的保管和保密工作。5.信息共享過程中，如出現問題或糾紛，由信息管理部門協調解決。六、信息安全管理（一）安全策略制定1.制定公司信息安全策略，明確信息安全目標、原則和措施。2.信息安全策略應涵蓋網絡安全、數據安全、用戶認證與授權、信息加密等方面內容。3.定期對信息安全策略進行評估和更新，確保其有效性和適應性。（二）安全防護措施1.安裝防火墻、入侵檢測系統、防病毒軟件等網絡安全設備，防止外部網絡攻擊和惡意軟件入侵。2.對公司信息系統進行安全配置，設置用戶權限、訪問控制、數據加密等功能，確保系統安全。3.加強對員工的信息安全培訓，提高員工的安全意識和防范能力，規范員工的信息操作行為。4.定期對公司信息系統和網絡進行安全漏洞掃描和修復，及時發現和解決安全隱患。（三）安全事件應急處理1.制定信息安全事件應急預案，明確應急處理流程和責任分工。2.建立應急響應團隊，確保在信息安全事件發生時能夠及時響應和處理。3.定期對應急預案進行演練，提高應急處理能力和協同配合能力。4.發生信息安全事件后，應立即采取措施進行處置，如隔離受影響的系統、恢復數據、調查事件原因等，并及時向上級報告。七、信息審計與監督（一）信息審計1.定期開展信息審計工作，對公司信息管理活動進行全面審查和評估。2.信息審計內容包括信息管理制度執行情況、信息收集與整理的準確性和完整性、信息存儲與保管的安全性、信息使用與共享的合規性等。3.審計人員應制定審計計劃，明確審計范圍、方法和步驟，通過查閱資料、實地檢查、數據分析等方式進行審計。4.對審計發現的問題，應及時提出整改意見和建議，并跟蹤整改情況，確保問題得到有效解決。（二）監督機制1.建立信息管理監督機制，由信息管理部門負責對公司信息管理工作進行日常監督。2.各部門應定期向信息管理部門匯報本部門信息管理工作情況，接受監督檢查。3.設立信息管理投訴舉報渠道，鼓勵員工對違反信息管理制度的行為進行舉報，