工程材料合同管理制度一、總則（一）目的為加強公司工程材料合同管理，規范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風險，維護公司合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有工程材料采購、供應、租賃等合同的管理。（三）基本原則1.依法合規原則：合同的簽訂、履行等應符合國家法律法規及相關政策的要求。2.平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎上協商簽訂合同。3.公平公正原則：合同條款應體現公平公正，保障雙方合法權益。4.誠實守信原則：合同雙方應誠實守信，全面履行合同義務。二、合同簽訂管理（一）合同簽訂流程1.需求部門提出工程材料采購、供應、租賃等需求，填寫《工程材料需求申請表》，詳細說明材料名稱、規格、數量、質量要求、交貨時間、交貨地點等內容。2.采購部門根據需求部門的申請，進行市場調研，選擇合適的供應商。對供應商的資質、信譽、生產能力、產品質量等進行評估，建立供應商檔案。3.采購部門與選定的供應商進行商務談判，就合同條款進行協商。談判過程中，應明確雙方的權利義務、價格、交貨方式、付款方式、質量驗收標準等重要內容。4.談判達成一致后，采購部門起草合同文本。合同文本應使用公司統一的合同模板，確保條款完整、準確、清晰。5.合同文本起草完成后，采購部門將合同文本提交給法務部門進行審核。法務部門重點審核合同的合法性、合規性、條款完整性等，提出修改意見。6.采購部門根據法務部門的審核意見，對合同文本進行修改完善。修改后的合同文本再次提交給需求部門、財務部門等相關部門會簽。7.各相關部門會簽通過后，合同文本提交給公司領導審批。公司領導根據合同的重要性、金額大小等進行審批。8.經公司領導審批通過后，采購部門與供應商簽訂合同。合同簽訂應加蓋公司公章或合同專用章，并由法定代表人或授權代表簽字。（二）合同簽訂注意事項1.合同主體資格審查：確保合同對方具有合法的經營資格和履約能力。要求對方提供營業執照、資質證書、法定代表人身份證明等相關文件，并進行核實。2.合同條款明確：合同條款應詳細、具體，避免模糊不清或產生歧義。特別是價格、質量標準、交貨時間、付款方式、違約責任等重要條款，應明確約定。3.合同形式規范：合同應采用書面形式，一式多份，雙方各執一份，同時根據需要報送相關部門備案。合同文本應字跡清晰、內容完整，不得隨意涂改。4.授權代表簽字：合同簽訂應由法定代表人或授權代表簽字。授權代表應持有合法有效的授權委托書，明確授權范圍和期限。三、合同履行管理（一）合同執行跟蹤1.合同簽訂后，采購部門應建立合同執行臺賬，對合同的履行情況進行跟蹤記錄。臺賬內容包括合同編號、簽訂日期、供應商名稱、合同金額、交貨時間、實際交貨時間、付款情況等。2.采購部門定期與供應商溝通，了解合同執行進度，及時協調解決合同履行過程中出現的問題。如發現供應商可能無法按時交貨、產品質量不符合要求等情況，應及時采取措施，避免給公司造成損失。3.需求部門應配合采購部門做好合同履行的跟蹤工作，及時反饋工程材料的使用情況和質量問題。（二）交貨驗收1.供應商交貨前，應提前通知采購部門和需求部門。采購部門組織需求部門等相關人員按照合同約定的質量標準、數量、規格等進行驗收。2.驗收過程中，應嚴格按照驗收標準進行檢驗。如發現產品質量不符合要求、數量短缺等問題，應及時與供應商協商解決。對不合格產品，應要求供應商及時更換或采取其他補救措施。3.驗收合格后，采購部門填寫《工程材料驗收單》，相關人員簽字確認。驗收單作為支付貨款的重要依據。（三）付款管理1.財務部門根據合同約定的付款方式和時間，審核付款申請。付款申請應附合同副本、驗收單、發票等相關憑證。2.財務部門審核通過后，按照公司資金審批流程進行付款。付款時，應確保付款金額準確無誤，付款方式符合合同約定。3.如因特殊情況需要提前付款或延遲付款，應經相關領導審批，并與供應商協商一致。四、合同變更管理（一）變更情形1.合同簽訂后，因工程變更、設計變更等原因，需要對工程材料的規格、數量、質量要求、交貨時間、交貨地點等合同條款進行變更。2.因市場價格波動、供應商原因等，需要對合同價格進行調整。（二）變更流程1.提出變更申請：合同一方如需變更合同條款，應填寫《工程材料合同變更申請表》，詳細說明變更的原因、內容、對合同履行的影響等。2.變更協商：申請方將變更申請表提交給對方，雙方就變更事項進行協商。協商一致后，簽訂《工程材料合同變更協議》。3.變更審批：變更協議簽訂后，按照合同簽訂流程進行審批。審批通過后，變更協議生效。4.合同執行調整：根據變更協議，采購部門對合同執行臺賬進行調整，相關部門按照變更后的合同條款履行各自的義務。五、合同終止管理（一）終止情形1.合同履行完畢，雙方的權利義務已經全部實現。2.合同因不可抗力等原因無法履行，雙方協商一致終止合同。3.合同一方嚴重違約，另一方根據合同約定或法律規定解除合同。（二）終止流程1.提出終止申請：合同一方如需終止合同，應填寫《工程材料合同終止申請表》，說明終止合同的原因。2.協商終止：申請方將申請表提交給對方，雙方就合同終止事宜進行協商。協商一致后，簽訂《工程材料合同終止協議》。3.清理結算：合同終止后，雙方按照合同約定進行清理結算。如涉及貨款支付、貨物返還、違約責任承擔等問題，應在終止協議中明確約定。4.資料歸檔：合同終止后，采購部門將合同相關資料整理歸檔，包括合同文本、變更協議、終止協議、驗收單、發票等。六、合同風險管理（一）風險識別1.法律風險：合同條款不符合法律法規要求，可能導致合同無效或部分無效。2.信用風險：供應商信用狀況不佳，可能無法按時交貨、提供合格產品或履行其他合同義務。3.市場風險：市場價格波動較大，可能導致合同成本增加或利潤減少。4.履約風險：合同履行過程中，因各種原因導致一方無法履行合同義務，給對方造成損失。（二）風險防范措施1.加強法律審查：合同簽訂前，法務部門應嚴格審核合同文本，確保合同合法合規。2.建立供應商評估體系：定期對供應商進行評估，選擇信譽良好、實力較強的供應商合作。3.價格風險管理：關注市場價格動態，通過簽訂固定價格合同、價格調整條款等方式，降低價格波動風險。4.履約監督：加強合同履行過程的監督，及時發現和解決問題，確保合同順利履行。七、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂后，采購部門應及時將合同文本及相關資料收集整理。相關資料包括合同審批表、需求申請表、市場調研資料、談判記錄、變更協議、終止協議、驗收單、發票等。2.合同履行過程中的往來函件、會議紀要等資料也應一并收集歸檔。（二）檔案整理1.采購部門按照合同類別、時間順序等對收集到的合同檔案進行整理。整理過程中，應確保資料齊全、完整，字跡清晰、內容準確。2.對合同檔案進行分類編號，建立檔案目錄，便于查詢和管理。（三）檔案保管1.合同檔案應妥善保管，存放于專門的檔案柜或檔案室。檔案室應具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。2.合同檔案的保管期限按照國家法律法規及公司相關規定執行。一般情況下，合同檔案的保管期限為[X]年。（四）檔案查閱1.因工作需要查閱合同檔案的，應填寫《工程材料合同檔案查閱申請表》，注明查閱原因、查閱內容等。2.申請表經部門負責人審批后，到檔案管理部門