后勤物資庫存管理制度一、總則1.目的為加強公司后勤物資庫存管理，規范物資出入庫流程，確保物資安全、完整，提高物資使用效率，降低公司運營成本，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內所有后勤物資的庫存管理，包括但不限于辦公用品、辦公設備、勞保用品、維修材料等。3.管理原則準確性原則：確保庫存物資數量、質量及賬目記錄準確無誤。及時性原則：及時處理物資的出入庫、盤點等業務，保證信息傳遞順暢。安全性原則：采取有效措施保障庫存物資的安全，防止物資損壞、丟失、變質等情況發生。效益性原則：合理控制庫存水平，避免積壓或缺貨，提高物資使用效益。二、庫存管理職責分工1.采購部門根據公司需求，制定物資采購計劃，確保物資及時供應。負責與供應商溝通、談判，簽訂采購合同，并跟蹤合同執行情況。對采購物資的質量、價格、交貨期等進行審核和控制。2.倉庫管理部門負責庫存物資的驗收、入庫、存儲、保管、發放等工作。建立健全庫存物資臺賬，及時記錄物資的出入庫情況，做到賬物相符。定期對庫存物資進行盤點，編制盤點報告，及時發現和處理庫存管理中存在的問題。負責庫存物資的安全管理，做好防火、防盜、防潮、防蟲等工作。3.使用部門根據實際工作需要，提出物資需求申請，明確物資的規格、型號、數量等要求。負責本部門領用物資的使用和管理，合理使用物資，避免浪費。協助倉庫管理部門做好物資的盤點工作，提供相關信息和數據。4.財務部門負責審核物資采購發票、出入庫單據等，辦理相關財務手續。定期對庫存物資進行賬務核對，確保財務賬目準確。參與庫存物資的盤點工作，對盤點結果進行財務分析。三、物資采購管理1.采購計劃使用部門應根據工作需要和庫存情況，提前[X]天填寫《物資需求申請表》，詳細注明物資名稱、規格、型號、數量、需求時間等信息，提交至倉庫管理部門。倉庫管理部門對各部門提交的《物資需求申請表》進行匯總、審核，結合庫存實際情況，編制《物資采購計劃》，報采購部門。采購部門根據《物資采購計劃》，制定具體的采購方案，明確采購方式、采購渠道、供應商選擇等內容，并組織實施采購。2.供應商選擇采購部門應建立供應商評估機制，對供應商的資質、信譽、產品質量、價格、交貨期等進行綜合評估，選擇合格的供應商。采購部門應定期對供應商進行考核，對于考核不合格的供應商，應及時調整或淘汰。3.采購合同采購部門與供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括物資名稱、規格、型號、數量、價格、交貨期、質量標準、付款方式等條款。采購合同簽訂后，采購部門應及時將合同副本提交至倉庫管理部門、財務部門等相關部門備案。4.采購驗收物資到貨后，采購部門應及時通知倉庫管理部門進行驗收。倉庫管理部門按照采購合同及相關標準對物資的數量、質量、規格、型號等進行驗收。對于驗收合格的物資，辦理入庫手續；對于驗收不合格的物資，采購部門應及時與供應商協商處理，如退貨、換貨等。驗收人員應在驗收合格的物資上簽字確認，并填寫《物資驗收單》，詳細記錄物資的驗收情況。四、物資入庫管理1.入庫流程倉庫管理部門收到采購部門的到貨通知后，安排專人負責物資的接收工作。物資到貨后，驗收人員按照采購合同及相關標準對物資進行驗收。驗收合格后，驗收人員在物資上粘貼入庫標識，并填寫《物資驗收單》。倉庫管理人員根據《物資驗收單》，將物資分類存放，并在庫存物資臺賬上記錄物資的入庫日期、名稱、規格、型號、數量、供應商等信息。2.入庫憑證物資入庫時，倉庫管理人員應要求送貨人員提供送貨清單、發票等相關憑證，并與《物資驗收單》進行核對。倉庫管理人員應將送貨清單、發票等相關憑證與《物資驗收單》一起作為物資入庫的原始憑證，妥善保管。五、物資存儲管理1.存儲環境倉庫應保持干燥、通風、整潔，溫度、濕度應符合物資存儲要求。倉庫應劃分不同的區域，如合格品區、不合格品區、待處理區等，對物資進行分類存放，并設置明顯的標識。對于易燃易爆、有毒有害等危險物資，應設置專門的存儲區域，并采取相應的安全防護措施。2.存儲方式物資應按照類別、規格、型號等進行分類存放，便于查找和管理。對于貴重物資、易損物資等，應采取特殊的存儲方式，如單獨存放、加墊防護等，確保物資安全。倉庫管理人員應定期對庫存物資進行檢查，查看物資是否有損壞、變質等情況，如有問題應及時處理。3.庫存盤點倉庫管理部門應定期對庫存物資進行盤點，盤點周期為[X]月/季/年。盤點前，倉庫管理人員應制定盤點計劃，明確盤點范圍、盤點方法、盤點時間等內容，并通知相關部門和人員做好準備工作。盤點時，倉庫管理人員應按照盤點計劃對庫存物資進行逐一清點，并記錄實際數量。盤點結束后，倉庫管理人員應編制《庫存盤點報告》，詳細記錄盤點情況，包括物資名稱、規格、型號、賬面數量、實際數量、盤盈盤虧數量及原因等。對于盤盈盤虧的物資，倉庫管理部門應查明原因，提出處理意見，報公司領導審批后進行處理。六、物資發放管理1.發放流程使用部門根據工作需要，填寫《物資領用申請表》，注明物資名稱、規格、型號、數量、用途等信息，提交至倉庫管理部門。倉庫管理部門對《物資領用申請表》進行審核，審核通過后，按照規定的發放標準發放物資，并在庫存物資臺賬上記錄物資的發放日期、名稱、規格、型號、數量、領用部門等信息。倉庫管理人員將物資發放給領用人員，并要求領用人員在《物資領用登記表》上簽字確認。2.發放標準倉庫管理部門應根據公司相關規定和實際工作需要，制定物資發放標準，明確各類物資的發放數量、發放頻率等。物資發放標準應根據公司業務發展、人員變動等情況適時進行調整。3.特殊情況處理對于緊急需求的物資，領用部門可先口頭申請，倉庫管理部門應在第一時間予以發放，并在事后補辦相關手續。對于超標準領用物資的情況，領用部門應說明原因，經公司領導審批后，倉庫管理部門方可發放。七、庫存物資報廢管理1.報廢條件庫存物資因損壞、變質、過期等原因無法繼續使用的，可申請報廢。因公司業務調整、設備更新等原因，不再使用的物資，可申請報廢。2.報廢申請使用部門或倉庫管理部門發現庫存物資符合報廢條件時，應填寫《物資報廢申請表》，詳細注明物資名稱、規格、型號、數量、報廢原因等信息，提交至公司領導審批。公司領導審批通過后，《物資報廢申請表》交至倉庫管理部門，倉庫管理部門負責組織對報廢物資進行清理。3.報廢處理倉庫管理部門應定期對報廢物資進行清理，對于可回收利用的物資，應進行回收處理；對于不可回收利用的物資，應按照環保要求進行妥善處理，如報廢物資為危險廢棄物，應委托有資質的單位進行處理。倉庫管理部門應在報廢物資處理完畢后，在庫存物資臺賬上核銷報廢物資的記錄，并將《物資報廢申請表》、《物資報廢處理記錄》等相關資料存檔。八、庫存管理信息化1.建立庫存管理系統公司應建立庫存管理系統，實現庫存物資的信息化管理。庫存管理系統應涵蓋物資采購、入庫、存儲、發放、報廢等業務流程，實時記錄物資的出入庫情況、庫存數量、庫存位置等信息。庫存管理系統應與公司的財務系統、采購系統等進行對接，實現數據共享，提高工作效率和管理水平。2.系統操作與維護倉庫管理人員應熟練掌握庫存管理系統的操作方法，按照系統操作流程進行物資出入庫等業務操作，確保數據錄入準確、及時。公司應安排專人負責庫存管理系統的維護和管理，定期對系統進行檢查、升級，確保系統的正常運行。九、監督與考核1.監督檢查公司應定期對后勤物資庫存管理情況進行監督檢查，檢查內容包括物資采購、入庫、存儲、發放、報廢等環節的執行情況，庫存物資的數量、質量、賬目記錄情況等。監督檢查可采用定期檢查、不定期抽查等方式進行，對于檢查中發現的問題，應及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改。2.考核評